“你遇到過(guò)雪糕刺客嘛？”近日，這個(gè)話題引起一大波被雪糕刺客傷害過(guò)的網(wǎng)友熱議?！把└獯炭汀笔侵冈诔斜窭锟雌饋?lái)平平無(wú)奇，在付款時(shí)卻會(huì)暗暗傷到你的高價(jià)雪糕。這種“刺客”不光存在雪糕界，各行業(yè)都有。網(wǎng)游界，王者榮耀中也有一批看著平平無(wú)奇，實(shí)際傷害爆表的英雄，例如網(wǎng)友票選出來(lái)的沈夢(mèng)溪、楊玉環(huán)等。

而在工作中，大家也會(huì)遇到一些平平無(wú)奇、容易忽略的模塊，但在關(guān)鍵時(shí)間，則會(huì)成為引發(fā)大問(wèn)題的“刺客”。例如，在項(xiàng)目管理中，工時(shí)管理是項(xiàng)目管理中比較基礎(chǔ)的部分，卻也是容易被忽略的部分。項(xiàng)目經(jīng)理肯定都經(jīng)歷過(guò)因?yàn)楣r(shí)安排的不合理，導(dǎo)致進(jìn)度延誤、成本超支、資源分配不合理的情況，嚴(yán)重的就會(huì)影響項(xiàng)目交付。這就是在項(xiàng)目管理中，沒有將其進(jìn)行精細(xì)化的管理所導(dǎo)致。

1、精細(xì)化工時(shí)管理的重要性

l 那么工時(shí)的管理具體會(huì)影響哪些方面呢？首先是企業(yè)的資源管理。

企業(yè)內(nèi)的各個(gè)項(xiàng)目在資源方面是存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的，部門經(jīng)理肯定都經(jīng)歷過(guò)這種情況：各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理因人員不足提出資源的申請(qǐng)，而為了項(xiàng)目能更好的順利開展，在資源申請(qǐng)上都會(huì)盡可能多的進(jìn)行申請(qǐng)。在企業(yè)資源有限的情況下，如何能做出最合理的資源調(diào)配？這時(shí)候就需要借助工時(shí)的計(jì)算來(lái)判斷。可統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目成員每周的工作小時(shí)以及量化任務(wù)每周所需工時(shí)，如果團(tuán)隊(duì)每周全勤的工時(shí)統(tǒng)計(jì)小于任務(wù)所需的工時(shí)，那么即可以為其分配人員，同時(shí)根據(jù)具體情況，分配相應(yīng)的人數(shù)。如果沒有借助工時(shí)的計(jì)算來(lái)合理分配資源，執(zhí)行人員實(shí)際工時(shí)不能快速及時(shí)同步到管理層，資源負(fù)荷或者空閑難以掌控，則會(huì)造成企業(yè)資源分配不均的情況。

l 其次是企業(yè)人力成本的管理。

在項(xiàng)目管理中，最大的一項(xiàng)成本即為人力成本，但計(jì)算起來(lái)比較困難，尤其是同一個(gè)人同時(shí)參與幾個(gè)項(xiàng)目時(shí)，更難計(jì)算。而將成員參與每個(gè)項(xiàng)目的成本通過(guò)工時(shí)來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制定工時(shí)單價(jià)，則可以核算出具體的成本。如果不進(jìn)行工時(shí)成本核算，就會(huì)出現(xiàn)成本超支的現(xiàn)象。

l 第三是團(tuán)隊(duì)成員的績(jī)效考核。

某一崗位完成任務(wù)花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)短可以反映其能力，企業(yè)可以進(jìn)行多個(gè)員工多個(gè)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)分析出勝任某一崗位所需的平均能力，作為能力基線。那么后續(xù)則可以進(jìn)行工時(shí)統(tǒng)計(jì)對(duì)比，判斷員工的工作能力和效率，納入績(jī)效考核范圍，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)員工能力。

2、如何消滅“項(xiàng)目刺客”？做好精細(xì)化工時(shí)管理

工時(shí)可以影響到這么多方面，那么項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)如何進(jìn)行管理，避免它成為“項(xiàng)目刺客”呢？項(xiàng)目經(jīng)理在工時(shí)管理時(shí)，遇到最大的問(wèn)題是在項(xiàng)目初期無(wú)法進(jìn)行合理的項(xiàng)目工時(shí)估算，導(dǎo)致后續(xù)的進(jìn)度延誤等情況產(chǎn)生。

以下是四個(gè)小技巧可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理更好的進(jìn)行工時(shí)估算。

l 估算工時(shí)首要考慮項(xiàng)目的需求，項(xiàng)目經(jīng)理可以挖掘出項(xiàng)目核心需求，制定項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，確認(rèn)項(xiàng)目滿足交付的具體標(biāo)準(zhǔn)，跟客戶做好確認(rèn)。

l 跟相關(guān)技術(shù)部門經(jīng)理就項(xiàng)目需求進(jìn)行溝通，獲得大致的工時(shí)估算數(shù)據(jù)。

l 其次是盡可能將任務(wù)分解的做得更細(xì)致，即WBS（項(xiàng)目分解計(jì)劃）拆分的越細(xì)，工時(shí)估算準(zhǔn)確性越高。

l 制定好項(xiàng)目計(jì)劃后，應(yīng)與團(tuán)隊(duì)成員及進(jìn)行開會(huì)確認(rèn)，確保團(tuán)隊(duì)成員清楚任務(wù)、所需工時(shí)以及具體完成時(shí)間點(diǎn)。

完成工時(shí)估算，進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施后，也需要定期跟蹤，確保工時(shí)安排滿足項(xiàng)目交付時(shí)間。如果實(shí)際工時(shí)與預(yù)期相差較大，可以從技術(shù)和人員兩方面來(lái)分析。是否是人員有離職請(qǐng)假的情況？是否某個(gè)需求的實(shí)現(xiàn)，相關(guān)人員技術(shù)沒有較豐富的經(jīng)驗(yàn)？

3、高效輕松進(jìn)行精細(xì)化工時(shí)管理，必備項(xiàng)目管理工具

以上方法主要是由項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)主導(dǎo)，而后續(xù)的監(jiān)控以及團(tuán)隊(duì)成員的實(shí)際工時(shí)使用情況反饋收集需要團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行主動(dòng)匯報(bào)。在項(xiàng)目工期緊張的時(shí)候，這會(huì)存在一定困難；且定期開會(huì)匯報(bào)，也不能及時(shí)掌握實(shí)際情況。這種情況下借助項(xiàng)目管理工具，則能高效輕松進(jìn)行精細(xì)化工時(shí)管理。

３.１　團(tuán)隊(duì)成員五分鐘進(jìn)行工時(shí)匯報(bào)

在易趨系統(tǒng)中，團(tuán)隊(duì)成員可以通過(guò)工時(shí)單，每次僅用五分鐘，即可完整、清晰的匯報(bào)每周任務(wù)、部門工作實(shí)際進(jìn)度和時(shí)間耗費(fèi)。項(xiàng)目成員在收到項(xiàng)目經(jīng)理的任務(wù)分配后，即可進(jìn)行工時(shí)填報(bào)，具體到人時(shí)；工時(shí)單中也可報(bào)告非計(jì)劃時(shí)間，其類型系統(tǒng)支持自定義。每日下班前進(jìn)行任務(wù)進(jìn)度滑塊的拖動(dòng)，報(bào)告任務(wù)進(jìn)度，讓項(xiàng)目經(jīng)理全面掌握項(xiàng)目的進(jìn)度情況。

提交后的工時(shí)單需要項(xiàng)目經(jīng)理審批，不允許員工修改，除非被審批人退回。員工可以查看自己的工時(shí)單的審批狀態(tài)。綠色代表工時(shí)單已提交已通過(guò)審批，黃色代表已提交待審批，紅色代表已提交但被駁回需要對(duì)工時(shí)單進(jìn)行調(diào)整后再次提交，灰色代表未提交未填寫。

（圖１:易趨工時(shí)單填報(bào)視圖）

３.２　項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行工時(shí)審批，全面把控

項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中各個(gè)項(xiàng)目成員的工時(shí)審批?？梢圆榭创龑徟墓r(shí)單狀態(tài)，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的完成情況有一個(gè)系統(tǒng)的了解。審批時(shí)可查看報(bào)工數(shù)據(jù)與考勤數(shù)據(jù)的對(duì)比，通過(guò)圖標(biāo)顏色展示區(qū)分，灰色表示沒有考勤數(shù)據(jù)，紅色表示工時(shí)大于考勤，綠色表示工時(shí)小于考勤。

（圖2：易趨工時(shí)單審批視圖）

經(jīng)審核的工時(shí)單會(huì)自動(dòng)更新項(xiàng)目工時(shí)信息，通過(guò)收集任務(wù)實(shí)際耗時(shí)，可以精確統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目實(shí)際總工時(shí)、總?cè)斯こ杀?、員工加班情況等；對(duì)比項(xiàng)目計(jì)劃，可準(zhǔn)確預(yù)測(cè)項(xiàng)目狀態(tài)。通過(guò)工時(shí)分類統(tǒng)計(jì)，管理人員可以分析人員時(shí)間分配合理性和資源實(shí)際利用率。

借助易趨系統(tǒng)，一方面可以詳細(xì)進(jìn)行工時(shí)管理，掌握項(xiàng)目的進(jìn)度；另一方面通過(guò)工時(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，可以準(zhǔn)確計(jì)算人工成本以及資源利用情況，便于項(xiàng)目管理人員進(jìn)行改進(jìn)調(diào)整。

4、總結(jié)

無(wú)論是“雪糕刺客”還是“項(xiàng)目刺客”，其實(shí)都不可怕，有一雙“火眼金睛”，則能一眼發(fā)現(xiàn)識(shí)別它們，有效避免傷害。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，工時(shí)管理是項(xiàng)目管理中最為基礎(chǔ)也最為關(guān)鍵的部分，會(huì)影響到成本管理、績(jī)效考核、資源管理等多個(gè)方面。部分項(xiàng)目經(jīng)理由于對(duì)技術(shù)的不熟悉，可能沒辦法很好的精準(zhǔn)估算，掌握以上四個(gè)小技巧，可以大大提升準(zhǔn)確度；而借助項(xiàng)目管理工具，則能高效輕松進(jìn)行精細(xì)化工時(shí)管理，助力項(xiàng)目成功。