如何讓辦公更高效？不少組織基于場景實(shí)踐，給出了一致的答案：在線辦公。
近年來，在線辦公發(fā)展迅猛。在疫情的加速下，在線辦公憑借在時(shí)間和空間上更為自由、開放，呈現(xiàn)出不可逆轉(zhuǎn)之勢——在線辦公既有利于疫情防控，又能提升辦公效率，還推進(jìn)千行百業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)同模式創(chuàng)新以及業(yè)務(wù)組織方式變革。
據(jù)預(yù)測，2020年中國遠(yuǎn)程辦公市場規(guī)模有望達(dá)448億元，約為2017年的7.5倍。即時(shí)溝通、線上審批、移動打卡、遠(yuǎn)程會議、電子合同、電子簽名、財(cái)務(wù)報(bào)銷……時(shí)下，越來越多辦公場景都從線下轉(zhuǎn)到線上，幫助組織和員工實(shí)現(xiàn)無縫連接、高效協(xié)同。
例如，協(xié)同辦公中較為頻繁、常見的移動會議，支持在線會議審批、一鍵分享會議信息與會議材料等，使得參會人員無需身處同一物理空間，也能快速、靈活地完成審批、分享信息，大幅提升工作效率。
隨著云計(jì)算的高速發(fā)展，云辦公應(yīng)用憑借其自身優(yōu)勢——對傳統(tǒng)辦公文檔格式具有很強(qiáng)的兼容性，擁有強(qiáng)大的協(xié)同特性，于在線辦公領(lǐng)域中脫穎而出。像云辦公應(yīng)用的移動辦公，其具有強(qiáng)大的云存儲能力，使得辦公數(shù)據(jù)可以無處不在。通過移動互聯(lián)網(wǎng)，用戶使用手機(jī)、筆記本或平板電腦就能隨時(shí)隨地同步訪問數(shù)據(jù)、輕松處理辦公事項(xiàng)，即使外出也無需擔(dān)心錯過組織內(nèi)部的大小事項(xiàng)或耽誤日常工作。而且，云辦公應(yīng)用還實(shí)現(xiàn)了任務(wù)的異步協(xié)同（在不打斷當(dāng)前任務(wù)的情況下，也能讓其他事項(xiàng)得到有序解決），使各事項(xiàng)的工作流程獲得追蹤，過程更透明。
當(dāng)下，綜合協(xié)同辦公平臺作為云辦公的一種重要模式，已成為不少組織解決協(xié)同辦公的首要選擇。說起綜合協(xié)同辦公平臺，許多人都不會覺得陌生，畢竟很多職場人每天都會用到它。比如，很多HR第一時(shí)間會想起自家用于解決人事檔案、工作績效、薪酬管理等方面工作的人事管理系統(tǒng)。確實(shí)，這里說的人事管理系統(tǒng)作為一款通用的管理信息系統(tǒng)，可以幫助HR們輕松實(shí)現(xiàn)內(nèi)容管理。然而，它在實(shí)際工作中卻對流程管控?zé)o能為力。
那么，如果一個綜合協(xié)同辦公平臺可以從日常辦公、移動辦公、即時(shí)通信等領(lǐng)域全方位、全流程賦能組織，它會對組織產(chǎn)生什么樣的催化作用？
北京某公司的人事主管黃小姐日常辦公需要用到綜合協(xié)同辦公平臺。其中，流程審批是她最喜歡的功能。
“人事管理工作內(nèi)容繁多、涉及面廣，跨部門、跨層級的審批特別多，從招聘信息、人員入職、人員轉(zhuǎn)調(diào)、人員離職及退休，到人員的日常休假都需要經(jīng)過層層審批。過去，每進(jìn)行一次審批，我們HR就要拿著審批表到處找人簽名，十分費(fèi)勁兒。要是遇上領(lǐng)導(dǎo)出差了，審批流程就不得不中斷，拖慢了工作的進(jìn)度?！秉S小姐說道。但自從使用了美絡(luò)科技WebOffice綜合協(xié)同辦公平臺，她無需再為審批東奔西跑。如今，她只需在系統(tǒng)上錄入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就會通過流程引擎自動管控業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)自動化流程審批，讓“工作在線上找人”。
“以前我遞交上去的材料，有時(shí)會因?yàn)橐恍┎淮_定的因素?zé)o法及時(shí)推進(jìn)，現(xiàn)在系統(tǒng)設(shè)置了具體的辦結(jié)時(shí)限，根本不用我催，各審批人員就會自動審批?！秉S小姐說。
流程審批是美絡(luò)科技WebOffice綜合協(xié)同辦公平臺的一個重要功能，主要解決跨部門、多人協(xié)作以及需要快速流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)審批難題。它的優(yōu)勢在于優(yōu)化流程、節(jié)約時(shí)間成本，提高工作效率。
不止流程管控，美絡(luò)科技WebOffice綜合協(xié)同辦公平臺作為云平臺，還通過“平臺 應(yīng)用”的方式為各大組織提供協(xié)同辦公的解決方案。平臺結(jié)合黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位用戶的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，圍繞“辦文”“辦事”“辦會”的核心業(yè)務(wù)需求，將政企多級組織管理、公文管理、會議管理、督查督辦、綜合辦公等日常辦公場景從線下搬到統(tǒng)一的云平臺上，營造“隨時(shí)隨地”的在線辦公環(huán)境。此外，平臺還打通、整合了各系統(tǒng)的功能與信息資源，幫助用戶快速傳遞信息、協(xié)作處理各類型業(yè)務(wù)，從而提升組織的協(xié)同效率。
以信息傳遞為例，如果使用個人社交軟件進(jìn)行商務(wù)溝通，往往會出現(xiàn)“兩難”的局面：一方面需要不斷加好友、拉群，導(dǎo)致效率低下；另一方面用戶很難保障數(shù)據(jù)安全。而綜合協(xié)同辦公平臺從代碼層到應(yīng)用數(shù)據(jù)層都實(shí)現(xiàn)了完整的安全防護(hù)保障體系，用戶只需點(diǎn)擊聯(lián)系人名片即可快速定位人員，無需拉群就可以安全地與多人共享信息，無需擔(dān)心數(shù)據(jù)泄露。
在技術(shù)上，平臺通過集合AI語音識別、語義理解、大數(shù)據(jù)模型計(jì)算、智能算法等最新技術(shù)手段，以智能辦公助手實(shí)現(xiàn)提交流程表單、流程辦理、查詢數(shù)據(jù)等業(yè)務(wù)的交互，簡化業(yè)務(wù)操作流程，幫助企業(yè)用戶提高辦公效率。例如，用戶只需輸入語音或文字，系統(tǒng)就會基于語音識別、語義理解，在辦公場景中通過人機(jī)交互完成工作。這不僅提高了效率，還無形中為用戶帶來愉悅的體驗(yàn)感。
在協(xié)同辦公和流程管控方面，線上辦公平臺無疑能為組織和員工帶來極速、便捷的良好體驗(yàn)。但當(dāng)現(xiàn)有的協(xié)同辦公系統(tǒng)無法滿足新的業(yè)務(wù)需求時(shí)，除了依靠傳統(tǒng)方法去開發(fā)應(yīng)用，還有什么辦法可以更快、更省、更便捷地解決問題？
用美絡(luò)統(tǒng)一低代碼開發(fā)平臺，用戶只需短短的幾天就能搭建出可視化編程或企業(yè)級應(yīng)用，一改以往應(yīng)用開發(fā)過程艱辛漫長、花費(fèi)昂貴的狀態(tài)。
過去，開發(fā)一款應(yīng)用，意味著要提需求、走審批流程、尋找供應(yīng)商、講解需求，整個過程通常需要半年以上，還要耗費(fèi)大量的資金。而且，一旦需求改變或遇上突發(fā)情況，項(xiàng)目就得擱置，無法快速響應(yīng)業(yè)務(wù)需求，容易錯過風(fēng)口和機(jī)遇，最終影響業(yè)務(wù)組織方式的變革。
而今，只需“拖拉拽”或增加幾行簡單的代碼，就能快速搭建出應(yīng)用，不僅可以降低開發(fā)的難度，還能大幅度壓縮工期，節(jié)省時(shí)間和資金成本，最重要的是能夠快、穩(wěn)、準(zhǔn)地響應(yīng)業(yè)務(wù)需求。因此，對于組織而言，美絡(luò)統(tǒng)一低代碼開發(fā)平臺作為一款開發(fā)工具，無論是從效率方面考量，還是出于成本效益考慮，都是十分友好的。
云時(shí)代，協(xié)同辦公應(yīng)用借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新科技，賦能組織實(shí)現(xiàn)信息化、智能化，已成為最常用的效率工具。除了在線協(xié)作與流程管控以及低代碼開發(fā)，未來，協(xié)同辦公還會在更多的領(lǐng)域中發(fā)揮重要作用，助推組織駛?cè)霐?shù)字化轉(zhuǎn)型快車道，抓住發(fā)展新機(jī)遇。
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