企業(yè)完整信息化辦公系統(tǒng)搭建方案

企業(yè)信息化的本質(zhì)：促進(jìn)企業(yè)高效規(guī)范快速發(fā)展。將管理制度化，業(yè)務(wù)流程化，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化，時間高效化，成本費用最小化，控制風(fēng)險內(nèi)審化，將人員解放出來，做更多與客戶溝通的事。如銷售人員、售后人員、工程人員等都可以長期駐點客戶那里，與溝通的工作都以線上完成。

那么完整的企業(yè)信息化系統(tǒng)，由哪些部分或功能組成？該如何實施建設(shè)？

第一部分：完整的企業(yè)信息化系統(tǒng)的內(nèi)容

第一章 ERP管理系統(tǒng)

ERP —Enterprise Resource Planning 即企業(yè)資源計劃系統(tǒng),是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。但是ERP 不僅僅是一個軟件,更重要的是一個管理思想,它實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關(guān)的外部資源的整合。通過軟件把企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷及相應(yīng)的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等緊密地集成起來,實現(xiàn)資源優(yōu)化和共享,這就是ERP。

其實，狹義的企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)就是ERP管理系統(tǒng)?，F(xiàn)階段的ERP系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)供應(yīng)鏈的管理，但是除了傳統(tǒng)MRPⅡ系統(tǒng)的制造、財務(wù)、銷售等功能外，還增加了分銷管理、人力資源管理、運輸管理、倉庫管理、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、決策支持等功能；支持集團(tuán)化、跨地區(qū)、跨國界運行，其主要宗旨就是將企業(yè)各方面的資源充分調(diào)配和平衡，使企業(yè)在激烈的市場競爭中全方位地發(fā)揮足夠的能力，從而取得更好的經(jīng)濟(jì)效益。

基本的ERP管理系統(tǒng)包括銷售管理、采購管理、庫存管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理、預(yù)算管理、成本管理、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、項目管理等。與財務(wù)核算系統(tǒng)相對接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程完結(jié)后及時進(jìn)行會計核算，數(shù)據(jù)自動調(diào)取。

第二章 財務(wù)核算系統(tǒng)

本章闡述除第一章以外的業(yè)務(wù)模塊。

財務(wù)核算系統(tǒng)一般包括總賬、固定資產(chǎn)、出納系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、往來核算、財務(wù)報表等系統(tǒng)，與ERP管理系統(tǒng)相連接的模塊有存貨核算、成本核算等。

賬務(wù)處理系統(tǒng)又稱總賬系統(tǒng),是會計核算的核心，其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)往往需要讀取財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核算，而且要將處理結(jié)果匯總生成憑證送賬務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一處理.實際上許多企業(yè)一般都是從財務(wù)處理系統(tǒng)開始實行會計電算化的。

賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要內(nèi)容有：

1、賬套建立及賬套基本信息設(shè)置

2、會計科目設(shè)置

3、期初余額設(shè)置

4、憑證制作 ( 含憑證的錄入、審核、查詢 )

5、憑證記賬 ( 過賬 )

6、賬薄查詢及打印 ( 包含各種樣式的明細(xì)賬、日記賬、往來賬 )

7、期末結(jié)賬等內(nèi)容。

現(xiàn)在企業(yè)信息化系統(tǒng)，會要求ERP管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)深度融合，有些功能在ERP管理系統(tǒng)中實現(xiàn)。

第三章 客戶管理系統(tǒng)（CRM）。

企業(yè)銷售過程中，從挖掘客戶、開發(fā)客戶、溝通客戶需求、與客戶達(dá)成交易、售后服務(wù)，對客戶進(jìn)行管理服務(wù)的系統(tǒng)工具。拓展新客戶，維護(hù)老客戶，促進(jìn)新客戶成單，維護(hù)老客戶長期消費。

客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，緊密跟蹤客戶；完整記錄和保存客戶信息；多渠道捕捉和確切了解客戶需求，促進(jìn)客戶成交，提高銷售收入和銷售利潤；通過對客戶進(jìn)行具體甄別和群組分類，并對群組特性進(jìn)行分析，制定出符合群組的產(chǎn)品，實現(xiàn)規(guī)?；N售，從而降低成本；提高客戶滿意程度等方面所發(fā)揮的巨大作用，一直受到企業(yè)的重視。意義主要有以下幾個方面：

一、良好的客戶管理系統(tǒng)，在新增客戶不變的情況下，可以保持或提高企業(yè)市場的占有率；

二、客戶關(guān)系管理可以通過對客戶資料的系統(tǒng)分析，挖掘出新的市場客戶需求，推動新產(chǎn)品的研發(fā)；

三、通過對存量客戶關(guān)系維護(hù)，除多次消費外，經(jīng)過客戶之間的推薦、轉(zhuǎn)介紹，幫助企業(yè)挖掘新客戶；

四、客戶關(guān)系管理使公司從銷售、售后、生產(chǎn)、研發(fā)等各部門，通過對客戶信息的分享和共同的關(guān)注、研究，形成以客戶為導(dǎo)向的一個協(xié)同整體，能夠更高效地滿足客戶的需求；

五、客戶管理以客戶業(yè)務(wù)為主線，與客戶人員增加相互信任度，包括客戶企業(yè)老板、高級經(jīng)理、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人等，要保持溝通熱度；

六、客戶關(guān)系管理讓設(shè)計、生產(chǎn)等部門更貼近市場、客戶，更有利于產(chǎn)品的更新迭代，從而建立自己的市場競爭優(yōu)勢。

七、可以更合理績效考核，銷售和售后工作復(fù)盤，提供改進(jìn)工作方法的數(shù)據(jù)依據(jù)。如，丟失項目后，分析銷售人員的工作，是否有不足，就可以分析拜訪次數(shù)、宴請次數(shù)、高層互動次數(shù)等得出結(jié)論。

客戶關(guān)系管理傳統(tǒng)的辦法，首先是建立客戶檔案，建立“客戶資料卡”，并對客戶按A/B/C…進(jìn)行分類，然后相應(yīng)制定客戶管理規(guī)定（制度）：收付款計劃、定期寄發(fā)廣告信函計劃、 根據(jù)客戶交易習(xí)慣的配貨計劃、業(yè)務(wù)員離職繼續(xù)跟進(jìn)辦法、客戶回訪制度、業(yè)務(wù)員客戶資料卡更新和檢查制度等。

隨著軟件技術(shù)發(fā)展，利用軟件信息化的客戶管理系統(tǒng)，更加高效、量化、標(biāo)準(zhǔn)化的對客戶進(jìn)行管理。在系統(tǒng)中設(shè)置任務(wù)、流程及審批節(jié)點等?？梢约?xì)化任務(wù)，如哪天去拜訪客戶，一個月拜訪幾次等。

第四章 企業(yè)OA系統(tǒng)

企業(yè)OA系統(tǒng)是企業(yè)業(yè)務(wù)、用章審批系統(tǒng)。將企業(yè)辦公流程化、規(guī)范化的工具。減少人員傳遞，單據(jù)文件丟失起到作用。具體OA辦公系統(tǒng)的作用如下：

一、提高工作效率。企業(yè)內(nèi)部請示、審批系統(tǒng)，規(guī)范了每個部門、崗位的職責(zé)和行為準(zhǔn)則。傳統(tǒng)模式的流程審批是出了名的拖沓，它不僅無意識地影響了企業(yè)效益的增長，還費時費力，讓人心力交瘁，OA辦公系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)的辦公審批流程加速，從而提高企業(yè)效益，特別是業(yè)務(wù)、銷售人員的合同審批，可以直接影響企業(yè)效益，銷售合同也是企業(yè)效益的主要來源，銷售合同審批越快，效果越明顯。這樣很好地提高辦公效率，減少企業(yè)實踐成本浪費。

二、有效管理。對領(lǐng)導(dǎo)的有效管理，是間接地影響著企業(yè)效益，如果一個企業(yè)的管理有條有理，不僅能夠讓企業(yè)工作整齊劃一，還能發(fā)揮企業(yè)價值最大化，還能讓效率提升至最大化，從而提高企業(yè)的利益。

三、精準(zhǔn)決策。OA辦公系統(tǒng)的報表分析能將各個數(shù)據(jù)集成、分析，做到分塊分析，或綜合分析，它能讓領(lǐng)導(dǎo)從各個角度看問題、分析問題，也能讓領(lǐng)導(dǎo)決定企業(yè)發(fā)展的方向。而決策的對錯，直接也影響了企業(yè)的根本效益。

總的來說，OA辦公系統(tǒng)不管是從管理角度，還是從利益角度，它對于企業(yè)的幫助都是不可估量的。

第五章 倉庫管理系統(tǒng)

WMS是倉庫管理系統(tǒng)(Warehouse Management System) 的縮寫。倉儲管理系統(tǒng)利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)為多貨多倉的企業(yè)實現(xiàn)智能化庫房管理、系統(tǒng)化倉儲管理、透明化備料管理，細(xì)化庫內(nèi)作業(yè)流程。系統(tǒng)支持多業(yè)態(tài)、多模式、多倉庫的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化需求，對倉庫實物位置、數(shù)量、入庫時間、出庫時間的系統(tǒng)管理。以數(shù)據(jù)信息自動采集分析、無縫連接上下游軟件，為管理者提供完備的倉儲信息，提升庫存周轉(zhuǎn)效率、提高庫存準(zhǔn)確性、優(yōu)化倉庫作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，打造實時化、透明化、可視化的倉儲管理體系。

WMS系統(tǒng)要與ERP系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、OA系統(tǒng)實現(xiàn)程序接口對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)相互交換。其功能模塊包括：

1.初始化：WMS系統(tǒng)在啟用前，可對系統(tǒng)的運行規(guī)則做出自定義設(shè)置，如：出入庫的邏輯校驗、出入庫的來源設(shè)置、關(guān)賬規(guī)則等。針對倉庫中庫存物料，新系統(tǒng)啟用前可將庫存物料清單直接導(dǎo)入系統(tǒng)，作為初始數(shù)據(jù)。

2.基礎(chǔ)資料：商品清單、商品屬性、出庫規(guī)則、管理人員賬號、出庫審核規(guī)則及各類表單樣式等。

3.倉庫管理：可視化庫位，通過庫位圖能更清晰地管理和分配資源。

4.過賬管理：審核確認(rèn)規(guī)則。

5.入庫管理：采購入庫、生產(chǎn)入庫、銷售退貨、項目入庫、拆包裝入庫。

6.出庫管理：生產(chǎn)領(lǐng)料、采購?fù)素?、銷售發(fā)貨、拆包裝出庫、報廢出庫。

7.庫存管理：倉庫的庫存數(shù)量情況，可通過系統(tǒng)的庫存管理進(jìn)行多維度查詢，按倉庫/庫位查詢、按項目查詢庫存、按批次號查詢庫存、按物料查詢庫存、庫存信息匯總查詢、庫存信息詳細(xì)查詢，所有查詢均支持導(dǎo)出。

8.拆包管理：針對供應(yīng)商送貨的時候，按大包裝統(tǒng)一送貨，實際生產(chǎn)線邊庫需要按需供應(yīng)的實際情況。系統(tǒng)提供拆包頁面，專門進(jìn)行小包裝拆解和條碼打印功能。

9.調(diào)撥管理：倉庫調(diào)撥、項目調(diào)撥。

10.盤點管理：盤盈、盤虧。

11.外部接口數(shù)據(jù)查詢。

12.關(guān)賬：月末結(jié)賬。

WMS系統(tǒng)為企業(yè)主要解決如下：

1、提高庫存空間利用率：通過各環(huán)節(jié)實時數(shù)據(jù)采集、分析，幫助管理者做出科學(xué)決斷，提高倉庫管理水平，提高庫存準(zhǔn)確率，降低庫存成本。

2、降低物流作業(yè)成本：優(yōu)化作業(yè)路徑，指導(dǎo)作業(yè)方法，合理降低物流作業(yè)成本。

3、降低勞動力成本：利用移動端的便捷處理、智能化信息技術(shù)，降低對倉庫員工經(jīng)驗?zāi)芰Φ囊?，有效降低勞動力成本?/p>

第六章 電子簽章系統(tǒng)

電子簽章系統(tǒng)除了提供電子合同簽署、電子印章發(fā)放的管理功能，還具備簽章、驗章、統(tǒng)計審計的功能，一般是由簽章服務(wù)器和客戶端兩部分組成。一般地，電子簽章系統(tǒng)具備業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成（有豐富的API接口，支持定制化改造）、文件不出本地（獨立部署在客戶內(nèi)網(wǎng)環(huán)境中）的部署優(yōu)勢，具備更高的靈活性、擴(kuò)展性和安全性。

可靠的電子簽章系統(tǒng)，作為各行業(yè)組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要工具，能夠滿足企業(yè)各線上簽署、用印場景的業(yè)務(wù)需求，與企業(yè)業(yè)務(wù)深度融合，驅(qū)動企業(yè)效率提升。相較于線下簽署、蓋章存在“假冒代簽”等不合規(guī)的簽署風(fēng)險，電子簽章系統(tǒng)的應(yīng)用，能更快速地實現(xiàn)高效驗簽，優(yōu)化簽署環(huán)境，規(guī)范簽署流程，提升合同簽署的真實性、合法性。

電子簽章系統(tǒng)適用于簽章量較大、異地多地使用公章的企業(yè)。

第七章 資金管理系統(tǒng)

資金管理系統(tǒng)其基本具備的功能如下：體系控制器、柜臺業(yè)務(wù)賬務(wù)體系、電子賬務(wù)體系、銀行單子打印體系、銀行對賬體系、銀企直連辦理平臺、資金監(jiān)控體系、銀企直連接口、審批辦理體系、內(nèi)部網(wǎng)上銀行體系、資金預(yù)算辦理體系、授信額度辦理體系、信貸辦理體系、承兌匯票辦理體系、綜合查問體系、ERP/管帳信息體系接口系列、國際結(jié)算辦理體系。

一般情況下，銀行系統(tǒng)向企業(yè)系統(tǒng)發(fā)送數(shù)據(jù)，銀行系統(tǒng)不會向企業(yè)系統(tǒng)開放數(shù)據(jù)。所以，業(yè)務(wù)支付資金時，還是需要在銀行系統(tǒng)辦理，銀行系統(tǒng)定期向企業(yè)系統(tǒng)發(fā)送數(shù)據(jù)，實現(xiàn)自動對賬。

第八章 報表管理系統(tǒng)

企業(yè)需要報表，包括銷售報表、生產(chǎn)報表、倉庫報表、生產(chǎn)報表、財務(wù)報表、預(yù)算分析報表等。如果去名給系統(tǒng)查看，會浪費管理層的時間，也不利于展現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營狀況全貌，管理層無法掌握全貌數(shù)據(jù)，無法做出正確決策。

第二部分：如何建設(shè)企業(yè)信息化系統(tǒng)？

有的企業(yè)的流程很長，幾十個審核節(jié)點，全公司十多個部門參與，一個部門就三個節(jié)點。這種企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)就是失敗的，信息化反倒阻礙了企業(yè)發(fā)展。如何建設(shè)企業(yè)信息化系統(tǒng)？分以下幾步實施：

一、端正態(tài)度，統(tǒng)一思想。企業(yè)一把手高度重視并親自參與。

企業(yè)信息系統(tǒng)是企業(yè)全部業(yè)務(wù)上線，需要所有人員的共同努力，企業(yè)一把手無疑成為所有參與人員的榜樣，在他的帶動下各單元之間形成較高的默契，為系統(tǒng)的高效運行打下了堅實的人員基礎(chǔ)。

行為原則，以企業(yè)利益最大化，部門服從企業(yè)，崗位服從部門。

二、成立項目工作組，由企業(yè)各部門懂業(yè)務(wù)骨干人員組成。制定議事規(guī)則和工作方案及目標(biāo)。

三、企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化的建立

1.銷售、采購、生產(chǎn)、倉庫、財務(wù)、人力、研發(fā)、售后及行政等各個領(lǐng)域建立標(biāo)準(zhǔn)化流程。明確每一項業(yè)務(wù)責(zé)任部門、協(xié)助部門，出現(xiàn)問題都由責(zé)任部門負(fù)責(zé)。

2.建立統(tǒng)一物料數(shù)據(jù)庫。

企業(yè)使用某一個物料主要取決于其工程能夠滿足企業(yè)的需求，在此種情況下，因為物料的生產(chǎn)廠商的不同，每個廠商對此物料可以有自己的描述方式，那么對于企業(yè)來說就存在同一種物料的描述不一致，這個時候凡進(jìn)入企業(yè)范圍流程使用的該物料，則只能使用同一種描述，這就是一種標(biāo)準(zhǔn)。在此基礎(chǔ)上建立的物料數(shù)據(jù)庫對企業(yè)而言是準(zhǔn)確的，提升了物料的通用性，同時也將減少企業(yè)的庫存。

ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)是物料主文件與產(chǎn)品BOM結(jié)構(gòu)，這兩部分?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性將直接影響到系統(tǒng)的使用質(zhì)量，而產(chǎn)品BOM結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)是圖紙。雖然最終使用的BOM結(jié)構(gòu)可能與設(shè)計BOM結(jié)構(gòu)存在一些差異，但是設(shè)計BOM結(jié)構(gòu)是靈魂，所以對研發(fā)人員有較高的設(shè)計要求。

1. 存貨的編碼、名稱、條碼、單位、類別、主供應(yīng)商、默認(rèn)倉庫、規(guī)格等及其他貨品屬性；

2. 客戶的編碼、名稱、聯(lián)系人、地址、電話、地區(qū)、跟進(jìn)業(yè)務(wù)員等；

3. 供應(yīng)商的編碼、名稱、聯(lián)系人、地址、電話、地區(qū)、物流等；

4. 另外還包括其他一些輔助資料，比如地區(qū)、部門、職員、單位、貨品類別、往來單位類別等；

5. 如果是生產(chǎn)型企業(yè)，還要準(zhǔn)備好BOM(物料清單)，工序工價、成本分?jǐn)偡椒ǖ龋?/p>

四、實施建設(shè)前準(zhǔn)備工作

1.企業(yè)的基本資料準(zhǔn)備：組織架構(gòu)、部門、崗位、內(nèi)部審核控制、業(yè)務(wù)種類及流程清單；

2.客戶信息，包括名稱、法定代表人、聯(lián)系人、地址、銀行賬號信息、納稅信息、公司業(yè)務(wù)描述、公司與我司關(guān)系等；

3.供應(yīng)商信息，包括名稱、法定代表人、聯(lián)系人、地址、銀行賬號信息、納稅信息、公司業(yè)務(wù)描述、公司與我司關(guān)系等；

4.產(chǎn)品信息，包括型號、設(shè)計或配置清單、性能介紹等；

5.項目信息，包括名稱、進(jìn)度、負(fù)責(zé)人、組員等；

6.各個部門績效考核辦法，銷售人員、生產(chǎn)人員、設(shè)計研發(fā)人員、財務(wù)人力行政、采購人員等專業(yè)考核辦法。

7.公司各類報表樣式及說明，各類指標(biāo)計算公式及數(shù)據(jù)說明。

8.確定各個子系統(tǒng)供應(yīng)商，并解決與主系統(tǒng)對接工作，確定各個子系統(tǒng)工作量，簽訂購買合同。

9.將上述準(zhǔn)備資料交由供應(yīng)商審核，并按照反饋意見進(jìn)行修改。

10.確定各個供應(yīng)商入場時間。

11.準(zhǔn)備硬件環(huán)境，購買服務(wù)器，布設(shè)網(wǎng)絡(luò)，更換個別終端設(shè)備。

五、建設(shè)階段

1.安裝軟件，主系統(tǒng)安裝到服務(wù)器、終端，并與子系統(tǒng)軟件集成到一起。

2.初始化數(shù)據(jù)，選擇啟用日期，錄入基礎(chǔ)資料；

3.調(diào)試系統(tǒng)，更改出現(xiàn)問題；

4.開始培訓(xùn)，試用。操作的規(guī)范以及業(yè)務(wù)流程的管理，是實現(xiàn)ERP的保證，為了提高相關(guān)人員的執(zhí)行效率，制定一套完備的操作規(guī)程及業(yè)務(wù)流程的管理規(guī)定顯得尤為重要，這也為系統(tǒng)執(zhí)行正確與否提供的衡量的標(biāo)尺，同時也成立相關(guān)人員在使用系統(tǒng)過程中的操作指南，是正確使用系統(tǒng)的說明書。

5.供應(yīng)商人員要駐點企業(yè)到正常運行。

結(jié)束語

未來社會萬物互聯(lián)，處處有網(wǎng)絡(luò)有信號，適用于人隨時隨地辦公，移動辦公將是主流，主要價值觀一致，不管天南海北，都可以合作。建設(shè)完整的企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，你的企業(yè)準(zhǔn)備好了嗎？