隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，許多領(lǐng)域已經(jīng)逐漸數(shù)字化信息化，檔案管理領(lǐng)域也面臨著向大數(shù)據(jù)時代轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。為了充分保障檔案信息的安全、完整以及最大程度發(fā)揮檔案信息的資源價值，我們有必要積極探索和思考：如何充分利用大數(shù)據(jù)做好檔案管理工作。本文梳理了當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些主要問題，進一步探討了相關(guān)策略，以便提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平，充分利用人事檔案提供的準確信息進行人事管理，合理匹配資源，為單位持續(xù)長久的發(fā)展提供可持續(xù)的動力。

大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)都認識到了數(shù)據(jù)的重要性，并通過引進技術(shù)、培養(yǎng)人才、革新工作方式等措施挖掘自身的數(shù)據(jù)資源。對于事業(yè)單位的檔案管理而言，在大數(shù)據(jù)時代，一方面，先進技術(shù)為單位搭建了數(shù)據(jù)管理平臺，提供了更加高效便捷的管理工具，實現(xiàn)對檔案信息資源的有效開發(fā)與利用；另一方面，單位內(nèi)部檔案管理部門存在諸多“短板”，難以充分發(fā)揮數(shù)據(jù)技術(shù)的作用效能?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，創(chuàng)新工作模式，推動檔案管理工作改革。

一、大數(shù)據(jù)時代做好事業(yè)單位檔案管理的重要性

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位檔案資源的價值逐漸受到重視，利用現(xiàn)代技術(shù)手段打造檔案收集、存儲、共享的載體，對檔案信息進行有效整理、開發(fā)、管理并實現(xiàn)合理利用，對于事業(yè)單位的管理具有重要的現(xiàn)實意義。

第一，有利于提高人事管理效率。人事檔案管理是事業(yè)單位檔案管理工作的重點。人事檔案中包含著職工的出生年月、身份證號、參加工作時間、工作變動、工資調(diào)整等信息，這些內(nèi)容是人事管理的主要參考，同時也是保障職工合法權(quán)益的基本依據(jù)。一旦這些人事檔案保存、利用不當，會對事業(yè)單位的人事管理造成一定的負面影響。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，利用技術(shù)手段加強對人事資源的整理、開發(fā)與利用，能夠推動檔案管理從紙質(zhì)時代向數(shù)字時代轉(zhuǎn)變，保證人事檔案的完全、完整，支持合理開發(fā)利用，從而提高事業(yè)單位人事管理水平。

第二，有利于事業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。大數(shù)據(jù)時代的到來，推動了事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以數(shù)字化的方式呈現(xiàn)出來，其中設(shè)計的內(nèi)容也得以擴展。當前，信息已經(jīng)成為一種重要資源，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進行開發(fā)，能夠充分發(fā)揮檔案的價值，提高事業(yè)單位管理者對檔案以及檔案管理部門的重視，從而進一步推動檔案信息資源的開發(fā)，以形成良性循環(huán)[1]。

第三，有利于推動事業(yè)單位管理的現(xiàn)代化發(fā)展。在現(xiàn)代社會發(fā)展中，事業(yè)單位在社會服務(wù)中需要建立快速的反應(yīng)機制和決策機制，這樣才能有效發(fā)揮自身職能，保證公共服務(wù)質(zhì)量，而反應(yīng)機制和決策機制的建立需要充足的信息資源。在這一需求背景下，檔案信息資源的開發(fā)與利用也就變得順理成章了，事業(yè)單位能也在信息化檔案管理中逐漸提升現(xiàn)代化管理水平。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的部分問題

檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)著重要的位置，但是，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作面臨著從紙質(zhì)時代到數(shù)字化時代的轉(zhuǎn)型，而這一過程中暴露出的一些問題也比較突出。具體表現(xiàn)為：

第一，部分領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理重視不足，在思想觀念上難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求。當前，在事業(yè)單位管理中，檔案管理處于邊緣化狀態(tài)，管理模式長期得不到改變，傳統(tǒng)觀念和思維定式的束縛讓管理者對于檔案的價值缺乏充分的認識。這導(dǎo)致大數(shù)據(jù)時代的檔案管理改革推進較為緩慢，檔案管理人員缺乏科學(xué)思想的指導(dǎo)，檔案信息資源的價值無法充分發(fā)揮。

第二，檔案管理人員的人員結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化。大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，但是管理人員隊伍專業(yè)化比例偏低。如，部分事業(yè)單位忽視對檔案管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致部分人員難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求；缺乏專職的檔案管理人員，或者專職人員存在兼職工作，無法集中精力參與檔案管理。這樣就會影響檔案的信息化管理以及事業(yè)單位的整體管理效率。

第三，檔案管理的安全問題一定程度上存在。檔案管理需要安全的物理環(huán)境，但是一些事業(yè)單位對于檔案管理的經(jīng)費投入不足，檔案保存不當，出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象；對意外災(zāi)害的防范措施準備不足，尤其是在信息化背景下，一些機械設(shè)備管理不到位，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等。這樣的管理狀態(tài)無疑給檔案資源的保管、開發(fā)和利用造成了安全隱患，影響了檔案管理的有效轉(zhuǎn)型。

三、大數(shù)據(jù)時代做好事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)策略

(一)堅持與時俱進，轉(zhuǎn)變檔案管理思維和理念

大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位的檔案管理帶來了深刻的變化，作為領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)堅持與時俱進，轉(zhuǎn)變思維方式，給予檔案管理足夠的重視；檔案管理人員也應(yīng)在思想認識上積極進取，貫徹和落實改革措施，推進檔案管理的信息化建設(shè)。

(二)加強經(jīng)費投入，推動檔案管理信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位要想做好檔案管理工作，實現(xiàn)工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，需要必要的經(jīng)費投入作為保障?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)加強預(yù)算管理，合理安排經(jīng)費投入，并保證投入的有效性。

首先，針對人員隊伍建設(shè)加強經(jīng)費投入。檔案管理人員在大數(shù)據(jù)時代面臨著轉(zhuǎn)型和發(fā)展的要求，而必要的經(jīng)費投入不僅能夠促進其自身發(fā)展，更能夠滿足事業(yè)單位對檔案信息資源利用提出的新要求?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案人員定期培養(yǎng)要求劃撥經(jīng)費，并優(yōu)化經(jīng)費使用結(jié)構(gòu)，以打造適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的檔案管理人員隊伍。其次，加強對先進技術(shù)引入的經(jīng)費投入。事業(yè)單位應(yīng)認識到信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)中的作用，并積極吸納國內(nèi)外先進技術(shù)，結(jié)合單位實際情況適量適時引進，并做好系統(tǒng)的管理與維護，支持檔案管理工作改革。最后，針對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)加強經(jīng)費投入，根據(jù)需要購置掃描儀、攝像機、打印機、復(fù)印機等設(shè)備，優(yōu)化檔案部門的物質(zhì)環(huán)境，保證檔案信息質(zhì)量。

(三)優(yōu)化管理方法，加強檔案信息資源的開發(fā)利用

事業(yè)單位應(yīng)積極引入信息技術(shù)，搭建信息化管理平臺，推動檔案從紙質(zhì)時代向大數(shù)據(jù)時代轉(zhuǎn)變，并利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資源的合理開發(fā)和利用。事業(yè)單位通過引入專業(yè)化的軟件能夠建立檔案管理系統(tǒng)，并實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到電子檔案的全生命周期管理，實現(xiàn)電子檔案收集、生成、歸檔、借閱、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀的全過程管理[2]。

在技術(shù)的支持下，檔案管理人員可以以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔，實現(xiàn)電子檔案及時歸檔；為相關(guān)部門提供多種維度、多種類型的檢索方式，精準定位，提高檔案信息的有效利用；利用軟件的文件防篡改功能，保證檔案安全。

(四)加強人員培養(yǎng)，打造專業(yè)化檔案管理隊伍

建立專業(yè)化的管理隊伍是事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要保障。在檔案管理隊伍建設(shè)中，事業(yè)單位應(yīng)做好以下工作：第一，加強專業(yè)人員的配備選聘，打造專兼結(jié)合的檔案管理隊伍。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的特點，完善檔案管理人員的準入制度，嚴把入職門檻，并不斷優(yōu)化人員的年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)，從整體上保證管理人員的素質(zhì)；根據(jù)工作需要及時吸納新人，優(yōu)化管理隊伍結(jié)構(gòu)，協(xié)調(diào)專職和兼職的關(guān)系，保證管理數(shù)量和工作質(zhì)量。第二，強化檔案管理人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)，促進管理人員盡快適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求。例如事業(yè)單位應(yīng)通過線上線下途徑，定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)既要包括宏觀政策，如大數(shù)據(jù)對經(jīng)濟社會發(fā)展和檔案工作的深刻影響、新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用、新修訂的檔案法檔案信息化專章解讀、檔案信息化相關(guān)重要標準解讀等；也應(yīng)該包括實際操作內(nèi)容，如傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案移交接收、電子檔案管理與開發(fā)、事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)等。在完成培訓(xùn)后進行考核評價，并將結(jié)果作為職工職稱評定、崗位聘用的重要依據(jù)[3]。第三，健全激勵機制，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。事業(yè)單位應(yīng)兼顧物質(zhì)激勵和精神激勵，保障檔案管理人員基本權(quán)益的同時加強人文關(guān)懷，優(yōu)化管理氛圍，推動其順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代，提高檔案管理工作轉(zhuǎn)型的積極性。

四、結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)的有效利用為事業(yè)單位的檔案管理帶來了方便、快捷、高效率的工作環(huán)境與條件，同時也推動了檔案管理的信息化水平。事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求，轉(zhuǎn)變檔案管理的思維和理念，推動管理實踐有序開展，同時應(yīng)加大力度，推動檔案管理轉(zhuǎn)型，以更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代環(huán)境。

參考文獻：

[1]史菲.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法與策略[J].數(shù)字通信世界,2022(03):176-178.

[2]鄧方.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2021(20):124-125.

[3]王媛.探討大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新[J].長江叢刊,2019(25):114 116.

樊杰 阿勒泰市融媒體中心

作者簡介：

樊杰(1973年—)，女，新疆阿勒泰市人，大學(xué)本科學(xué)歷，副研究館員，研究方向：檔案管理。