Zoho Projects項目管理軟件一直在完善文檔管理功能，大多數(shù)公司都使用知識庫、wiki和內(nèi)容存儲庫的組合，但沒有什么比將所有內(nèi)容保存在一個地方更簡單了。用戶可以通過Zoho Projects項目管理軟件，將重要信息可以存儲在多個文件夾中，而無需學(xué)習(xí)新的Wiki標(biāo)記語言。以下是我們?nèi)绾卧赯oho Projects項目管理軟件中建立我們的知識庫。您可以按照我們的提示創(chuàng)建自己的項目文檔管理區(qū)，以便更好地存儲文檔和信息：
一、Zoho Projects軟件的項目文檔管理基本原則
1、一個想法，一個任務(wù) 每條知識（或最佳實踐、資源、銷售文檔等）都被加載到一個任務(wù)中，并包含在知識庫父文件夾中。
2、待辦事項列表 所有這些任務(wù)都設(shè)置為已完成和待處理，然后當(dāng)有人需要參考它們時，它們總是很容易獲得。
3、添加權(quán)限管理 任何擁有您的許可的人都可以創(chuàng)建新的任務(wù)或編輯現(xiàn)有的任務(wù)描述，將他們的想法和經(jīng)驗添加到您的知識庫。此外權(quán)限級別決定了是否擁有可以移動文件的權(quán)限。對于非常詳細(xì)、重要的文件夾結(jié)構(gòu)，我們只設(shè)定一個管理員來管理它，這樣普通用戶就不會意外地刪除或移動文件。
4、建議 指定一個負(fù)責(zé)管理部門項目文件夾的人，這樣信息就不會混亂或被貼上錯誤地標(biāo)簽。
二、組織你的Zoho Projects軟件的知識庫
1、確定文件夾結(jié)構(gòu) 我們將項目組織到每個部門和團(tuán)隊的子文件夾中。因為任務(wù)可以同時存在于多個文件夾中，所以我們不需要絞盡腦汁去記住我們把文檔放在了哪里。如果他們覺得有幫助的話，信息可以存儲在每個團(tuán)隊的文件夾中。
2、建議： 提前確定您的子文件夾，并讓您的文檔管理員定期檢查結(jié)構(gòu)，以便它繼續(xù)對您的公司有意義。
3、附加項目文檔 您可以將文件直接從文檔管理庫，附加到Zoho Projects項目管理軟件的任務(wù)中。
4、訪問項目文檔 您的團(tuán)隊可以使用Wrike的iOS和Android移動應(yīng)用程序隨時隨地訪問知識庫。
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