會(huì)議室是每個(gè)企業(yè)設(shè)施必不可少的一個(gè)部分，日常會(huì)議是必要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，是企業(yè)發(fā)展交流成長(zhǎng)的平臺(tái)，可想而知，會(huì)議室對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說是多么重要。不過很多企業(yè)都會(huì)存在這種問題，會(huì)議室使用不規(guī)范、出現(xiàn)使用沖突、資源浪費(fèi)等問題，有時(shí)會(huì)議室一直空著，有時(shí)又出現(xiàn)同個(gè)時(shí)間段都要用會(huì)議室，會(huì)議安排、會(huì)議室使用協(xié)調(diào)上出了問題。為了避免出現(xiàn)這樣的情況，針對(duì)企業(yè)會(huì)議室管理，市面上推出了一款會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)。
尤其是大型企業(yè)集團(tuán)，部門員工人數(shù)眾多，對(duì)會(huì)議室的需求量大，如果單純靠人工管理會(huì)議室，安排會(huì)議室、提供會(huì)議資源，只能通過人跟人之間的口頭溝通，或者書面溝通，工作量大且容易出現(xiàn)失誤。再加上會(huì)議室數(shù)量多，不能一下統(tǒng)計(jì)好每個(gè)會(huì)議室的預(yù)約使用時(shí)間，有些預(yù)約了會(huì)議室，又因?yàn)槭虑榈⒄`了，要延遲，導(dǎo)致資源浪費(fèi)，這對(duì)于行政人員也是件頭疼的事。
雖然有些企業(yè)已經(jīng)開始用智能化辦公系統(tǒng)，或者是專人管理，通過電腦數(shù)據(jù)可以將會(huì)議室管理更精準(zhǔn)化些，但是還不足以真正對(duì)會(huì)議室管理起到?jīng)Q定性的作用。加上現(xiàn)在企業(yè)都有自己的微信公眾號(hào)、釘釘、OA辦公系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、中控系統(tǒng)等，會(huì)議室預(yù)約管理系統(tǒng)還支持與第三方系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一運(yùn)營(yíng)管理，真正意義上的智慧化辦公。
綜合部門辦公室、人員座位、時(shí)間、工作安排上，會(huì)議組織者很難對(duì)所有員工的時(shí)間、會(huì)議需求全面掌控，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致會(huì)議預(yù)約后，不能及時(shí)開始，會(huì)議組織效率低。會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)，待會(huì)議申請(qǐng)審批通過后，系統(tǒng)會(huì)以短信或者郵件的方式，發(fā)送會(huì)議參加通知給每位參會(huì)人員，提醒參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加。會(huì)議開始提前到場(chǎng)，二維碼或者人臉方式進(jìn)行會(huì)議簽到，系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)到場(chǎng)參會(huì)人員。
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