文/石玏
隨著企業(yè)數(shù)字化的深入，越來越多的法務(wù)部門也在著手自身的信息化建設(shè)。
該如何著手法務(wù)信息化這個新課題？
圍繞合同生命周期管理的需求日益劇增，但面對市場上諸多的合同管理系統(tǒng)，哪個好？
選擇軟件時要注意些什么？
我們走訪了500多家企業(yè)，對業(yè)務(wù)需求進(jìn)行梳理，信息化建設(shè)的推進(jìn)方式進(jìn)行總結(jié)提煉，希望從用戶方的視角來真實還原“如何選定一款好的合同管理系統(tǒng)”的流程與邏輯。
一、繪制自己的RoadMap
法務(wù)的信息化、數(shù)字化是持續(xù)迭代，不斷深入的過程。
作為用戶，最重要的是對自身的需求有一個RoadMap，可以分為1.0需求，2.0需求，3.0需求。
1.0需求是解決當(dāng)前最迫切的問題，該問題已經(jīng)成為部門及公司整體效率的瓶頸。
2.0需求是在解決當(dāng)前核心問題的同時，能夠一并優(yōu)化更多業(yè)務(wù)場景。
3.0需求則是在2.0的基礎(chǔ)上，結(jié)合供給側(cè)技術(shù)能力，能夠滿足用戶方自身業(yè)務(wù)發(fā)展的中長期規(guī)劃。
二、掌握行業(yè)技術(shù)變革的趨勢
隨著企業(yè)數(shù)字化、智能化的到來，以及 Ai 能力的不斷加強，合同管理系統(tǒng)也經(jīng)歷了三個階段：
第一個階段借助信息技術(shù)，以合同對象、流程為核心的管理，其服務(wù)收益最大價值點是管理者的決策依據(jù)。
第二個階段借助文本編輯器技術(shù)與AI能力，以合同數(shù)據(jù)、知識為核心的管理，其服務(wù)收益最大價值點是法務(wù)人員的工作效率與質(zhì)量。
第三個階段則是以合同數(shù)據(jù)流通為核心的管理，讓聽得到炮火的人來指揮，其服務(wù)收益最大價值點是整個業(yè)務(wù)鏈條的效率與創(chuàng)新。
三、鎖定系統(tǒng)建設(shè)的切入點
合同管理系統(tǒng)的建設(shè)從哪里下手？在結(jié)合企業(yè)自身的現(xiàn)狀的情況下，可以參照下圖找到適當(dāng)?shù)碾A段與建設(shè)目標(biāo)。
目前市場上圍繞合同管理的供應(yīng)商有很多，有何差異？該如何甄別呢？作為合同管理系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人，建議采用如下步驟：
1.調(diào)研市面上主流供應(yīng)商，如CLM類、OA類以及 AI 類，對供給側(cè)的能力有一個概況的了解。
2.組織內(nèi)部進(jìn)行需求討論，進(jìn)行業(yè)務(wù)需求梳理，將過往的流程與知識固化下來，形成業(yè)務(wù)流程圖或需求文檔。
3.結(jié)合整理好的需求文檔，邀請方向匹配度高的供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)討論，對解決方案、項目周期、關(guān)鍵技術(shù)、以及預(yù)算范圍有整體的把控。
4.結(jié)合預(yù)算、人員投入情況以及RoadMap對自身的需求做更加深入與細(xì)化的裁切。確定本期項目的邊界，以及技術(shù)方案的結(jié)合點，包括整體系統(tǒng)搭建和某功能模塊增強。
5.厘清本項目的關(guān)鍵風(fēng)險點。比如在線編輯器技術(shù)，模版的自動識別，信息抽取，智能審查等Ai能力等的技術(shù)風(fēng)險點，或是需要在XX日之前上線，要考驗供應(yīng)商的組織能力的時間風(fēng)險點。
6.形成本期項目的最終需求文檔，組織供應(yīng)商進(jìn)行比價或招采。
在選定供應(yīng)商過程中有如下注意事項：
1.該公司對合同場景的理解能力。可以從業(yè)務(wù)語言、法務(wù)語言、IT語言三個維度來判斷，不懂行就成了雞同鴨講，溝通起來太辛苦。
2.公司的產(chǎn)品成熟度與產(chǎn)品方向。比如在自身項目中哪些是成熟模塊，哪些是二次開發(fā)，不僅影響當(dāng)前項目的交付周期，也影響系統(tǒng)未來的迭代升級，
3.對產(chǎn)品所需的核心技術(shù)是否有自主知識產(chǎn)權(quán)。比如在線文本編輯器，Ai算法團隊的實力以及法務(wù)團隊在合同審查方面的知識儲備。
4.團隊成員的構(gòu)成。該公司的團隊的基因是著眼于OA、CLM、還是 AI 部分，不同的基因，決定了在關(guān)鍵技術(shù)上各自投入的精力，處理效果的不同。
5.好的合同管理系統(tǒng)。對于下述看似對立的問題已經(jīng)不再是非此即彼的選擇，而是兩者共同的融合。
好的合同管理系統(tǒng)，既要滿足管理需要的同時，又能夠提升一線的業(yè)務(wù)人員的工作效率與工作質(zhì)量。
好的合同管理系統(tǒng)，既可以整體來使用，也可以模塊化獨立拆分與現(xiàn)有系統(tǒng)實現(xiàn)無縫融合。
好的合同管理系統(tǒng)，不僅能夠管理好合同的各個流程節(jié)點，還能夠沉淀合同各節(jié)點的知識，進(jìn)行經(jīng)驗復(fù)用。
好的合同管理系統(tǒng)，不僅功能要強大，同時顏值也非常的高，界面清晰簡潔，無需培訓(xùn)即可上手。
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