這是秦逸凡的第四篇原創(chuàng)

一、科學的認識和使用GTD時間管理法則。

如果你百度搜索“GTD”，會得到Getting Things Done,意思是把事情做完，是一種時間管理方法。

五個核心原則是：收集（捕獲）、整理（明晰）、組織、回顧、執(zhí)行，旨在幫助你清空大腦，利用工具來記憶事項，然后再執(zhí)行。

那我們可以如何理解GTD呢？

你可能會有一個疑問，Getting Things Done就是我必須把所有列舉出來的事項都完成嗎？

然而事實是：沒有人能把所有的事情都完成。只顧著完成任務清單，可能會讓我們離目標越來越遠。

有時候在新增的事項和已有的任務清單之間保持一定的靈活性是有必要的，不是必須都要按照清單一步一步來。

它本質作用是清空我們大腦中揮之不去的雜念，把注意力放在重要的事情上，而不是被瑣事煩擾，旨在提高我們的效率。

原因：成功達到目的的過程是一個復雜的路徑組合，不是由單一的一個方法或者元素就可以達成的。

我們把事項按照輕重緩急的類別羅列出來，集中精力完成最重要的幾個就可以。

其他的沒完成就沒完成了，因為我們的時間、能力以及突發(fā)情況這些都是影響結果的因素。

而完成所有的事是很難的，尊重二八法則就可以。

清單只是參照物，不要自我設限，靈活性最重要。

而Getting Things Done一個比較合理的翻譯是：把事情處理完或把事情做好，或者你有其他理解。

GTD的基本理念：真正的生產(chǎn)力不是通過實現(xiàn)計劃目標的數(shù)量而決定的，本質上應該由價值結果來衡量的，質量＞數(shù)量。

二、GTD的目的、意義。

基于我們大腦的生理結構，不能穩(wěn)定的形成一個存儲記憶的模式，所以，我們就需要這么一個外界的工具來作為我們穩(wěn)定的外部存儲器，就像以前手機的SD存儲卡一樣。

而這樣的工具某種程度上可以解決這種問題，說人話就是：好記性不如爛筆頭。

從另一方面來講，過于混亂的待辦事項會讓你的大腦陷入某種失控感當中，你覺得自己不能把控這些事情，隨之而來的就是焦慮、拖延、亞歷山大。

那利用外部存儲器就可以改善這種情況，讓大腦重新?lián)碛姓瓶馗校斈阌X得一切盡在掌握中的時候，幸福感就來了。

三、具體流程。

1. 捕獲。把所有遇到的大小事件都收集到一起，放到收集箱當中。

2. 明晰。把收集起來的事件都拎出來，用5個問題拷問一下：

3. 組織。拷問過后，分別放到對應的清單，并加上deadline：

①　執(zhí)行清單（立馬做）；

②　等待清單（交給別人做/以后做）；

③　項目清單（做好計劃后就實施）；

④　可能清單（現(xiàn)在不確定做與不做）；

⑤　回收站（“用過的粉筆頭”）。

4. 回顧、復盤。查缺補漏各個事件，注意幾點：

①　從收集箱里面拿出的事項不能再放回去，否則就是在做無用功；

②　項目清單中的事項需要主動拆解成小步驟，并制定成一個完整方案，然后分解到其他清單中分類去實施，

當然不一定非要按照這個，因人而異，目的是讓你知道下一步應該做什么，避免本末倒置；

③　定期確認等待清單、可能清單、回收站中的事項是否有變動；

5. 執(zhí)行。發(fā)揮主觀能動性，不要應付自己，被動等結果。

要主動拿結果，把分類好的可執(zhí)行事件標記到你的日歷或者APP中，對應到具體哪天做哪件事，然后，當天就做已經(jīng)提前安排好的事項就可以。

四、如何實踐GTD？

大道至簡，用普通的Word文檔或者A4紙記錄清單。

你可能會問，有那么多好用的軟件為什么不用？

比如：印象筆記、滴答清單等等，這些確實不錯，如果你用的順手那就用，還是那句話，因人而異，沒有死板的規(guī)定，只有靈活的變通。

這么多工具，不要為了使用而使用，要怎么順手怎么來。

舉例：使用Word文檔來記錄清單。

• 收集箱
• 執(zhí)行清單
• 等待清單
• 項目清單
• 可能清單
• 回收站
• 日歷/APP

• 先在收集箱中放入所有事項，一一列舉，甄別過后放入對應的清單中。
• 甄別過程當中，使用那五個問題拷問一下，后列入到對應清單中。
• 羅列清晰后，標記到行事歷當中，近期計劃一目了然。
• 當你把這些縈繞在你腦海里的事項一一呈現(xiàn)出來的時候，你的大腦就釋放出來了。
• GTD本身也只是一種工具，可能會提高你生活中的效率，也可能不會。
• 回收站會讓一些可能沒必要的事情不必充斥在你大腦中。當你把它列入回收站時，你就能想清楚，原來這件事我其實沒必要去做。

五、執(zhí)行清單如何排序？

執(zhí)行清單中羅列了一個接一個的事項，我到底要先從那個開始呢？

有一本可以參考的書籍《高效能人士的七個習慣》，其中提到的一點是“要事第一”，具體來講就是：

以終為始，依據(jù)自己的使命、價值觀排序來規(guī)劃人生，來判斷什么事情對你重要或者不重要，以此為標準來做事件排序的根據(jù)。

或者利用“未雨綢繆”這一點來進行排序。

但，聰明如你，一定知道切忌生搬硬套。目前，可以用以下兩條基本法則來作為判斷依據(jù)的參考：

(1) 原則一：你不可能完成所有的事情；

(2) 原則二：盡可能去做距離你目標更近的那件事。

這兩個原則都反映了上面反復強調的一句話，保持靈活性，不要死板。

關于原則一的闡述：清單中的事情只要盡可能的完成就可以。

但前提是保障要有充足的睡眠，不影響身體健康；

不以犧牲個人合理的人際關系和幸福感為前提。

關于原則二的闡述：根據(jù)你的目標權重來排序，哪一個距離你的目標更近，就把哪個放在靠前的位置。

總之，如何排序，只有你自己知道。

六、執(zhí)行清單的注意事項。

在實際情況當中，我們會遇到數(shù)不清的像:

買貓糧、去淘寶買一根數(shù)據(jù)線、下樓買包鹽這類小事，需要占用一定時間和精力去處理，但又不多，缺點是很瑣碎。

如果沒安排好這些事情，那么你的一天可能會這么度過：

于是，下定決心，第二天我必須干點事兒，但是，一天結束后，發(fā)現(xiàn)跟昨天沒差別，心理落差很大。

然后掏出了手機，默默打開抖音或者微博，一邊刷一邊安慰自己，沒事就刷一會，稍稍安撫一下我的小心靈，讓大數(shù)據(jù)來的更猛烈些吧。[得意]

第一，我們排序時要根據(jù)自己的目標，把重要的事情放在第一位，嚴格按照排好的順序來執(zhí)行。

如果按照難易程度來排序，那我們永遠都在做瑣事，通常情況下，都會按照先易后難，所以不建議。

第二，正面面對難而正確的事，執(zhí)行清單里面的做計劃、做方案這種需要動腦子、花精力去做。

但是確實有意義的事情，不要習慣性逃避，逃多了習慣了，很難改。

只要愿意去做，哪怕每次進步比較小，那也比原地踏步強。

第三，每件事情做好時間預估，給自己一個Deadline和一個心理預期。

第四，為不可預知事件預留時間，應對突發(fā)狀況或其他。

在某項事件后備注，什么時間沒完成會造成什么實際損失，那么你就會不自覺的為這件事預留好時間了，或者讓別人代做某件事。

七、如何高質量、高效率完成執(zhí)行清單。

第一，一次只處理一件事情。對于大腦來說，想要盡可能的達到心流狀態(tài)，一次只處理一件事情是更有可能達到心流狀態(tài)的，多任務并行處理不適合我們的大腦機制。

第二，使用番茄時鐘提高效率。定鬧鐘，30分鐘為一個專注工作時區(qū)，在這個時間段內，只做此工作相關的事情。

電話來了，不接；短信來了，不看；微信消息來了，不看，總之不要被打擾。

盡量克制自己不去做無關的事情。

一般情況下，不用擔心這個世界少了自己30分鐘，就會世界毀滅，duck不必如此憂國憂民。

第三，打破負罪感幻覺。我們先來區(qū)分一下“負罪感”和“負罪感幻覺”。

“負罪感”：朋友有一件很重要的事情不得不需要你幫忙，而你卻沒法及時去，這時你的良心過意不去，這叫負罪感；

“負罪感幻覺”：朋友知道或者不知道你在忙一件非常重要的事情時。

叫你幫忙做一件目前不是非必要但比較重要的事情時，而你抽不開身，沒能幫上忙，這是負罪感幻覺。

本著對事件本身負責任的態(tài)度，請嚴格按照自己的原計劃去執(zhí)行，盡量不要被外界突發(fā)的但可能不必要的事情打亂陣腳。

八、避免陷入思維誤區(qū)。

GTD作為時間管理工具，其管理效能面對紛繁復雜的現(xiàn)實情況是有限的，因為時間管理、任務管理的主體是人，是我們自己，而不是一件件事項。

現(xiàn)實情況不以人的意志為轉移，有些事情不是我們做計劃或不做計劃，開始還是中途暫停，就可以控制的。

所以，這里要強調的是厘清GTD原本的目的，工具是服務于事情本身的，是輔助作用。

對于學生來說，這節(jié)課就得完成課堂測驗，這個學期就得修完多少學分等等。

這些是建立在成熟的教育體系和學科安排當中的，無需GTD，或者說，已經(jīng)在執(zhí)行清單中，并且已經(jīng)排好序了，只要去執(zhí)行就可以了。

而對于職場人士來說，現(xiàn)在就要完成這份報表，現(xiàn)在就得回復客戶，現(xiàn)在就要擬定一份計劃等等。

你可以問問自己，這些事情真的需要立刻去做嗎？可以延期嗎？我明天上午10點之前完成是否可以？我認為現(xiàn)在手頭上的事情更重要，不然會影響整體工作的進度。

可以明確的一點是，需要你立刻、馬上做某事的情況，不會天天發(fā)生，否則，不是自身工作能力的問題，就是工作本身有問題。

GTD的一個本質作用就是讓我們把原來被動等待事情上門。

然后逐一處理的過程變成主動把自己更想要做、更喜歡做、更應該做和更有目的做的事情主動規(guī)劃，主動實施，主動爭取結果。

第一性原理：把事情簡化成最基本的事實。

—埃隆·馬斯克

九、如何選擇適合你的GTD工具 ？

原則一：沒有100%契合任何人的應用，放棄一勞永逸。

每個人的成長環(huán)境造就了其獨一無二的大腦，所以基本不存在完全適合某個人的應用。

原則二：參考每個工具的官方適用闡述，提高適配率。

原則三：考慮這個應用的遷移成本。

原則四：給自己足夠時間試錯，選擇合適應用或者你本來就不需要。

原則五：不要被應用本身可以提供什么功能限制，讓應用服務你，而不是你服務應用。

好，全文到這里就結束了，祝你把握自己的生活，去往心之所向。