研發(fā)檔案管理制度
1.0目的：
為進一步加強研發(fā)檔案管理工作，提高檔案管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。
2.0適用范圍：
本管理制度適用于研發(fā)中心所有內(nèi)部的文件資料和對外聯(lián)絡(luò)文件資料以及設(shè)計圖稿資料。
3.0職責：
3.1部門負責人：負責加強對部門的檔案工作管理，致力于部門檔案的建設(shè)與發(fā)展，為檔案管理工作解決重大問題和實際困難。
3.2部門內(nèi)各成員：負責將主要工作形成的各種資料進行收集、整理、立卷和歸檔，并將整理好的檔案轉(zhuǎn)移給專職資料管理人員。
3.3 專職檔案管理人員：由部門負責人指派，負責管理部門內(nèi)各種載體的資料，維護資料的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。
4.0定義：
4.1檔案：包括本級文件、上級文件、同級文件以及部門內(nèi)部開發(fā)技術(shù)文件。
4.1.1本級文件：包括各種工作會議、專業(yè)會議、各級部門會議的會議記錄、會議紀要和工作計劃、開發(fā)方案、工作安排、各類總結(jié)、報告、通知以及向上級的請示、部門間來往的文件、指示、批復、通知等。
4.1.2上級文件：包括上級部門有關(guān)工作的決定、決議、指示、批復、檢查材料和公司內(nèi)部的各類規(guī)章制度文件。
4.1.3 同級文件：包括部門間聯(lián)合召開的會議、共同進行的工作、協(xié)作處理的問題而形成的會簽文件材料以及本部門與公司外業(yè)務(wù)單位簽訂的工作合同、合約、協(xié)議。
4.1.4 開發(fā)技術(shù)文件：包括設(shè)計圖紙和圍繞產(chǎn)品設(shè)計產(chǎn)生的技術(shù)資料。
4.2 檔案分類
4.2.1 檔案按照屬性分類，分為專業(yè)技術(shù)類、行政管理類和工作交流類。
42.2. 檔案按照性質(zhì)管理，專業(yè)技術(shù)類和行政管理類檔案屬于機密檔案，工作交流類檔案屬于一般性檔案。
5.0管理辦法
5.1歸檔時間和方法
5.1.1凡各部門發(fā)出的文件，經(jīng)部門領(lǐng)導審閱后，交檔案管理專員收集原件歸檔。
5.1.2每項工作完成時（包括一個會議結(jié)束、一個問題解決、一個檔案處理完成等等），由各任務(wù)負責人將該項任務(wù)的全部文件材料，系統(tǒng)整理后交檔案管理專員歸檔。
5.1.3各類調(diào)研、考察、學習、參觀形成或收集的文檔材料，在該項活動結(jié)束后整理好交檔案管理專員歸檔。
5.1.4個人總結(jié)、月度考核、年度考核由部門負責人負責收集整理后交檔案管理專員歸檔。
5.1.5每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔梳理，把部門內(nèi)上一年應(yīng)歸檔的全部文件材料做全面、系統(tǒng)的統(tǒng)計。
5.2歸檔要求
5.2.1應(yīng)歸檔的文件、材料由部門各工作崗位員工根據(jù)檔案歸結(jié)要求整理收集。
5.2.2 正文與附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。
5.2.3除其他部門送遞的備份文件外，本部門所有歸檔的文件材料必須為原稿原件，不得使用復印件存檔。
5.2.4移交檔案管理專員之前，所有歸檔的文件材料必須整理清晰，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按照文件形成的先后順序排列好。
5.3.檔案保密管理
5.3.1檔案是公司的寶貴財富，由于研發(fā)部門的檔案本身具有機要性，因此，部門內(nèi)所有成員都必須遵守保密制度，確保檔案的安全。
5.3.2凡是需要使用檔案，必須辦理借用手續(xù)，限期使用、按期歸還，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
5.3.3 嚴禁抄傳、自行復印設(shè)計開發(fā)技術(shù)及產(chǎn)品工藝的核心重要檔案。
5.3.4 嚴禁將涉及開發(fā)技術(shù)以及產(chǎn)品工藝的核心重要檔案帶回家中瀏覽、參觀、探親、訪友、出入公共場所。
5.3.5 部門負責人要定期檢查檔案管理保密工作，總結(jié)經(jīng)驗，保證檔案保密安全。
6.0相關(guān)文件
6.1產(chǎn)品目錄書管理辦法
7.0附件
7.1文件檔案借用表 見附件一
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借用日期 | 借用檔案名稱 | 數(shù)量 | 位置標識 | 預約歸還日期 |
外借部門審核簽名 | 研發(fā)審核簽名 | 檔案管理員 簽名 | 借用簽名 | |
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