項目可能面臨的一些最大挑戰(zhàn)包括成本超支、利益相關(guān)者沖突、需要糾正路線以及應(yīng)對不可預(yù)見的事件和沖擊。
了解項目的要求并繪制出詳細的細節(jié)可以幫助預(yù)防和計劃上述情況。執(zhí)行此操作的技術(shù)被稱為需求收集。
什么是項目管理中的需求收集？
也稱為需求啟發(fā)，需求收集需要從不同的利益相關(guān)者那里識別系統(tǒng)的需求。
該過程旨在發(fā)現(xiàn)和管理業(yè)務(wù)解決方案可能需要滿足的需求。在項目管理中，需求收集被用作評估項目的業(yè)務(wù)和技術(shù)需求的一種技術(shù)。這可以包括利益相關(guān)者映射和參與、檢查文檔相關(guān)要求、提出假設(shè)和技術(shù)需求以及監(jiān)控項目進度。
為什么需求收集很重要？
在我們繼續(xù)討論之前，讓我們首先探討一下為什么需求收集過程很重要。以下是需求收集對項目很重要的三個原因。
改善利益相關(guān)者管理
管理利益相關(guān)者對項目很重要。無論是客戶期望還是其他可能在影響項目中發(fā)揮重要作用的利益相關(guān)者。繪制和參與利益相關(guān)者，包括壓力團體和主管當(dāng)局，可以幫助避免項目后期出現(xiàn)問題。
許多項目成本超支的發(fā)生是由于環(huán)境活動家或工會成員等壓力團體因?qū)椖炕驑I(yè)務(wù)不滿意而提起訴訟而引發(fā)的法律糾紛。需求分析可以通過在項目規(guī)劃的初始階段映射和參與利益相關(guān)者來幫助避免此類麻煩。同樣，如果許多產(chǎn)品未能滿足用戶的期望或出現(xiàn)故障，它們可能在發(fā)布后不久就需要進行重大調(diào)整。
降低項目成本
當(dāng)所有利益相關(guān)者都參與進來時，可以減少由于未管理的需求而導(dǎo)致范圍蔓延或項目成本增加的可能性。需求收集可以通過識別不同的需求和避免項目早期的陷阱來幫助保持項目成本的可管理性。
確保項目成功
一個嚴酷的現(xiàn)實是每個項目經(jīng)理的噩夢，那就是項目失敗的可能性。為確保項目成功，收集和考慮項目需求并避免可能導(dǎo)致項目終止的陷阱至關(guān)重要。
您可以按照各種步驟進行需求分析。下面提到的列表是一個基本指南，可以幫助您簡化需求收集過程。
利益相關(guān)者映射
在收集需求的各個步驟中，第一步是確定利益相關(guān)者并讓他們參與進來。在此步驟中，必須確定項目的關(guān)鍵利益相關(guān)者，以確保收集和分析他們的意見以納入項目。
利益相關(guān)者參與
一旦確定了利益相關(guān)者，他們就需要參與收集他們的意見。有不同的方式可以做到這一點，包括演示、調(diào)查、問卷、用戶故事、頭腦風(fēng)暴會議，以及與可能代表利益相關(guān)者群體的個人會面。
記錄要求
項目需求需要以一種有用的方式記錄和組織。在編寫需求時，一個好的做法是將所有必要的信息按順序合并。這可以包括項目的標(biāo)題、目標(biāo)、定義項目范圍的聲明、利益相關(guān)者信息、時間表和里程碑、業(yè)務(wù)和技術(shù)要求。項目章程 PPT 模板可以為此提供幫助，以支持您的需求收集過程并將其傳達給利益相關(guān)者的受眾。
映射假設(shè)和要求
一旦記錄在案，就需要將假設(shè)和要求落實到位，以便進行徹底和現(xiàn)實的分析。這應(yīng)該包括理性地看待項目應(yīng)該包含的內(nèi)容、其局限性、需求、潛在風(fēng)險和風(fēng)險緩解方法。在此過程中，您還可以創(chuàng)建甘特圖模板并將時間表、里程碑和分配的角色映射到個人，以確保您有執(zhí)行項目的藍圖。
讓其他人審查并提供有關(guān)記錄的假設(shè)和要求的反饋也是很好的。這不僅可以包括項目團隊，還可以包括其他關(guān)鍵利益相關(guān)者。
有時，向利益相關(guān)者保證他們的意見將得到尊重并以盡可能好的方式納入，這有助于安撫他們并避免以后發(fā)生重大沖突。但是，您的項目很可能無法滿足所有利益相關(guān)者，尤其是外部利益相關(guān)者的要求和建議。
確保更好地管理利益相關(guān)者的方法之一是確保他們審查文件（如果可能的話）。例如，除了機密的公司文件外，項目范圍和執(zhí)行情況還可以與環(huán)境團體或員工工會等壓力團體共享，突出您將采取的步驟，以確保在項目期間滿足他們的要求和建議。
獲得所需的批準
項目需要各種正式和非正式的批準，有些是內(nèi)部的，有些是外部的。一個項目可能需要高級管理層、政府部門的批準，甚至是壓力團體的點頭，以確保他們參與其中，并且一旦項目開始就不會成為障礙。
監(jiān)控項目進度
監(jiān)控和評估項目對于確保一切順利進行是必要的。有不同的方法可以做到這一點，包括指導(dǎo)委員會和項目團隊會議、基線和中線分析，項目結(jié)束線也可能在項目結(jié)束時遵循，以及通過專門的監(jiān)控團隊對項目進行監(jiān)控和評估.
需求收集方法
可能沒有明確的需求收集技術(shù)列表。但是，有一些方法可能會幫助您規(guī)劃項目需求。您還可以使用不同的演示模板來簡化您的任務(wù)。例如，您可能需要為利益相關(guān)者參與創(chuàng)建演示文稿、與項目工程師討論、檢查項目進度或評估預(yù)算。以下部分中提到的建議 PowerPoint 模板可以幫助您執(zhí)行每種需求收集技術(shù)。
互動演示
在需求獲取期間，您很可能會遇到利益相關(guān)者。在交互式會話期間將多個利益相關(guān)者聚集在一起可能是一個好主意。在這樣的會議中，您可以展示您的想法并尋求利益相關(guān)者的參與，以收集他們的觀點并組織他們，以創(chuàng)建一個包含需求、風(fēng)險、想法和解決方案的連貫圖。
思維導(dǎo)圖
思維導(dǎo)圖是一種方法，通過該方法，可以通過文本、形狀、圖像和其他相關(guān)內(nèi)容圍繞中心思想集思廣益。您還可以使用思維導(dǎo)圖模板以 PowerPoint 演示文稿的形式執(zhí)行思維導(dǎo)圖會話。
采訪
一對一訪談是另一種收集需求的方法。在采訪利益相關(guān)者時，您還可以使用清單并提出簡短的問題。
問卷調(diào)查
問卷通常在需求收集過程中使用，尤其是從最終用戶那里獲得反饋。
最后的話
與其他項目管理技術(shù)一樣，需求收集是一種需要在每個步驟中仔細考慮的方法。在利益相關(guān)者參與期間依賴過多的假設(shè)、不切實際的期望和冷落利益相關(guān)者的觀點可能會導(dǎo)致項目出現(xiàn)問題，甚至可能危及項目的成功。即使似乎不可能安撫所有利益相關(guān)者，但達到利益相關(guān)者管理成為可能的程度也可能有助于避免重大沖突。同樣，了解利益相關(guān)者（例如最終用戶和項目團隊）的觀點和需求，可以幫助制定合理的目標(biāo)，并符合客戶的需求以及項目工程師在可用預(yù)算和可用資源下可以實際交付的目標(biāo)。
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