會議管理制度
1.0 目的
為規(guī)范XX集團（以下簡稱"公司"）會議管理，提高會議質量，提高會議效率，降低會議成本，特制定本制度。
2.0 范圍
本制度適用于公司總部各類會議的管理。
3.0 職責
3.1行政人事部：負責公司總部會議的統(tǒng)籌協(xié)調。
3.2監(jiān)察部：負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督。
4.0 會議管理制度
4.1會議分類
4.1.1會議分為以下四種：
4.1.1.1常務會：每月1日按時召開（如遇節(jié)假日，由行政人事部根據實際情況另行擬定召開日期，報總經理批準后執(zhí)行）。常務會主要對各部門、各分支機構上月發(fā)生的主要事件進行總結和分析，布置下月工作目標和闡述工作重點。常務會由總經理或其授權人主持，與會人員為公司董事會全體成員、公司總部總經辦全體成員、公司總部各部門和各分支機構正/副職管理者（外地單位的參會人員由會議主持人根據需要另行確定）。
4.1.1.2臨時性會議：臨時性會議根據業(yè)務的實際情況或重大問題，臨時組織召開。臨時會議主要解決即時面臨的一切臨時發(fā)生的重大問題。臨時性會議由業(yè)務涉及部門組織召開，與會人員范圍由組織者根據實際需要確定。
4.1.1.3全體員工大會：每年1至2月召開（根據工作實際確定），員工大會主要總結上一年度工作、部署本年度工作重點、表彰先進。全體員工大會由公司總經理主持，公司行政人事部負責統(tǒng)籌安排。與會人員為公司全體員工（因工作需要，必須留守值班的除外)。
4.1.1.4各分支機構周、月例會：各分支機構必須每周、每月分別組織召開一次例會（具體時間由其負責人確定），周、月例會主要針對本周、月的主要目標任務及業(yè)務活動說明溝通，處理臨時事件，追蹤工作進度，強調下周、月工作重點，促進和加強內部的配合與協(xié)作。分支機構例會由各公支機構負責人或其授權人主持，周例會與會人員為各分支機構科長級以上管理人員；月例會與會人員為各分支機構所有具管理性質的員工。分支機構的會議記錄，由分支機構綜合科或辦公室在會議召開后的第三天，將經會議主持人簽名審核的會議記錄上傳OA系統(tǒng)。4.2會議組織
4.2.1常務會、全體員工大會由公司行政人事部按本制度負責通知與會人員，及組織做好相關會務工作。行政人事部在發(fā)布會議通知時，應將會議的時間、地點、主題、相關與會人員及資料等交待詳盡。
4.2.2臨時性會議由業(yè)務涉及部門負責按4.2.1條的要求組織召開。
4.2.3各分支機構例會，由其綜合科或辦公室按本制度負責通知相關部門的與會人員，組織做好相關會務工作。在發(fā)布會議通知時，應將會議的時間、地點、主題、相關與會人員及資料等交待詳盡。
4.3會議安排
4.3.1正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內容組織召開。公司總部例會主要包括：常務會、全體員工大會等。
4.3.2各級別會議須服從公司行政人事部統(tǒng)一安排，應堅持小會服從整體的原則。
4.4會議準備
4.4.1會議主持人、召集部門和與會人員都應分別做好有關會議準備工作，準備要點包括：會議主持人及與會人員準備：提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案。組織、統(tǒng)籌部門準備：擬好會議議程、落實會場、備好座位、通知與會人員等。
4.5與會人員應遵守的規(guī)定
4.5.1應準時到會，并在《會議簽到表》上簽到（部門會議由部門負責人決定是否需要簽到）。
4.5.2會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題。
4.5.3遵循會議主持人對議程控制的要求。
4.5.4屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。
4.5.5為提高工作效率，保證工作部署的正常進行，同時體現對大多數人的尊重，例會及其它一些重要會議要求所有與會人員將手機調至振動檔；原則上不允許接聽電話，如確因緊急事情處理需接聽，須放輕腳步離開會場接聽。
4.3.6如遇其他臨時召開的緊急會議，與會人員除事先請假外(向會議主持人及組織者)必須準時參加，并認真做好會議記錄。
4.3.7他人發(fā)言時，要注意聆聽，不得在下面小聲討論或玩手機，防止語言、表情作出不禮貌表現。
4.3.8如有違反上述會議要求者，在當月工資中扣除50元/次。
4.6會議記錄、紀要與會議跟進4.6.1各類會議原則上應設專人負責記錄，會議記錄員的設置應遵守以下規(guī)定：
4.6.1.1總經理以上領導主持的會議原則由行政人事部指定專人負責記錄工作（會議主持人另有指定除外）
4.6.1.2其它會議記錄遵照"誰組織，誰記錄"的原則。如有必要，會議主持人可臨時指定記錄人。
4.6.2會議記錄人員應遵守以下規(guī)定：
4.6.2.1全程做好會議的原始記錄，根據需要整理會議紀要（必要時可進行會議錄音）。
4.6.2.2會議記錄應盡量采用實錄風格，確保原始記錄的準確性。
4.6.2.3對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明"議決"字樣，并整理會議紀要。
4.6.2.4會議紀要應于會議次日呈報會議主持人審核上傳OA。
4.6.3下列情況應整理會議紀要：
4.6.3.1須會后對會議精神貫徹落實和進行跟進的會議。
4.7.3.2其他主持人要求整理會議紀要的會議。
4.7其它
4.7.1會議紀要發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定，跨部門會議紀要須報行政人事部行政專員一份存檔備查。
4.7.2會議決議、決策事項須會后跟進落實的遵照"誰主管，誰跟進"的原則。并及時反饋跟進情況。會議主持人另有安排指定的，按主持人指定的執(zhí)行。
4.7.3總經理以上領導主持的會議，會后跟進工作原則上由監(jiān)察部負責落實（會議主持人另有指定的除外）。
4.7.4會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。
5.0 會議流程
5.1常務會：與會人員必須于當月最后一天上午10點以前會將《月工作計劃與總結表》上傳至OA。
5.2全體員工大會由行政人事部至少提前七天通知與會人員，并按相關要求做好會議的組織工作。
5.3常務會會議程序。
5.3.1行政人事部清點到會人數。
5.3.2會議主持人宣布會議開始。
5.3.3依次為各分支機構、行政人事部、營銷部、工程部、財務部、監(jiān)察部對照上月的工作計劃，對上月未完成工作及工作中的各種問題進行匯報。
5.5.4待各部門、分支機構負責人均發(fā)言完畢后，由分管領導、會議主持人分別對各部門的工作總結進行點評，并部署下月主要工作任務。
5.5.5與會人員進行橫向溝通和討論；原則上未在工作計劃和總結表的橫向溝通欄注明的事項，不得進行橫向溝通，會議主持人另有要求的除外。
5.5.6會議結束后，三天內將會議記錄上傳至OA系統(tǒng)。
6.0其它
6.1本制度最終解釋權歸公司行政人事部。
6.2本制度自2015年8月1日起試行二個月，試行結束后如無修訂版頒布，則自動形成正式版。
6.3自本制度試行之日起，公司與《會議制度》相關的原有管理條款自動失效。
版權聲明：本文內容由互聯(lián)網用戶自發(fā)貢獻，該文觀點僅代表作者本人。本站僅提供信息存儲空間服務，不擁有所有權，不承擔相關法律責任。如發(fā)現本站有涉嫌抄襲侵權/違法違規(guī)的內容， 請發(fā)送郵件至 舉報，一經查實，本站將立刻刪除。
