本文對電商后臺系統(tǒng)中的采購管理部分進(jìn)行了分析介紹，對每個步驟模塊進(jìn)行了說明，希望通過此文能夠加深你對采購管理的認(rèn)識。
了解什么是供應(yīng)鏈？
供應(yīng)鏈：“圍繞核心企業(yè)，通過對信息流，物流，資金流的控制，從采購原材料開始，制成中間產(chǎn)品及最終產(chǎn)品，最后由銷售網(wǎng)絡(luò)把產(chǎn)品送到消費者手中。它是將供應(yīng)商，制造商，分銷商，零售商，直到最終用戶連成一個整體的功能網(wǎng)鏈模式”。
了解采購處于供應(yīng)鏈的哪個環(huán)節(jié)？
電商的采購是由采購業(yè)務(wù)人員向供應(yīng)商發(fā)起商品的訂貨的流程,基于采購,才有后續(xù)關(guān)于供應(yīng)鏈入庫、退貨、銷售等等業(yè)務(wù),所以說采購是自營商品開始運營的源頭業(yè)務(wù)。
什么樣的電商企業(yè)需要采購業(yè)務(wù)？
現(xiàn)在基本主流電商企業(yè)像淘寶、拼多多，并不像傳統(tǒng)企業(yè)那樣自己生產(chǎn)產(chǎn)品，那平臺商品哪里來？一種是商家來平臺開店就是POP模式；另一種就是從供應(yīng)商那里采購到平臺自己的倉庫，貨權(quán)都是平臺自己的，就是自營模式；自營業(yè)務(wù)才有采購，相當(dāng)于負(fù)責(zé)了企業(yè)的第一利潤源泉（第一利潤源泉：原材料；第二利潤源泉：人力成本；第三利潤源泉：物流系統(tǒng)），其重要性不言而喻。
采購管理從大的方面我們可以分為：執(zhí)行層、策略層和戰(zhàn)略層。
- 采購管理執(zhí)行層，有些地方也稱為”小采購“，主要由采購員組成，職責(zé)包括下采購單、跟單、催單、結(jié)算等相關(guān)的執(zhí)行操作。
- 采購管理戰(zhàn)略層，也可以稱之為”大采購“，也就是對供應(yīng)商的管理，包括供應(yīng)商開發(fā)人員，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的尋找、簽約、合同管理、樣品領(lǐng)用等；質(zhì)量監(jiān)督人員，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的貨品質(zhì)量、價格、到貨準(zhǔn)時率、售后問題等相關(guān)的績效考核。
- 采購管理策略層，也就是通過數(shù)據(jù)來驅(qū)動智慧采購，包括銷量預(yù)測、采購建議、自動補貨等，主要幫助采購人員做決策，包括哪個商品什么時候需要采購，需要從哪個供應(yīng)商以什么樣的價格采購，需要采購多少數(shù)量等，以提高商品的現(xiàn)貨率和減少庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)，進(jìn)而提高效率、減少成本。
一、整體業(yè)務(wù)
完成一次采購其實就是從哪個供應(yīng)商以什么價格采購哪些商品采購多少。
所以包含了商品、價格、商家、庫存 4個要素：
- 商品管理
- 供應(yīng)商管理（自營合作模式包括：經(jīng)銷、代銷入倉、代銷不入倉）
- 價格系統(tǒng)
- 采購管理（經(jīng)銷和入倉合作模式的商家貨品是需要運到平臺倉庫；不入倉的不用，貨品在商家倉庫，只需要提交虛擬庫存到平臺）
- 庫存管理
不同的公司的架構(gòu)不同，本篇的采購流程主要是在采購管理系統(tǒng)完成，需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都來自商品系統(tǒng)、供應(yīng)商管理、價格系統(tǒng)。
接下來主要介紹是采購管理和庫存管理。
二、整體的流程
采購流程，從采購計劃到采退配報廢執(zhí)行，這是重點說下正向的流程：
- 采購部銷售目標(biāo)制定后，會制定對應(yīng)的采購計劃。采購部根據(jù)采購計劃下采購申請。
- 代銷不入倉的商家，走庫存提報的流程，加減虛擬庫存。
- 代銷入倉/經(jīng)銷商家，由采購部門向商家下采購申請單。
- 采購部門管理層需要審核采購申請單。
- 審批通過后，如果需要把貨鋪到多個倉庫，則需要根據(jù)單品在各大區(qū)倉庫的歷史銷量進(jìn)行采購分倉，生成多個采購單。
- 生成的采購單據(jù)流轉(zhuǎn)至供應(yīng)商門戶，由供應(yīng)商操作發(fā)貨，運輸方式可選擇是干線或者非干線。
- 若發(fā)貨方式為干線，由公司干線分配配送方式為干線還是集貨，直送直接送貨入庫。集貨先入集貨倉，然后再分倉入庫。
- 選擇為非干線，有物流公司或者快遞送貨入庫。
- 最后是貨到倉庫，倉庫人員操作入倉，平臺更新庫存數(shù)據(jù)。
三、原型
1. 創(chuàng)建采購申請單的界面
重點信息是確定供應(yīng)商、倉庫、商品、采購量和價格。
2. 采購申請單的列表頁面
管理和查詢單據(jù)。
3. 采購分倉
7大區(qū)域：按照全國地理位置劃分的7大區(qū)域，華北、華東、華南、華中、西南、東北、西北。
大區(qū)倉：每個區(qū)域下有對應(yīng)的倉庫，如果用戶訂單地址屬于該區(qū)域，倉庫會優(yōu)先發(fā)貨。
我們要計算的是全國7個大區(qū)倉，每個倉應(yīng)該分配多少采購量：
大區(qū)占比：是結(jié)合算法預(yù)測模型算出該單品在7個大區(qū)的銷量占比。
該倉單品分配采購量=（總采購量 單品在所有大區(qū)倉剩余庫存）*大區(qū)占比-該倉所在區(qū)域的單品的剩余庫存
舉個例子：喵哈哈鈣奶，采購量1500
4. 供應(yīng)商發(fā)貨界面
確認(rèn)采購單并且確認(rèn)發(fā)貨的數(shù)量和運輸信息。
采購管理系統(tǒng)層面是執(zhí)行層，更多通過流程整合、交互的優(yōu)化來幫助買手/供應(yīng)商效率。
5. 庫存管理
備貨：
采購是庫存的源頭，采購量是關(guān)鍵，關(guān)系到庫存管理（不能多采，否則會呆滯）、前端的銷售業(yè)務(wù)（不能少采，否則會缺貨），因此備貨計算在整個采購業(yè)務(wù)中非常重要。
采購量的確定常見一般2種方法：人工備貨（用戶根據(jù)自己的經(jīng)驗手動創(chuàng)建）和智能補貨（用數(shù)據(jù)驅(qū)動智慧采購）。
介紹下補貨模型：
提前期，即采購下單到商家運輸貨物到倉所需的時間。
安全庫存，即采購下單到商家運輸貨物到倉期間賣出去的庫存。當(dāng)可售庫存低于這個庫存的時候，必須要進(jìn)行補貨，否則就會斷貨。
日均銷售，預(yù)測商品未來的日均銷量。
補貨量=期望商品售賣的天數(shù)*日均銷售*大促系數(shù) 預(yù)計到貨期間消耗的庫存 -可發(fā)庫存-在途庫存
舉例：
期望銷售天數(shù)：58天
計算得出補貨量=58*69*1 29*69-529-0=5474
庫存管理，還有一部分是庫存健康管理，包括在途庫存、滯銷庫存、效期管理等，且聽下回分解。
本文由 @GoldenMeng 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。
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