會(huì)議管理如何助力組織增值提效？攸信全方位解析會(huì)議管理技巧，為組織會(huì)議管理提供了新的變革方向。
會(huì)議管理技巧一：如何科學(xué)管控會(huì)議室資源？精準(zhǔn)調(diào)配會(huì)議資源？
通過(guò)調(diào)查顯示，90%的企業(yè)會(huì)議室資源使用浪費(fèi)情況嚴(yán)重。浪費(fèi)情況主要體現(xiàn)在幾大維度：在時(shí)間維度上，大型企業(yè)具備充足的會(huì)議資源，但面向幾百上千人同時(shí)提出的會(huì)議需求，如何協(xié)調(diào)？怎么滿足組織內(nèi)部的“并發(fā)”需求？?jī)H依靠人工管理，實(shí)在是無(wú)法在同一時(shí)間匯總所有人的“會(huì)議需求”，因此在安排會(huì)議時(shí)間和會(huì)議室資源時(shí)，資源協(xié)調(diào)難度大，資源管控難以到位；在空間維度上，無(wú)論是通過(guò)人工管理還是借助單一系統(tǒng)管理，也很容易出現(xiàn)預(yù)約了會(huì)議室資源，卻難以面向突發(fā)情況靈活變通，如何去管理會(huì)議室資源？；在人員維度上，依靠專人專職負(fù)責(zé)會(huì)議室的管控、協(xié)調(diào)會(huì)議資源，給行政管理提出了更高的要求，不僅增加了人員的工作負(fù)荷，更是難以全方位管控好會(huì)議資源。
有了攸信AEES會(huì)議管理系統(tǒng)，即使是跨不同時(shí)區(qū)和地點(diǎn)，對(duì)員工和管理人員來(lái)說(shuō)，復(fù)雜的預(yù)訂也變得易于管理和查看，只需要通過(guò)電腦或手機(jī)幾秒內(nèi)搞定。會(huì)議室和人員狀態(tài)更是可實(shí)時(shí)更新，助力高效預(yù)定會(huì)議，外設(shè)看板進(jìn)行實(shí)時(shí)交互，智化會(huì)議全流程管理，呈現(xiàn)會(huì)議數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，實(shí)現(xiàn)全流程的數(shù)字化管控。
會(huì)議管理技巧二：會(huì)議創(chuàng)建前如何高效查詢會(huì)議室占用情況？
目前很多大中型企業(yè)均采用人工手動(dòng)方式管理各會(huì)議室的日常使用，分配和查詢各會(huì)議室的使用情況，效率低下，難以對(duì)各樓層的會(huì)議室空閑、預(yù)定情況、會(huì)議室各種資源狀態(tài)、后勤保障等都做到了如指掌。
攸信AEES會(huì)議管理系統(tǒng)，通過(guò)直觀友好的移動(dòng)端 web端雙端應(yīng)用，隨時(shí)隨地查找會(huì)議室占用情況，便于人員進(jìn)行會(huì)議的高效管理預(yù)訂，會(huì)議室鎖定與占用，并可通過(guò)面板清楚展現(xiàn)會(huì)議資源使用情況，，避免會(huì)議室沖突，實(shí)現(xiàn)會(huì)議資源的科學(xué)使用。
會(huì)議管理技巧三：參會(huì)人員如何全面管控？
沒(méi)有數(shù)字化管控的助力，會(huì)議管理流程中對(duì)于會(huì)議人員的管控通常使用人工登記的方式，既容易出現(xiàn)登記誤差也難以實(shí)現(xiàn)參會(huì)人員的身份認(rèn)證，更是難以對(duì)后續(xù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加統(tǒng)計(jì)分析，導(dǎo)致會(huì)議的效用在源頭上就受到了阻礙。
攸信AEES會(huì)議管理采用二維碼簽到方式，告別紙質(zhì)簽到表格，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)可追溯，無(wú)需等候可多人同時(shí)掃碼簽到，便于參會(huì)人員有效協(xié)作、配合流暢，省心、省時(shí)、省力。對(duì)參會(huì)人員二維碼簽到信息進(jìn)行后臺(tái)的統(tǒng)計(jì)查詢及數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，有效管控和記錄，對(duì)人員出席情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)可實(shí)時(shí)自動(dòng)生成，降低差錯(cuò)率，參會(huì)者出席情況系統(tǒng)可追溯。
會(huì)議管理技巧四：會(huì)后記錄如何追溯？
傳統(tǒng)會(huì)議紀(jì)要模式，由專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議要點(diǎn)，由于記錄者對(duì)于會(huì)議討論內(nèi)容以及相應(yīng)業(yè)務(wù)了解不清楚，容易造成會(huì)議重點(diǎn)遺漏以及相應(yīng)會(huì)議要點(diǎn)表意不清的情況，更是在同一時(shí)間難以兼顧多個(gè)維度的會(huì)議紀(jì)要展示內(nèi)容呈現(xiàn)。
攸信AEES會(huì)議管理集成集成任務(wù)和知識(shí)庫(kù)，鏈接會(huì)議紀(jì)要至企業(yè)知識(shí)庫(kù)，支持多人在線編輯，確保會(huì)議內(nèi)容全覆蓋，沉淀每一次會(huì)議成果至企業(yè)知識(shí)庫(kù)，便于后續(xù)會(huì)議任務(wù)的跟進(jìn)以及會(huì)議重點(diǎn)的記錄，釋放會(huì)議價(jià)值，為后續(xù)會(huì)議增值蓄能。
未來(lái)，攸信AEES會(huì)議管理將持續(xù)借助數(shù)字化平臺(tái)優(yōu)勢(shì)和技術(shù)力量，賦能更多企業(yè)，通過(guò)信息化手段固化企業(yè)會(huì)議的會(huì)議通知、會(huì)中匯報(bào)、會(huì)議決策等管理業(yè)務(wù)，通過(guò)與公文管理、會(huì)議室管理、任務(wù)管理等功能集成實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后及決策支持的全流程一體化管理，簡(jiǎn)化會(huì)議流程，智化會(huì)議環(huán)節(jié)，打造高效無(wú)紙化的會(huì)議管理模式。
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