合同管理是全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的。

全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，貫穿合同履行過程，直至合同履行完畢為止。

系統(tǒng)就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理，將合同管理視為公司經(jīng)營生產(chǎn)活動的核心。

動態(tài)就是注重履約全過程的變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充、中止或終止。

在實踐中，企業(yè)將合同管理的步驟形成一個具體的流程，以規(guī)范的程序?qū)⒑贤恳徊揭?guī)定詳細，這樣企業(yè)中即使對合同管理完全陌生的工作人員看到規(guī)范流程，也能很快將工作做到完善。

合同管理流程具體可以分為如下步驟：

1、合同的準備環(huán)節(jié)。

合同簽訂前的管理最重要的是弄清楚合同批準人的權(quán)限管理。根據(jù)合同金額大小、重要程度等因素，公司合同管理制度明確不同層次的領(lǐng)導可以作為批準人，但在合同上簽署必須經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，并在授權(quán)范圍內(nèi)訂立合同。訂立下列重大合同必須經(jīng)公司法定代表人批準，如涉外合同，資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、收購、租賃合同，擔保合同，公司兼并、分立、破產(chǎn)、清算合同，股份制改造、資產(chǎn)重組、投資合同等。在確定合同權(quán)限管理后，才能推動以后的具體工作。

與誰簽合同，簽約對方是否具備合法的身份資格、是否具備履行合同的相應能力和條件，這是選擇合同對方的基本要求。以分包工程為條件合作投標的，在協(xié)商投標合作事宜時，必須首先考察其施工能力及施工隊伍的來源問題，必須具備合法分包資格，否則必須改變合作方式或條件。中標后的工程分包必須堅持合格分包商評價制度，未經(jīng)評審認定合格，不得與其進行實質(zhì)性談判。物資設(shè)備供應方必須由項目部業(yè)務(wù)部門對其資信情況和社會背景進行考察，拿出初步考察意見，由項目部集體選定。

簽約準備環(huán)節(jié)是合同管理的源頭。選擇一個怎樣的合同對方，對合同的簽訂到履行終結(jié)的作用和影響至關(guān)重要，一旦違規(guī)降低標準或?qū)毠?jié)考慮不周，將會埋下許多隱患，給合同的執(zhí)行帶來一些不必要的麻煩甚至嚴重的后果。此外，業(yè)務(wù)主管人員、項目經(jīng)理還必須按照企業(yè)各級領(lǐng)導人廉潔自律的規(guī)定約束自己，不得安排或變相安排自己的親屬，或者有利害關(guān)系的人員和隊伍與本項目發(fā)生合同關(guān)系，以避免出現(xiàn)感情合同等問題而造成職工群眾不滿情緒和經(jīng)濟效益流失弊端。對于這一問題，企業(yè)不但要作為開展項目執(zhí)法效能監(jiān)察的一項內(nèi)容予以嚴格監(jiān)督執(zhí)行，企業(yè)成本、物資設(shè)備、人力資源和法律事務(wù)部門也都應做好書面記載，以備做日后可能的訴訟證據(jù)。

2、合同的談判環(huán)節(jié)。

認真嚴謹?shù)暮贤勁惺呛贤芾淼年P(guān)鍵一環(huán)。雙方的利益在這一環(huán)表現(xiàn)突出，雙方在盡量為自方爭取最大利益的同時又能順利簽訂合同形成博弈。談判時間也是合同管理流程中最長的時間。

在這個環(huán)節(jié)，要著重把握好以下幾種情況：一是分包合同談判，無論標的額多大，都必須報請企業(yè)成本管理部門安排人員參與研究合同條款，要結(jié)合對方的資信、人員狀況、談判的難易程度等具體情況和工程具體特點，因事、因人、靈活應用恰當?shù)牟呗源胧?；二?strong>物資設(shè)備采購合同必須按照企業(yè)現(xiàn)行的物資設(shè)備管理制度，由項目部物資設(shè)備管理領(lǐng)導小組成員共同參與，達到規(guī)定數(shù)額的還必須報請企業(yè)物資設(shè)備部門派員參與談判；三是勞務(wù)用工合同必須由項目部勞資、財務(wù)、計劃等人員參與談判；四是合同談判地點必須選擇在項目部辦公地，不得在賓館酒店等場所進行，以最大程度地減少不透明因素，消除可能出現(xiàn)的貓膩，從源頭上防范不必要的合同糾紛。

3、合同的訂立和審查環(huán)節(jié)。

合同雙方經(jīng)過談判就各項條款達成基本一致意見之后，就進入了合同訂立和審查環(huán)節(jié)。這也是合同簽訂和實施前的最后一道關(guān)口。

合同文本應盡可能選用由國家頒發(fā)的通用性合同文本，再根據(jù)擬建工程的特點和招標文件以及發(fā)包人、承包商雙方談判結(jié)果來起草。在文本起草工作中，工作人員應就雙方商定的全部條款、簽訂合同的各個環(huán)節(jié)，包括整個履約過程中可能出現(xiàn)的種種情況，都要進行充分的估計，并預先采取對策，以確保每一個履約行為都于己有利、占到先機，既要避免因采用一些自制的、籠統(tǒng)的、不規(guī)范的文本進行簽約，回避義務(wù)，避重就輕，向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)嫁風險，更要防止因為自家考慮不周，使合同文本出現(xiàn)漏洞和隨意性，而在履約過程中處處受制于對方的被動不利局面。合同文本初步形成后，應提交項目經(jīng)理辦公會審查，重大合同則必須由項目管理委員會集體審查，有條件的，要盡可能安排學過民商與經(jīng)濟法和勞動法規(guī)的專業(yè)人員或有法律工作經(jīng)驗的人員參加審查。文本通過審查后，報企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復審或備案。

因合同訂立是合同管理的基礎(chǔ)，程序要細致、嚴格。在所有合同中，工程合同最為復雜。下面以訂立工程合同為例。

（1）合同在訂立中具體可履行以下程序：

①重大合同招（投）標文件評審。

招（投）標文件評審實行會審制度。重大合同招（投）標文件評審采用會議方式，一般性合同招（投）標文件評審可采用主管部門主審、相關(guān)部門會審會簽方式。

②審查合同主體資格。

項目部應對合同當事人主體資格的合法性、合同標的符合經(jīng)營范圍、履約能力、履約信用等資格和資信情況進行審查和確認。如果通過書面審查尚不能確認對方主體資格合法和資信能力充足，審查人員可進行實地考察（包括到對方所在地、承建、參建項目所在地考察等），提出結(jié)論性考察意見。所有被審查的文件和審查報告均應列入合同檔案。

③招（投）標與合同談判。

項目部負責組織相關(guān)部門和人員進行項目招（投）標與合同洽談，重大合同應通知法律顧問參加。

（2）合同起草。

承辦人負責起草、修訂合同文本。重大合同文本、招（投）標文件起草，項目部應組織專門會議商討，并征求財務(wù)部門和法律意見。合同文本應盡量使用成熟的合同范本，無范本的合同應爭取以己方為主起草，合同中術(shù)語、特有詞匯、重要概念，應設(shè)?？罱忉尅：贤猩婕皵?shù)字、日期時，應當注明是否包含本數(shù)。對數(shù)量、質(zhì)量、履行期限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。分包合同價款一般采用一次性總價方式。如無條件采用一次性總價方式時，則采用固定單價方式。

（3）訂立合同的內(nèi)容要詳盡，一般應當具備以下主要條款：

①當事人名稱、法定地址、法定代表人姓名、職務(wù)；

②標的（指工程項目、貨物、勞務(wù)等）名稱、型號、規(guī)格等；

③數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測驗收標準和方式；

④價款或者酬金及付款時間、方式；

⑤履行的期限、地點和方式；

⑥違約責任；

⑦合同爭議的解決方式；

⑧合同訂立的時間、地點；

⑨根據(jù)法律、法規(guī)和合同性質(zhì)確定或者雙方當事人約定的其他必備條款；

⑩正副本份數(shù)和分配方式；

?合同生效的時間和條件；

?約定的聯(lián)系方式；

?附件名稱；

?簽約地點、日期；

?簽約各方開戶銀行及賬號；

?簽約各方合同專用章和法定代表人（負責人）或委托代理人簽章。

簽訂金額在100萬元及以上的合同以及有預付款的合同，或者經(jīng)資信審查認為有必要的，應要求對方提供履約擔保。擔保一般應采取銀行履約保函、保證金的方式，且金額應當不少于預付款的金額，對重大合同應同時提供預付款擔保和履約擔保，擔?？筛鶕?jù)合同履行進度情況分期釋放，特殊情況的擔保須由公司領(lǐng)導批準。

（4）合同審查會簽。

承辦人應將合同草本及與合同有關(guān)的證明材料和合同簽署單一并提交相關(guān)部門和人員按合同簽署單規(guī)定的順序?qū)彶闀?。承辦人送交的合同或招標文件如有參考范本，且該范本為國家有關(guān)部門頒發(fā)、監(jiān)制或公司示范文本，則應同時提交參考范本或參考范本號，并在合同中明顯標記出本次修改的地方或附送差異表。審查人一般應在2個工作日內(nèi)完成合同審查。

各級審查人重點審查以下事項：

①中標單位的確定是否符合公司規(guī)定和招標文件要求；

②確認合同風險是否得到充分評估；

③合同技術(shù)條款是否符合國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及規(guī)程、規(guī)范；

④合同價款是否控制在項目控制預算范圍之內(nèi)，價款結(jié)算方式是否明確，定額選用是否準確；

⑤確認合同變更及解除條款、違約責任承擔條款、索賠及爭議解決條款完備并具有可操作性；

⑥復核標的數(shù)量、合同價款、金額等標示準確、規(guī)范、計算方式正確；

⑦確認付款金額符合合同條件且符合項目資金流量整體計劃。

合同承辦人根據(jù)各級審查意見修改合同并在《合同簽署單》上說明修改情況。如合同承辦人不同意改，應向?qū)彶槿朔答佉庖?；如達不成共識，則按公司合同管理辦法規(guī)定的權(quán)限提請合同批準人裁決。

4、合同簽署蓋章。

合同經(jīng)審查會簽并修改完畢，合同承辦人持經(jīng)過法定代表人或委托代理人簽署的合同文本、合同簽署單以及法定代表人授權(quán)委托書，向印章管理部門和印章管理專責人申請加蓋公司合同專用章。合同承辦人持簽署完備的合同正本會同財務(wù)人員貼制印花稅稅花，并在合同簽訂之日后3個工作日內(nèi)將合同副本送交相關(guān)部門履行，合同正本由承辦人按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定定期歸檔。合同文本經(jīng)企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復審后，方可按企業(yè)授權(quán)由相關(guān)人員簽署。

5、合同的履行環(huán)節(jié)。

這是一個周期較長而且復雜的環(huán)節(jié)，不可預見的情況多，最容易出現(xiàn)各種各樣的問題，是合同管理至關(guān)重要的控制環(huán)節(jié)。

要做好這一環(huán)節(jié)的工作，必須要做到：

第一是要教育項目全員明確項目管理的根本任務(wù)是全面、嚴謹、高效地履行該工程項目的所有合同、協(xié)議，而不是施工生產(chǎn)。要讓大家明白施工生產(chǎn)是基于合同協(xié)議、圍繞實現(xiàn)合同協(xié)議約定、最后又終結(jié)于合同協(xié)議的一個工作過程，其根本目的是為了通過一系列合同行為，取得經(jīng)濟利益，扭轉(zhuǎn)把項目管理的重點僅放在如何組織好施工生產(chǎn)上的本末倒置思想，以最大程度地減少因履約意識不強而造成的施工生產(chǎn)轟轟烈烈、經(jīng)濟效益卻捉襟見肘的偏差。

第二是項目部要定期組織召開會議，綜合評價分析各項合同的履行情況，圍繞高效履行合同義務(wù)、行使合同權(quán)利來組織施工生產(chǎn)，不斷改善和提高履約水平。

第三是項目管理人員必須要牢固樹立有利于企業(yè)的證據(jù)意識，認真清除一怕麻煩、圖省事、想輕松，二怕寫不好、留隱患、擔責任，三怕堵死個人某種特殊操作的后路等不正確、不合適甚至不道德的思想意識；在合同履行中，必須要克服“君子動口不動手”和隨意表態(tài)的不良習慣，所有的管理措施、行政指令、情況通報、獎罰實施、作業(yè)交底、技術(shù)控制、經(jīng)濟核算以及各類通知等，都要采用書面形式，遇到特殊情況當時來不及做出書面形式的，一定要及時補上。發(fā)給合同對方的書面文件材料，一定要取得對方人員的書面同意并妥善保存。

第四是堅持所有履約行為的集體決策、集體監(jiān)督。個別特殊情況確實必須由某個人當即做出決定的，決定者事后要及時向有關(guān)人員和組織報告這一決定及其實施情況，如決定的實施有隱患，應及時采取補救措施予以消除。所有履約行為必須保持恰當?shù)耐该鞫?，要圍繞確保公正履行合同，堅決實施項目公開，既不能所有的項目向所有人公開，也決不能所有的項目向所有人不公開，要按照職責權(quán)限的層級范圍實施必要公開。這是防止履約行為中管理黑洞的根本措施和要求。

在實際履行合同中，項目部主要負責組織合同的履行，監(jiān)督合同履行的全過程，并督促當事人按照約定全面、適當、實際履行合同。合同生效前不得實際履行合同，特殊情況在合同生效前確需履行時，項目部應進行風險分析并經(jīng)合同簽署人批準。承辦人負責履行合同約定的通知義務(wù)，包括提示有關(guān)部門、單位按合同約定的日期、期間履行合同義務(wù)或主張權(quán)利；負責匯報、請示、協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題、爭議；依據(jù)合同規(guī)定向業(yè)主收取合同款，付款必須填寫付款申請單，并按規(guī)定逐級審批。合同的變更或者解除由原合同承辦部門負責承辦，程序執(zhí)行合同訂立程序。項目部應每月對合同履行情況進行一次檢查，在公司月度生產(chǎn)管理調(diào)度會上匯報合同履行情況。

6、合同的補充與變更環(huán)節(jié)。

在合同的履行環(huán)節(jié)，不可避免地會遇到一些新情況、新問題，或者起初被遺漏的事項被發(fā)現(xiàn)，或者原來約定的事項發(fā)生變化，這些都需要協(xié)議雙方及時通過協(xié)商達成補充協(xié)議或者變更協(xié)議，必要時也可以會談紀要的方式經(jīng)雙方共同簽認。對于合同工程變更，工程管理部重點從承約方所提出的變更申請的工程現(xiàn)場情況與技術(shù)方面，提出會審意見。預算成本管理部對變更金額進行審定，合同管理部從合同條款角度，同時考慮同類合同變更情況的處理，最終提出合同變更處理意見。這些補充協(xié)議、會談紀要及處理意見等，都應被視為合同文本的補充，必須與正式合同文本一樣管理、一樣履行。

7、合同的結(jié)算與支付環(huán)節(jié)。

項目上的任何合同行為都是企業(yè)的經(jīng)濟行為，其履行過程中的核算、階段性結(jié)算和最終結(jié)算，是項目經(jīng)濟活動的最后一個關(guān)口，直接決定著企業(yè)的經(jīng)濟效益。企業(yè)一般都對此有具體、明確、嚴格的規(guī)定，項目部財務(wù)部門必須按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定辦理，審核及簽批手續(xù)不完備者不得付款。項目主管會計必須明確自己對此所負的監(jiān)督責任，嚴格把好支付關(guān)。如果有人企圖強行支付，或者化整為零由出納變通支付，項目主管會計必須在第一時間向企業(yè)總會計師報告，必要時直接向企業(yè)行政主管領(lǐng)導報告，努力堵住一切漏洞。對明知手續(xù)不完備且面臨違規(guī)支付而不報告的，企業(yè)要視情節(jié)對主管會計進行處罰，同時對項目經(jīng)理予以從重處罰。

因工程合同經(jīng)常牽扯拖欠工程款或賠償事項，在合同預算和結(jié)算期間，一定合同索賠管理。工程索賠一般分為工期索賠和費用索賠，有業(yè)主與總承包商之間的索賠，也有總承包商與分包商之間的索賠。無論哪一方希望提出索賠，其索賠請求均應在合同約定的時間內(nèi)、以合同約定的形式提出并提交索賠相關(guān)文件，索賠相關(guān)文件一般包括索賠通知書、索賠文件。其中索賠通知書是指在合同約定的時間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的表明己方要求工期或費用索賠意向的通知；索賠文件則是在索賠通知書發(fā)出之后，在合同約定的時間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的完整詳細的索賠材料，一般應包括以下主要內(nèi)容：①索賠信：一封致對方或其代表的信函，信函中應說明索賠事件發(fā)生的原因，列舉索賠理由，提出合同索賠金額與工期及附加說明。②索賠報告：列舉索賠的核心內(nèi)容，詳細說明合同索賠的事實和理由，說明索賠的合理合法性，簡要列出損失計算和要求賠償或補償?shù)慕痤~和工期等。③索賠金額和索賠工期的詳細計算書與證據(jù)，根據(jù)合同約定的方法計算索賠金額和索賠工期。

在總承包項目中，項目經(jīng)理是工程索賠的第一責任人；項目控制部是工程索賠的執(zhí)行部門，在項目經(jīng)理領(lǐng)導下負責監(jiān)督合同履行情況，及時確認工程索賠事項并向項目經(jīng)理匯報，指導其他部門搜集和匯總工程索賠的證據(jù)，按照合同約定的時間發(fā)出工程索賠通知和索賠文件，接受并處理對方發(fā)出的索賠意向、通知和索賠文件，參與各項工程索賠談判，辦理工程索賠的其他具體事項；項目施工部、財務(wù)部、安全質(zhì)量部、物資部、設(shè)計部、信息綜合部是工程索賠的協(xié)助執(zhí)行部門，重點是協(xié)助控制部搜集工程索賠證據(jù)，參與與本部門有關(guān)的工程索賠談判。

8、合同關(guān)系確立環(huán)節(jié)。

合同沒有正式簽訂生效，就意味著雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系尚未確立，不得準許對方在施工現(xiàn)場進行合同范圍內(nèi)的任何工作。但是在實踐中，一些項目領(lǐng)導和部門負責人為了圖省事、講義氣、攀交情、謀私利，還仍然采用口頭委托等方式下達任務(wù)，待工程完工后再按實際發(fā)生費用補簽合同，這樣的合同不但根本起不到任何約束作用，還給外界留下了項目管理不規(guī)范的不良印象，既容易造就腐敗的溫床，給不法分子可乘之機，也會使企業(yè)蒙受程度不同的經(jīng)濟損失。更有甚者，有的當事人為了獲取不正當利益，在簽訂合同時，往往就同一項目再簽訂一份或者多份與合同價款等實質(zhì)性內(nèi)容不一致的合同，這就是我們通常所說的“陰陽合同”。待工程實施起來，一旦涉及到經(jīng)濟利益，雙方必然會導致工程糾紛的發(fā)生。

9、合同爭議的處理。

無論是因索賠引發(fā)的爭議，還是合同執(zhí)行過程中其他因素引發(fā)的合同爭議，各方均應首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達成一致時，應依合同訂立程序訂立書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達成協(xié)議時，可依合同約定進行仲裁或訴訟。當合同發(fā)生重大爭議時，項目部應將爭議事項及時以書面形式通知公司控制部、法律顧問和財務(wù)部門，同時應迅速收集有關(guān)證據(jù)，會同以上部門及時提出爭議處理方案，并向公司分管領(lǐng)導報告。在方案批準之前，按照合同規(guī)定應按期給予回復的文件，項目部應組織予以答復，重大事項的回復須經(jīng)公司分管領(lǐng)導事先審查。

企業(yè)作為社會經(jīng)濟生產(chǎn)單位，其所有的契約行為都是嚴肅的法律行為，因這種法律行為產(chǎn)生的所有法律風險最終都會造成經(jīng)濟風險。因此，要做好合同管理，除了要強化制度約束和過程監(jiān)控，最好規(guī)范做好以上九個環(huán)節(jié)。