采購(gòu)管理、合同管理專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)方案及實(shí)施

原創(chuàng)：李玲玲 內(nèi)審之友 2020-12-04

審計(jì)方案

一現(xiàn)狀及背景

1.集團(tuán)產(chǎn)業(yè)多元且關(guān)聯(lián)性弱，集團(tuán)及子公司2020年預(yù)算總成本約**萬(wàn)元，其中絕大部分支出都可以歸類(lèi)為采購(gòu)支出，現(xiàn)階段采購(gòu)管理多為操作性采購(gòu)，在集團(tuán)及子公司層面均未有效執(zhí)行采購(gòu)管理制度、采購(gòu)管理程序不規(guī)范，為了徹底梳理集團(tuán)及各子公司采購(gòu)管理現(xiàn)狀，識(shí)別管控弱點(diǎn)和漏洞，以逐步規(guī)范采購(gòu)管理，切實(shí)有效降低采購(gòu)成本，杜絕腐敗和舞弊事件的發(fā)生，特開(kāi)展集團(tuán)的采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)。

2.集團(tuán)及子公司對(duì)外行為的載體為合同，合同管理涉及眾多環(huán)節(jié)，涉及諸多風(fēng)險(xiǎn)，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、授權(quán)管理風(fēng)險(xiǎn)、資金支付風(fēng)險(xiǎn)等，因此識(shí)別合同管理主要風(fēng)險(xiǎn)，明確合同管理的關(guān)鍵控制，對(duì)集團(tuán)發(fā)展而言也是必要的。

3.采購(gòu)和合同管理的好壞，與成本控制和資金計(jì)劃的準(zhǔn)確性密切相關(guān)，采購(gòu)管理和合同管理密不可分。

基于以上，風(fēng)控管理中心審計(jì)部擬在集團(tuán)范圍內(nèi)同時(shí)開(kāi)展采購(gòu)管理和合同管理專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，審計(jì)工作統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施。

二審計(jì)目的

1.梳理采購(gòu)管理現(xiàn)狀、架構(gòu)、權(quán)責(zé)分配；

2.梳理合同管理現(xiàn)狀、架構(gòu)、權(quán)責(zé)分配；

3.識(shí)別采購(gòu)管理、合同管理所涉及的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理；

4.識(shí)別管控弱點(diǎn)及漏洞；

5.通過(guò)審計(jì)及整改，規(guī)范管理、防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本、減少腐敗。

三輸出成果

1.各公司審計(jì)小結(jié)（采購(gòu)管理、合同管理）；

2.各公司采購(gòu)、合同管理權(quán)限指引表（現(xiàn)狀及需改進(jìn)之處,附表）；

3.專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告（集團(tuán)整體層面）；

4.整改通知書(shū)；

5.整改方案（被審計(jì)單位提供，時(shí)間要求見(jiàn)“八、實(shí)施步驟”）。

四審計(jì)推動(dòng)

1.管理制度的建立；

2.供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)的建立；

3.實(shí)現(xiàn)歸口管理、流程優(yōu)化（包括審批流及表單）；

4.明確采購(gòu)分類(lèi)、規(guī)范采購(gòu)方式；

5.明確合同類(lèi)型、出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)文本；

6.權(quán)限分配的優(yōu)化、效率的提高；

7.明確與采購(gòu)、合同有關(guān)投訴、舉報(bào)事項(xiàng)受理機(jī)制；

8.促進(jìn)集團(tuán)與子公司風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)的建立與更新；

9.采購(gòu)、合同信息化管理（視公司發(fā)展需要）。

具體實(shí)施方案

五審計(jì)對(duì)象及范圍

1.公司1、公司2、公司3、公司4、公司5、集團(tuán)相關(guān)部門(mén)；

2.2019年度采購(gòu)事項(xiàng)、2019年度簽訂的合同。

六審計(jì)期間

2019年度，可根據(jù)情況適當(dāng)向前追溯、向后延伸。

七審計(jì)方式

除公司5采用報(bào)送審計(jì)方式以外，其余公司就地審計(jì)。

八實(shí)施步驟

準(zhǔn)備階段

1.了解各公司財(cái)務(wù)狀況（包括財(cái)務(wù)系統(tǒng)采集各公司科目余額表等）；

2.結(jié)合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，鎖定重點(diǎn)業(yè)務(wù)發(fā)生區(qū)域，確定審計(jì)樣本及數(shù)量抽取原則（同時(shí)結(jié)合合同臺(tái)賬）；

3.對(duì)近年來(lái)舉報(bào)事項(xiàng)、審計(jì)事項(xiàng)涉及采購(gòu)、合同管理部分信息收集、內(nèi)部分析；

4.審計(jì)通知擬定及送達(dá)。

資料收集階段

1.各公司采購(gòu)制度、合同管理制度；

2.各公司2019年度預(yù)算及經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；

3.各公司采購(gòu)、合同管理的管理架構(gòu)、權(quán)責(zé)分配，及與采購(gòu)、合同付款對(duì)應(yīng)的權(quán)責(zé)體系；

4.了解采購(gòu)業(yè)務(wù)流程、采購(gòu)審批流程、簽訂合同權(quán)限；

5.采購(gòu)招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)資料等過(guò)程管理資料；

6.采購(gòu)合同、協(xié)議及臺(tái)賬（包含于第11項(xiàng)）；

7.供應(yīng)商管理臺(tái)賬；

8.存貨、耗材、物資等盤(pán)點(diǎn)資料；

9.債權(quán)債務(wù)余額明細(xì)；

10.采購(gòu)管理、合同管理各環(huán)節(jié)涉及的表單及文件資料（包括采購(gòu)審批資料、市場(chǎng)詢(xún)價(jià)資料、采購(gòu)驗(yàn)收資料）；

11.2019年合同臺(tái)賬、用印登記、合同文本或復(fù)印件；

12.會(huì)議審批的采購(gòu)事項(xiàng)、合同事項(xiàng)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要；

13.合同準(zhǔn)備階段、簽署階段、履行階段、歸檔階段相關(guān)資料；

14.財(cái)務(wù)明細(xì)賬、會(huì)計(jì)憑證（可根據(jù)實(shí)際情況抽看）；

15.其他根據(jù)實(shí)際管理情況需要查看的資料。

實(shí)施階段

1.開(kāi)展順序

（1）國(guó)內(nèi)公司先行開(kāi)展，按照*、*的順序；

（2）海外公司按照*、*、*的順序依次開(kāi)展。

2.審計(jì)組成員

（1）審計(jì)組組長(zhǎng)：總裁（代管）

（2）現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)負(fù)責(zé)人：部門(mén)經(jīng)理

（3）審計(jì)組成員：部門(mén)成員

3.實(shí)施計(jì)劃及進(jìn)度安排

（1）公司1：*月*日-*月*日，共*個(gè)工作日；

（2）公司2：*月*日-*月*日，共*個(gè)工作日；

（3）公司3：*月*日-*月*日，共*個(gè)工作日；

（4）公司4：*月*日-*月*日，共*個(gè)工作日；

（5）公司5：*月*日-*月*日，共*個(gè)工作日。

4.關(guān)注重點(diǎn)、樣本及數(shù)量抽取原則

（1）采購(gòu)管理

1）梳理采購(gòu)類(lèi)型、采購(gòu)方式、全年采購(gòu)金額、所占比例（整體分析）；

2）宏觀了解被審計(jì)單位行業(yè)地位、規(guī)模、是否具備議價(jià)權(quán)，采購(gòu)價(jià)格是否處于合理區(qū)間；

3）梳理供應(yīng)商清單，宏觀了解供應(yīng)商的情況，行業(yè)地位，客戶(hù)份額等；

4）根據(jù)各類(lèi)型占比情況，確定樣本數(shù)量，抽取對(duì)應(yīng)合同，付款記錄；

5）小額、頻率高的可集中一個(gè)月的數(shù)據(jù)，驗(yàn)證普遍規(guī)律，其余月份抽查，關(guān)注無(wú)合同/協(xié)議采購(gòu)情況（后期出臺(tái)采購(gòu)管理制度的一個(gè)參考）；

6）常規(guī)管理和特殊管理都要兼顧，目的是驗(yàn)證內(nèi)控設(shè)計(jì)的健全性、有效性（日常采購(gòu)、應(yīng)急采購(gòu)）；

7）關(guān)注環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商選擇與合同簽訂環(huán)節(jié)、合同執(zhí)行環(huán)節(jié)、貨物驗(yàn)收與付款環(huán)節(jié)（涉及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、審計(jì)程序具體溝通）；

8）采購(gòu)合同管理參照下面合同管理執(zhí)行。

（2）合同管理

1）梳理合同類(lèi)型、金額、所占比例（宏觀分析）；

2）查看各類(lèi)型、各項(xiàng)采購(gòu)合同文本一致性、審核過(guò)程；

3）合同簽署的權(quán)限、關(guān)注授權(quán)管理情況（法律風(fēng)險(xiǎn)）；

4）合同履行過(guò)程，是否有跟進(jìn)，對(duì)于變更、轉(zhuǎn)讓、終止、解除等流程是否設(shè)計(jì)有效（與資金預(yù)算的準(zhǔn)確性相關(guān)度很大）；

5）合同執(zhí)行情況的評(píng)價(jià)與檢查。

5.編寫(xiě)底稿

根據(jù)底稿模板及附件要求進(jìn)行底稿編寫(xiě)。

6.審計(jì)小結(jié)

每家公司審計(jì)實(shí)施階段完成后，形成審計(jì)小結(jié)（包含在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)）。

7.審計(jì)溝通

審計(jì)小結(jié)完成后，送達(dá)被審計(jì)單位，并與管理層進(jìn)行溝通。

8.編寫(xiě)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告

所有審計(jì)任務(wù)實(shí)施完成后，5個(gè)工作日內(nèi)出具2份專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告。

9.發(fā)送整改通知

審計(jì)報(bào)告審批通過(guò)后，5個(gè)工作日內(nèi)向存在問(wèn)題的單位發(fā)送整改通知書(shū)。

10.收集整改方案

整改通知發(fā)送后，被審計(jì)單位5個(gè)工作日內(nèi)提供整改方案，審計(jì)人員視情況進(jìn)行跟蹤整改落實(shí)情況。

九資源配置

1.必要的查詢(xún)、查閱、問(wèn)詢(xún)權(quán)限；

2.財(cái)務(wù)系統(tǒng)或相關(guān)管理系統(tǒng)登錄權(quán)限、需要的數(shù)據(jù)導(dǎo)出權(quán)限；

3.辦公設(shè)備。

十需要的支持

1.被審計(jì)單位需指定專(zhuān)人配合，并對(duì)資料提供速度、質(zhì)量作出承諾；

2.被審計(jì)單位提供必要的審計(jì)人員辦公場(chǎng)所；

3.被審計(jì)單位人員應(yīng)配合審計(jì)訪談、調(diào)閱相關(guān)資料；

4.必要時(shí)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門(mén)提供支持；

5.希望審計(jì)通知集團(tuán)內(nèi)統(tǒng)一發(fā)布，以公告形式，引起重視，同時(shí)海外公司可提前梳理、準(zhǔn)備資料，便于加快后續(xù)審計(jì)進(jìn)度。