——?dú)g迎大家來到“辦公沙龍”?。。?/span>

1．安排貴賓室才體面

工作一年多之后，領(lǐng)導(dǎo)第一次讓我獨(dú)立籌辦一個(gè)會(huì)議，會(huì)議開始前，領(lǐng)導(dǎo)問我，我，都安排好了吧？都沒問題了吧？我自信心爆棚，拍著胸脯保證，一切就緒，您放心吧。

會(huì)議開始的時(shí)間快到了，有幾個(gè)客人已經(jīng)提前來到會(huì)議室門口，我滿臉笑容地迎上去，想把客人往會(huì)議室引導(dǎo)。這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)卻高聲對(duì)我說：把客人帶到貴賓室先休息一下！我頓時(shí)傻掉，貴賓室根本就沒有準(zhǔn)備！

于是我火急火燎地去找服務(wù)員把貴賓室的門打開并沏上茶水，仔細(xì)琢磨，心里愈發(fā)忐忑不安：自己太自信，考慮得還是不夠周全，要真是按照以前的計(jì)劃，不設(shè)貴賓室，直接把客人引到空無一人的會(huì)議室坐下可不就尷尬了！

在會(huì)議服務(wù)時(shí)，我們大多把注意力放在會(huì)場(chǎng)這一“主戰(zhàn)場(chǎng)”上，對(duì)貴賓室則往往不太花心思。其實(shí)，在召開較高級(jí)別的會(huì)議時(shí)，貴賓室作用很大，一般應(yīng)當(dāng)在會(huì)場(chǎng)旁邊安排貴賓室，并安排專門的服務(wù)員，備鮮花、茶水等，供來賓和我方領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議前后進(jìn)行短暫休息和交流。貴賓室一般用于三種場(chǎng)景，我剛才提到的事例就是第一種：

會(huì)議雙方或多方抵達(dá)會(huì)場(chǎng)的時(shí)間不同，主會(huì)場(chǎng)還比較空曠時(shí)。這時(shí)不宜直接把賓客安排到會(huì)場(chǎng)，你想想，孤零零的一個(gè)人或者幾個(gè)人坐在偌大的會(huì)場(chǎng)，是不是只能左顧右盼、看看手機(jī)之類，十分孤獨(dú)寂寞冷，不如把客人引到貴賓室，奉上一杯熱茶，陪客人坐會(huì)兒，介紹下本單位的情況或者活動(dòng)信息，顯得更加尊重和妥帖。

第二種情況就是舉辦大型活動(dòng)，參加人數(shù)眾多，正式開始時(shí)間還沒到，主會(huì)場(chǎng)就已經(jīng)人聲鼎沸，鬧鬧哄哄，這時(shí)如果讓嘉賓提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，一方面不利于嘉賓休息交流；另一方面也有可能造成會(huì)場(chǎng)騷動(dòng)，先把嘉賓帶到貴賓室休息，會(huì)議開始前再請(qǐng)嘉賓到主會(huì)場(chǎng)入座就更合適。

第三種場(chǎng)景則是會(huì)議活動(dòng)正式開始前，我方領(lǐng)導(dǎo)小范圍會(huì)見與會(huì)嘉賓，以示重視，盡地主之誼。這時(shí)雙方應(yīng)該有一個(gè)安靜私密的會(huì)談環(huán)境，說點(diǎn)悄悄話，主會(huì)場(chǎng)顯然不是個(gè)好地方，貴賓室就又有了用武之地。

2．不要在現(xiàn)場(chǎng)當(dāng)甩手掌柜

現(xiàn)在會(huì)議服務(wù)專業(yè)化程度越來越高，分工越來越細(xì)。中大型會(huì)議一般都有數(shù)量不少的專業(yè)服務(wù)人員，比如音響設(shè)備有專業(yè)的音響師調(diào)試維護(hù)，引導(dǎo)入位有專門的禮儀人員，端茶倒水有專門的服務(wù)員。

有了這些專業(yè)人員襄助，辦公室工作人員在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)似乎就只用做些統(tǒng)籌和管理的工作，吆喝吆喝就行，大部分時(shí)間都無所事事了，反正音響有人調(diào)，嘉賓有人領(lǐng)，茶水有人倒。

我在這里要奉勸各位同人一句，甩手掌柜千萬當(dāng)不得。

管理好現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員，督促他們做好相關(guān)工作固然重要，擺正位置、俯下身子，在會(huì)場(chǎng)時(shí)把自己放在普通服務(wù)人員的位置上，親手去做、親自去試也很重要。

過去有一句流傳甚廣的俚語，叫“領(lǐng)導(dǎo)沒來我先來，看看誰坐主席臺(tái)；領(lǐng)導(dǎo)沒講我先講，拍拍話筒響不響”，雖然有戲謔的意味，但也不無道理。

剛參加工作不久，領(lǐng)導(dǎo)讓我安排一場(chǎng)電視電話會(huì)議。這不是什么難事，我在電話里對(duì)服務(wù)人員的有關(guān)工作進(jìn)行簡(jiǎn)單安排后即趕赴會(huì)場(chǎng)。會(huì)議進(jìn)行得十分順利，現(xiàn)場(chǎng)大屏幕同步播放的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話圖像非常清晰，效果十分理想。一切似乎都在按著自己預(yù)先設(shè)想的流程有條不紊地進(jìn)行。

但讓我萬萬沒想到的是，會(huì)議結(jié)束后領(lǐng)導(dǎo)沒有像往常一樣直接離開，而是讓參會(huì)代表留下來，臨時(shí)開了一個(gè)討論會(huì)。此時(shí)大屏幕上正在播放著其他會(huì)場(chǎng)的散會(huì)離場(chǎng)畫面，一位領(lǐng)導(dǎo)吩咐我趕緊關(guān)掉電視畫面，我先是愣了一下，突然意識(shí)到自己竟然不會(huì)操作，趕快跑到設(shè)備室請(qǐng)工作人員過來幫忙。

請(qǐng)來工作人員關(guān)掉設(shè)備來去雖不到兩分鐘，卻也讓臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)們“熬”過了一段尷尬的等待時(shí)間。這就是關(guān)鍵時(shí)刻因?qū)夹g(shù)人員過度依賴而使自己工作陷入被動(dòng)。

會(huì)場(chǎng)有音響調(diào)試人員，你也別站著，去拍拍話筒，試試音量，確保不出紕漏；

門口有迎賓員，你也別坐著，笑臉迎上去，打個(gè)招呼問聲好，畢竟迎賓員肯定叫不出嘉賓的名字；

場(chǎng)子里有服務(wù)員倒水，你也注意盯著看著，看看有沒有嘉賓水沒及時(shí)加，有沒有嘉賓不喝茶只喝水，給服務(wù)員打個(gè)招呼，讓他們過來照看。

有事沒事在會(huì)場(chǎng)各處轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，看看坐簽順序?qū)Σ粚?duì)，看看桌上擺的材料全不全，看看各個(gè)小組的工作人員有沒有到位，總之，別閑著，甩手掌柜在會(huì)場(chǎng)上當(dāng)不得。

3．考慮好出入和停車問題

現(xiàn)在開會(huì)不同往時(shí)，“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了，一般都會(huì)開車赴會(huì)，有時(shí)甚至一個(gè)單位就開來好幾輛車。尤其是大會(huì)，會(huì)場(chǎng)一下子涌進(jìn)來好幾百輛車也不稀奇，這樣的會(huì)不提前研究準(zhǔn)備停車問題那肯定是一場(chǎng)災(zāi)難。

開大會(huì)前，就要提前估算會(huì)場(chǎng)可能要應(yīng)對(duì)的機(jī)動(dòng)車流量，如果會(huì)場(chǎng)完全不具備停車條件，那就提前通知到參會(huì)單位，會(huì)場(chǎng)無法停車，請(qǐng)他們乘坐公共交通工具；

如果會(huì)場(chǎng)停不下，但不遠(yuǎn)的地方有空地，那就把空地劃為停車區(qū)域，安排好停車場(chǎng)和會(huì)場(chǎng)之間的擺渡車；

如果會(huì)場(chǎng)場(chǎng)子大，停車條件不錯(cuò)，那就請(qǐng)保衛(wèi)部門安排人手，規(guī)劃好車位，確保停車秩序。

至于如何管理好出入會(huì)場(chǎng)的車輛，一般有三種方式：

一是提前請(qǐng)各單位報(bào)車號(hào)，這種方式適用于小型的會(huì)議，最好不超過10輛車，否則保衛(wèi)部門辨識(shí)起來就有困難。

二是請(qǐng)參會(huì)單位自己打印車證擺放在車窗前，比如8月22日開會(huì)就打印“8.22”，或者開什么會(huì)就打印會(huì)議名稱，這種方式比較省事，只要在會(huì)議通知里說明即可，適用于參會(huì)車輛多，停車場(chǎng)也夠用的情形。

三是隨著會(huì)議通知寄發(fā)停車證，這種會(huì)議一般規(guī)格高，很正式，車證也是專門設(shè)計(jì)過，一方面有一定的宣傳意義、紀(jì)念價(jià)值；另一方面也方便把參會(huì)人員的車輛分類，比如“一類車證、二類車證、普通車證”對(duì)應(yīng)不同的停車區(qū)域等，方便管理。

4．不錯(cuò)的會(huì)議背景板，你值得擁有

雖然現(xiàn)在有規(guī)定，講究節(jié)儉辦會(huì)，不提倡開會(huì)時(shí)搞得花團(tuán)錦簇、紅旗招展、鑼鼓喧天的，但大型活動(dòng)的會(huì)議難免會(huì)遇上需要豎背景板的情況。當(dāng)然，大多數(shù)時(shí)候背景板的設(shè)計(jì)是交給設(shè)計(jì)公司的，用不著你去描描畫畫。

但是，首先，背景板設(shè)計(jì)什么思路什么內(nèi)容還得咱們辦公室人給公司提要求；其次，你要是不具備基本的背景板審美素質(zhì)，肯定要被人家忽悠，最后假如活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)效果慘不忍睹，板子還是要打在你身上。

背景板起到的作用是突出活動(dòng)的主題，展現(xiàn)活動(dòng)的主要內(nèi)容和精神，一塊好的背景板能夠帶給觀眾強(qiáng)烈的視覺沖擊，讓人們對(duì)本次活動(dòng)留下強(qiáng)烈而且深刻的印象，從而主動(dòng)地提高單位形象，展現(xiàn)單位的實(shí)力與品牌。

活動(dòng)檔次與背景板復(fù)雜程度成反比

在關(guān)注了幾十個(gè)大大小小會(huì)議活動(dòng)的背景板設(shè)計(jì)之后，我悟出了背景板設(shè)計(jì)的基本原則，那就是，越是高端大氣上檔次的活動(dòng)會(huì)議，背景板就越是簡(jiǎn)潔；越是土豪且土氣的活動(dòng)，背景板就越是花哨。在現(xiàn)場(chǎng)，我們把注意力都放在了領(lǐng)導(dǎo)身上，但事后一看照片才驚呼，怎么這么丑，像是剛?cè)コ青l(xiāng)接合部參加完一場(chǎng)展銷會(huì)回來。

好的背景板各有各的妙處，但有一條是共同的，元素越少越好，裝飾越少越好，留白越多越好。千萬別覺得背景板設(shè)計(jì)的太簡(jiǎn)單呀，刻意加些什么書法字、祥云底紋、陰影等繁復(fù)的效果。你心里要有數(shù)，實(shí)際噴繪效果跟電腦上看的可能會(huì)有嚴(yán)重偏差，假如元素太多，現(xiàn)場(chǎng)強(qiáng)光一打就會(huì)顯得整個(gè)畫面非常臟，亂糟糟的一片。

還有不少人會(huì)選擇個(gè)性化字體，讓觀者分辨半天也不認(rèn)識(shí)，這也是犯忌諱的。會(huì)議主題是否突出與字體變化關(guān)系不是很大，關(guān)鍵是設(shè)計(jì)師要進(jìn)行合理布局，常規(guī)的楷體、雅黑、宋體照樣能達(dá)到驚艷的效果。

視覺盲區(qū)一定要注意留白

一般來說，會(huì)議中背景板的高度通常大約是2米到5米，寬度則視場(chǎng)地情況和上臺(tái)的人數(shù)而定。背景板的尺寸大小沒有什么訣竅只能憑經(jīng)驗(yàn)，大了顯得傻，小了又不大氣。辦公室同志要科學(xué)設(shè)計(jì)背景板的尺寸，根據(jù)尺寸考慮怎樣設(shè)計(jì)整個(gè)版式，需要統(tǒng)籌考慮的因素其實(shí)很多，比如主席臺(tái)是否坐人？演講嘉賓的位置在哪兒？等等。務(wù)必要根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)，保證主席臺(tái)或演講者背后出現(xiàn)會(huì)議Logo和主題標(biāo)識(shí)，因?yàn)橹飨_(tái)或演講者背后才是曝光率最高的點(diǎn)。對(duì)于這種拍攝高發(fā)區(qū)，要著重凸顯主題和Logo，并處理好彼此間的主次關(guān)系和比例大小，以不使人感到突兀為原則。

另外，背景板前一般都要為活動(dòng)預(yù)留站位、演講臺(tái)、主席臺(tái)、沙發(fā)等的位置，那么意味著從地面往上約80厘米是屬于“無效面積”。中國(guó)成年男性的平均身高為169.7厘米，所以這個(gè)區(qū)域會(huì)因?yàn)榧钨e遮擋而形成“視覺盲區(qū)”，應(yīng)該把主題、Logo、時(shí)間、地點(diǎn)等核心元素盡量往上移，盲區(qū)部分的留白可用相對(duì)抽象或?qū)懸獾脑刈鳛榈准y來裝飾。

背景板的顏色自然首選單位標(biāo)準(zhǔn)色，一般來說，沒有特別要求的情況下紅色和藍(lán)色永遠(yuǎn)百看不厭。紅色透著中國(guó)傳統(tǒng)和喜慶氛圍，藍(lán)色嘛，看看兩會(huì)和國(guó)務(wù)院的新聞發(fā)布會(huì)就知道了。

因?yàn)榧t色代表著吉祥、喜氣、熱烈、奔放、激情、斗志。藍(lán)色則表現(xiàn)出一種美麗、文靜、理智、安詳與潔凈。忌混混沌沌的土黃色畫面，中國(guó)傳統(tǒng)的紅綠色系搭配，花哨和眼花繚亂的背景色選取只會(huì)與會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)格格不入。如果想追求更高的格調(diào)，可以嘗試白色和黑色。

身體要緊，背景板安置好之后千萬要記得散味

有一次單位臨時(shí)接到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察的任務(wù)，活動(dòng)開始前的頭一天晚上我才帶領(lǐng)一班人馬匆匆忙忙搭建好背景板。晚上我的領(lǐng)導(dǎo)到現(xiàn)場(chǎng)踩點(diǎn)，查看會(huì)場(chǎng)布置情況，一進(jìn)會(huì)場(chǎng)就皺起了眉頭，連聲說味道太大沒法進(jìn)。

我們仔細(xì)聞了聞，確實(shí)太刺鼻，整個(gè)會(huì)場(chǎng)彌漫著一種化學(xué)涂料的氣味，幾分鐘就熏得人頭暈?zāi)垦＃瑖?yán)重威脅到大家的身體健康。我們只好連夜調(diào)集幾臺(tái)鼓風(fēng)機(jī)，整宿在會(huì)場(chǎng)鼓風(fēng)通風(fēng)，又放置了大量活性炭，噴灑了空氣清新劑，好在第二天早上味道就不那么濃烈了。

氣味難聞是背景板搭建中最容易引起與會(huì)者不快的問題，背景板噴繪用的墨水是由各種化學(xué)色料調(diào)配出來的，含有揮發(fā)性化學(xué)物質(zhì)，有著強(qiáng)烈的氣味。一般背景板面積又大，在封閉的空間里會(huì)造成室內(nèi)空氣嚴(yán)重污染。一些會(huì)議前期準(zhǔn)備不足，在開始前兩三個(gè)小時(shí)或者更短時(shí)間才把背景板懸掛上去，距離稍近就明顯感覺有刺鼻氣味。所以建議背景板還是早些搭建完成比較好，同時(shí)在會(huì)場(chǎng)用空調(diào)等設(shè)備通風(fēng)換氣。

如果時(shí)間實(shí)在來不及，或者對(duì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境舒適度要求十分高，建議使用綠色環(huán)保無味噴繪，制作完成5分鐘以內(nèi)，一切化學(xué)藥劑的味道很快揮發(fā)完畢，現(xiàn)場(chǎng)搭建時(shí)已沒有任何氣味的困擾，只是這種噴涂技術(shù)價(jià)格會(huì)比普通背景板要高。

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