任何成功項(xiàng)目的根本在于項(xiàng)目經(jīng)理(PM)的價(jià)值。雖然有些人認(rèn)為項(xiàng)目經(jīng)理的唯一工作就是提醒每個(gè)人關(guān)于截止日期和召開(kāi)狀態(tài)會(huì)議，但事實(shí)并非如此。

他們所做的是一門(mén)科學(xué)——他們對(duì)項(xiàng)目管理的五個(gè)階段有著深刻的理解，并且能夠完美地執(zhí)行。在這篇文章中，我們將討論每個(gè)階段需要做什么，并分享在每個(gè)階段提高成功的秘訣。

項(xiàng)目管理由項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)(PMI)開(kāi)發(fā)，包括概念和啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、績(jī)效/監(jiān)控和項(xiàng)目結(jié)束五個(gè)階段。PMI成立于1969年，是世界上最大的項(xiàng)目管理專業(yè)非營(yíng)利性會(huì)員協(xié)會(huì)。它為項(xiàng)目、計(jì)劃和項(xiàng)目組合管理設(shè)置了標(biāo)準(zhǔn)，并提供培訓(xùn)和認(rèn)證。該協(xié)會(huì)的黃金認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)是項(xiàng)目管理專業(yè)(PMP)?認(rèn)證。對(duì)于不同類型的項(xiàng)目管理，還有七種其他的認(rèn)證。

為了規(guī)范項(xiàng)目管理信息和實(shí)踐,一組超過(guò)80 PMI成員創(chuàng)建了文本,指導(dǎo)項(xiàng)目管理知識(shí)體系(PMBOK指南?)目前在其第五版,項(xiàng)目管理知識(shí)體系?指南是不斷更新的采購(gòu)經(jīng)理人指數(shù)和股票的基本做法,全球使用達(dá)到最好的結(jié)果。PMBOK指南包括一個(gè)可以應(yīng)用于許多項(xiàng)目的過(guò)程標(biāo)準(zhǔn);然而，它承認(rèn)每個(gè)項(xiàng)目都是不同的。由項(xiàng)目管理人員來(lái)應(yīng)用項(xiàng)目管理知識(shí)體系(PMBOK)指南中涵蓋的技術(shù)和階段，以滿足項(xiàng)目的獨(dú)特需求。

PMBOK?項(xiàng)目生命周期指南概念

在討論項(xiàng)目管理階段時(shí)，不可避免地會(huì)提到項(xiàng)目生命周期。那么有什么區(qū)別呢?項(xiàng)目階段組成了項(xiàng)目生命周期，因此，這些階段可以根據(jù)項(xiàng)目的需要進(jìn)行調(diào)整。根據(jù)PMBOK?指南，項(xiàng)目生命周期的元素應(yīng)該定義:

• 必須完成的工作
• 必須生成和審查哪些可交付成果
• 誰(shuí)必須參與
• 如何控制和批準(zhǔn)每個(gè)階段

確定這些元素需要一個(gè)項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束。它提供了一個(gè)系統(tǒng)的、及時(shí)的、可控制的過(guò)程，使項(xiàng)目的涉眾受益。這有助于項(xiàng)目經(jīng)理定義在進(jìn)入項(xiàng)目的下一個(gè)階段之前需要完成什么。

項(xiàng)目管理的5個(gè)階段

根據(jù)PMI，“項(xiàng)目管理是對(duì)知識(shí)、技能、工具和技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以滿足特定項(xiàng)目的要求?！绊?xiàng)目管理有五個(gè)階段，如果生命周期提供了項(xiàng)目的高級(jí)視圖，那么這些階段就是完成項(xiàng)目的路線圖?！?/p>

階段1:項(xiàng)目啟動(dòng)

這是項(xiàng)目的開(kāi)始，此階段的目標(biāo)是在更廣泛的層次上定義項(xiàng)目。這個(gè)階段通常從一個(gè)業(yè)務(wù)案例開(kāi)始。這時(shí)你要研究這個(gè)項(xiàng)目是否可行，是否應(yīng)該進(jìn)行。如果需要進(jìn)行可行性測(cè)試，這是該項(xiàng)目將在其中完成的階段。

重要的干系人將盡職調(diào)查以幫助決定項(xiàng)目是否“可行”。如果獲得批準(zhǔn)，你將需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目章程或項(xiàng)目啟動(dòng)文件(PID)，概述項(xiàng)目的目的和要求。它應(yīng)該包括業(yè)務(wù)需求、涉眾和業(yè)務(wù)案例。注意:有大量的PID模板，堅(jiān)持PMBOK?指南指南，你可以下載，以幫助你開(kāi)始。

提示:在創(chuàng)建PID時(shí)，不要太拘泥于技術(shù)需求。這些將在第2階段加以澄清和明確界定。

第二階段:項(xiàng)目規(guī)劃

此階段是成功的項(xiàng)目管理的關(guān)鍵，并關(guān)注于開(kāi)發(fā)每個(gè)人都將遵循的路線圖。這個(gè)階段通常從設(shè)定目標(biāo)開(kāi)始。設(shè)定目標(biāo)的兩種比較流行的方法是S.M.A.R.T.和CLEAR:

S.M.A.R.T. Goals （目標(biāo)）——這種方法有助于確保你的目標(biāo)被徹底審查過(guò)。它還提供了一種明確理解目標(biāo)設(shè)定過(guò)程的含義的方法。

• 具體（Specific ）——要設(shè)定具體的目標(biāo)，請(qǐng)回答以下問(wèn)題:誰(shuí)、什么、在哪里、何時(shí)、什么、為什么。
• 可衡量的（Measurable ）——?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)你可以用來(lái)衡量一個(gè)目標(biāo)成功與否的標(biāo)準(zhǔn)。
• 可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)（Attainable ）——確定最重要的目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)需要做些什么。
• 現(xiàn)實(shí)（Realistic ）-你應(yīng)該愿意并且能夠朝著一個(gè)特定的目標(biāo)努力。
• 及時(shí)（Timely ）——為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)制定一個(gè)時(shí)間表。

C.L.E.A.R. Goals 一種新的設(shè)定目標(biāo)的方法，考慮到當(dāng)今快節(jié)奏的商業(yè)環(huán)境。

• 協(xié)作（Collaborative ）——目標(biāo)應(yīng)該鼓勵(lì)員工一起工作。
• 有限的（Limited ）——他們的范圍和時(shí)間應(yīng)該是有限的，以保持可控。
• 情感上的（Emotional ）——目標(biāo)應(yīng)該激發(fā)員工的激情，并成為他們能夠形成情感聯(lián)系的東西。這可以優(yōu)化工作質(zhì)量。
• 可觀的（Appreciable ）—把大的目標(biāo)分成可以很快完成的小任務(wù)。
• 可細(xì)化-（Refinable ）當(dāng)新情況出現(xiàn)時(shí)，要靈活并根據(jù)需要細(xì)化目標(biāo)。

在此階段，定義項(xiàng)目范圍并制定項(xiàng)目管理計(jì)劃。它包括確定成本、質(zhì)量、可用資源和現(xiàn)實(shí)的時(shí)間表。項(xiàng)目計(jì)劃還包括建立基線或績(jī)效度量。這些是使用項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度和成本生成的。基線對(duì)于確定項(xiàng)目是否在正軌上至關(guān)重要。

此時(shí)，角色和職責(zé)被清楚地定義，因此每個(gè)參與的人都知道他們的責(zé)任是什么。以下是項(xiàng)目經(jīng)理在此階段將創(chuàng)建的一些文件，以確保項(xiàng)目保持在正軌上:

• 范圍陳述——明確定義業(yè)務(wù)需求、項(xiàng)目利益、目標(biāo)、可交付成果和關(guān)鍵里程碑的文件。范圍聲明可能在項(xiàng)目過(guò)程中發(fā)生變更，但不應(yīng)在沒(méi)有項(xiàng)目經(jīng)理和發(fā)起人的批準(zhǔn)下進(jìn)行。
• 工作分解計(jì)劃(WBS)——這是一個(gè)可視化的表示，它將項(xiàng)目的范圍分解為團(tuán)隊(duì)可管理的部分。
• 里程碑——確定整個(gè)項(xiàng)目中需要實(shí)現(xiàn)的高層目標(biāo)，并將其包含在甘特圖中。
• 甘特圖-一個(gè)可視化的時(shí)間線，你可以使用它來(lái)計(jì)劃任務(wù)和可視化你的項(xiàng)目時(shí)間線。
• 溝通計(jì)劃——如果你的項(xiàng)目有外部干系人參與，這一點(diǎn)尤為重要。圍繞項(xiàng)目制定適當(dāng)?shù)南鬟f，并根據(jù)交付成果和里程碑制定與團(tuán)隊(duì)成員溝通的時(shí)間表。
• 風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃——識(shí)別所有可預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)包括不切實(shí)際的時(shí)間和成本估計(jì)、客戶評(píng)審周期、預(yù)算削減、需求變化以及缺乏承諾的資源。

提示:當(dāng)創(chuàng)建WBS時(shí)，工作包不應(yīng)該超過(guò)10天。一定要征求團(tuán)隊(duì)成員關(guān)于他們具體任務(wù)的意見(jiàn)和觀點(diǎn)。

階段3:項(xiàng)目執(zhí)行

這是開(kāi)發(fā)和完成可交付成果的階段。這通常感覺(jué)像是項(xiàng)目的核心部分，因?yàn)樵谶@段時(shí)間內(nèi)發(fā)生了很多事情，比如狀態(tài)報(bào)告和會(huì)議、開(kāi)發(fā)更新和性能報(bào)告?！皢?dòng)”會(huì)議通常標(biāo)志著項(xiàng)目執(zhí)行階段的開(kāi)始，在這個(gè)階段，所涉及的團(tuán)隊(duì)被告知他們的職責(zé)。

執(zhí)行階段完成的任務(wù)包括:

• 開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)
• 分配資源
• 執(zhí)行項(xiàng)目管理計(jì)劃
• 采購(gòu)管理(如有需要)
• 項(xiàng)目經(jīng)理指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行
• 建立跟蹤系統(tǒng)
• 執(zhí)行任務(wù)分配
• 狀態(tài)會(huì)議
• 更新項(xiàng)目進(jìn)度
• 根據(jù)需要修改項(xiàng)目計(jì)劃

雖然項(xiàng)目監(jiān)控階段有一組不同的需求，但這兩個(gè)階段經(jīng)常同時(shí)發(fā)生。

提示:考慮使用基于云的項(xiàng)目管理軟件，這樣團(tuán)隊(duì)成員就可以實(shí)時(shí)更新任務(wù)狀態(tài)。

階段4:項(xiàng)目執(zhí)行/監(jiān)控

這一切都是關(guān)于度量項(xiàng)目進(jìn)展和性能，并確保所有發(fā)生的事情都與項(xiàng)目管理計(jì)劃相一致。項(xiàng)目經(jīng)理將使用關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(kpi)來(lái)確定項(xiàng)目是否在正軌上。PM通常會(huì)選擇其中的兩到五個(gè)kpi來(lái)度量項(xiàng)目績(jī)效:

• 項(xiàng)目目標(biāo):衡量項(xiàng)目是否按照進(jìn)度和預(yù)算進(jìn)行，可以指示項(xiàng)目是否滿足涉眾的目標(biāo)。
• 質(zhì)量交付:這決定了特定的任務(wù)交付是否被滿足。
• 工作和成本跟蹤:項(xiàng)目經(jīng)理將考慮工作和資源成本，以查看預(yù)算是否在軌道上。這種類型的跟蹤將根據(jù)當(dāng)前的性能通知項(xiàng)目是否滿足其完成日期。
• 項(xiàng)目績(jī)效:監(jiān)控項(xiàng)目中的變化。它考慮出現(xiàn)問(wèn)題的數(shù)量和類型，以及解決問(wèn)題的速度。這些可能發(fā)生在未預(yù)見(jiàn)的障礙和范圍更改中。

在此期間，項(xiàng)目經(jīng)理可能需要調(diào)整時(shí)間表和資源，以確保項(xiàng)目處于正軌

提示:在每個(gè)階段結(jié)束時(shí)回顧業(yè)務(wù)案例，并根據(jù)需要對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。

階段5:項(xiàng)目結(jié)束

此階段表示已完成的項(xiàng)目。雇傭來(lái)專門(mén)為這個(gè)項(xiàng)目工作的承包商此時(shí)被終止。有價(jià)值的團(tuán)隊(duì)成員會(huì)得到認(rèn)可。有些項(xiàng)目經(jīng)理甚至為參與項(xiàng)目的人組織小型工作活動(dòng)，以感謝他們的努力。項(xiàng)目完成后，PM通常會(huì)召開(kāi)會(huì)議——有時(shí)被稱為“事后分析”——以評(píng)估項(xiàng)目中哪些工作進(jìn)行得很好，哪些工作失敗了。這對(duì)于理解學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)特別有幫助，以便為將來(lái)的項(xiàng)目做出改進(jìn)。

一旦項(xiàng)目完成，項(xiàng)目經(jīng)理仍然有一些任務(wù)要完成。他們需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)清單，列出在項(xiàng)目中沒(méi)有完成的事情，并與團(tuán)隊(duì)成員一起完成這些事情。執(zhí)行最終項(xiàng)目預(yù)算并準(zhǔn)備一份最終項(xiàng)目報(bào)告。最后，他們需要收集所有項(xiàng)目文檔和可交付成果，并將它們存儲(chǔ)在一個(gè)地方。

提示:使用基于云的軟件解決方案是在項(xiàng)目生命周期中收集和保存所有項(xiàng)目文檔的一種簡(jiǎn)單方法

全網(wǎng)同號(hào)，本文：http://jiagoushi.pro/node/1206

（此處已添加圈子卡片，請(qǐng)到今日頭條客戶端查看）