作為一個項目管理人，在項目管理過程中，是否也經(jīng)常會遇到各種奇葩問題，那么你有想過這些問題的根源是什么嗎？問題不可能憑空出現(xiàn)，究其根本，這些問題大都是因為前期人為決策不當(dāng)所導(dǎo)致的，可見項目相關(guān)人員的任何操作都會影響到項目本身。其實這些人員在項目管理中，還有個專業(yè)名稱“項目相關(guān)方”,今天這篇文章我們就來聊一聊“項目相關(guān)方”。
什么是項目相關(guān)方？
項目相關(guān)方又稱為項目相關(guān)利益者，是指積極參與項目、或其利益會受到項目執(zhí)行或完成情況影響的個人或組織。也就是說任何會受到項目結(jié)果影響的人，都算相關(guān)方。相關(guān)方也分為兩種：正面相關(guān)方與負(fù)面相關(guān)方。
所謂正面相關(guān)方，指那些會從項目成功中獲益的利害相關(guān)方，而負(fù)面相關(guān)方是指那些在項目成功中看到負(fù)面結(jié)果的利害相關(guān)方。比如社區(qū)工業(yè)發(fā)展項目，該社區(qū)的商業(yè)領(lǐng)袖認(rèn)為項目對社區(qū)有積極的經(jīng)濟效益，他們就被看成項目的積極相關(guān)方。而環(huán)境保護組織如果看到該項目會對社區(qū)環(huán)境有危害，他們就是該項目的消極相關(guān)方。
對于項目的正面相關(guān)方，他們的利益會因為項目的成功而更好地達(dá)成，因此他們會提供支持； 項目的負(fù)面相關(guān)方則會通過提出更多的要求，來阻止項目順利推進。項目的負(fù)面相關(guān)方經(jīng)常被項目團隊忽略，這會增加項目失敗的風(fēng)險。
項目相關(guān)方會對項目的目的和結(jié)果產(chǎn)生一定影響，項目管理團隊必須識別項目相關(guān)人，確定他們的需求和期望，并對與之相關(guān)可能產(chǎn)生的影響進行妥善管理，以獲得項目的成功。
那么，如何才能更好的管理項目相關(guān)人，從而使項目更為順利地進行？
根據(jù)《PMBOK指南》的描述，項目相關(guān)方管理分為以下幾個過程：
1、項識別相關(guān)方
識別相關(guān)方是定期識別項目相關(guān)人，分析和記錄他們的利益、參與度、相互依賴性、影響力和對項目成功的潛在影響的過程。其主要作用是，使項目團隊能夠建立對每個相關(guān)方或相關(guān)方群體的適度關(guān)注。
2、規(guī)劃相關(guān)方參與
規(guī)劃相關(guān)方參與是根據(jù)相關(guān)方的需求、期望、利益和對項目的潛在影響，制訂項目相關(guān)方參與項目的方法的過程程，其主要作用是，提供與相關(guān)方進行有效互動的可行計劃。
3、管理相關(guān)方參與
管理相關(guān)方參與是與相關(guān)方進行溝通和協(xié)作以滿足其需求與期望、處理問題，并促進相關(guān)方合理參與的過程。其主要作用是，讓項目經(jīng)理能夠提高相關(guān)方的支持，并盡可能降低相關(guān)方的抵制。
4、監(jiān)督相關(guān)方參與
監(jiān)督相關(guān)方參與是監(jiān)督項目相關(guān)方關(guān)系，并通過修訂參與策略和計劃來引導(dǎo)相關(guān)方合理參與項目的過程。其主要作用是，隨著項目進展和環(huán)境變化，維持或提升相關(guān)方參與活動的效率和效果。
隨著信息化發(fā)展的遞進，通過使用信息化系統(tǒng)來管理項目已逐漸成為趨勢，我們以下方項目管理系統(tǒng)來舉例說明。
在此項目管理系統(tǒng)中，專門針對相關(guān)方管理規(guī)劃了一個獨立細(xì)分模塊，可以對相關(guān)方的識別、規(guī)劃、跟進、監(jiān)控等進行全面的管理。具體功能應(yīng)用如下：
1、識別和記錄項目相關(guān)方
將識別出的項目相關(guān)方信息進行詳細(xì)的記錄，明確每個相關(guān)方的角色、工作職責(zé)、對項目的潛在影響等重要信息，并指定具體的跟進人來持續(xù)跟進相關(guān)方；
通過為相關(guān)方指派跟進人，能夠在項目推進過程中對這一核心因素時刻保持重視，不會因為其他任務(wù)忽視對相關(guān)人資源的管理維護。
2、跟進和管理相關(guān)方
通過及時添加跟進來記錄每個相關(guān)方的跟進過程，并根據(jù)實際情況實時調(diào)整相關(guān)信息；通過對項目相關(guān)方的日常維護，可以更好的爭取項目支持，在項目執(zhí)行過程中從相關(guān)人處獲得更多資源。
與項目相關(guān)方的溝通跟進記錄是分析相關(guān)方需求或期望的關(guān)鍵，通過對溝通記錄的分析，可以保持對相關(guān)方需求或期望的準(zhǔn)確理解。
項目相關(guān)方的管理，是維持項目正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵步驟，對項目進展的影響可大可小。項目管理團隊正確識別并合理管理相關(guān)方的能力，對項目的成敗至關(guān)重要。
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