電視電話會議具有覆蓋面廣、組織便捷、務實高效等特點。通過總結電視電話會議組織服務的經驗做法，嘗試探索其中規(guī)律，以期組織服務工作更加規(guī)范、嚴密、順暢。
一、合理選擇會場
大型電視電話會議一般設一個主會場、若干分會場。各會場的選擇要根據(jù)會議形式、規(guī)模、技術條件和配套服務等因素綜合確定，注意是否具備電視電話會議會場專用線路、設備，或是否具備臨時架設相關設備的技術條件，涉密會議還要充分考慮安全、保密等因素。
關于主會場，一般設置獨立的主席臺，高度、寬度、進深應當合適，對面及兩側有足夠空間布置各類屏幕；其次要有空間適宜的臺下會場，大小應滿足參會人數(shù)需要，盡量方正，會場前排與主席臺之間要留有適當距離。
關于分會場，最好選擇階梯式會場，可更好展示參會人員整體畫面，減少前排對后排的遮擋；不是階梯會場的，拍攝分會場的攝像頭位置不能過低，盡量照顧會場全景。分會場一般不再單設主席臺，參會人員均面向顯示主會場畫面的大屏幕就座。各分會場的形式和布局應盡量統(tǒng)一。
二、科學布置會場
電視電話會議會場布置除了符合與現(xiàn)場會議相同的常規(guī)要素外，重點要關注主會場與各分會場的交流安排，特別是屏幕設置要盡量符合日常交流習慣，滿足全體人員觀看需要。要通過統(tǒng)一規(guī)范的會場布置和科學的屏幕設置，提升會議的整體感。
（一）主會場布置。應重點考慮兩個方面：一方面是供主席臺就座人員觀看的屏幕。一般設置在主席臺與臺下會場第一排之間位置，且不能對主席臺與臺下會場人員之間目光交流造成影響。若主席臺較寬，應多設置幾塊屏幕，左右對稱，避免主席臺就座人員轉頭向側面觀看。若主席臺與臺下會場之間距離不夠，也可將屏幕設置在會場正后方，屏幕尺寸應滿足清晰觀看需要，高度要適宜。另一方面是供主會場臺下就座人員觀看的屏幕。一般布置在兩個區(qū)域，一是在主席臺兩側，面向臺下會場，尺寸高度應滿足整個會場尤其是后排人員清晰觀看需要；二是在主席臺與臺下會場第一排之間，方便臺下前排就座人員觀看，避免前排人員頻繁轉頭向側面觀看。
（二）分會場布置。需重點關注供參會人員觀看的大屏幕，應設置在會場正前方，尺寸滿足會場全體人員清晰觀看需要，不能過高或過低，以人員端坐平視為宜。分會場還要設置統(tǒng)一會標，標明分會場規(guī)范名稱，一般通過技術手段直接顯示在本會場畫面的右下角，注意不要遮擋分會場應顯示的其他要素。
（三）發(fā)言人位置安排。根據(jù)會議議程，部分會議需安排主會場或分會場人員發(fā)言，可根據(jù)需要單設發(fā)言席，背景簡潔、單人出鏡、規(guī)格統(tǒng)一，安排單獨鏡頭從正面平視角度拍攝發(fā)言人，各發(fā)言人在畫面中的比例應保持一致。
四、周密做好會前準備
組織一場大型電視電話會議前，務必扎實周密做好會務組織和技術保障等各方面準備工作，詳細制定會務組織服務工作方案、視頻切換腳本、特殊情況應對預案等。
建立協(xié)同高效的會務工作體系。既要保證會務組織和技術保障兩個團隊統(tǒng)一行動、無縫銜接，又要保證主會場和分會場工作人員聯(lián)絡通暢、反應迅速。應提前召開相關方面參加的會務工作協(xié)調會，建立主會場和分會場工作人員聯(lián)絡機制，明確分工，壓實責任。
提供安全流暢的信息技術保障。技術上要確保畫面和聲音同步、流暢，不能卡頓，更不能發(fā)生“掉線”“斷線”等情況，一般應準備雙路保障，且能“無縫切換”。要營造主會場與各分會場整體一致的氛圍，通過合理布置拾音器，打通環(huán)境音效，主會場響起的熱烈掌聲等能夠實時傳遞到各分會場，增強會議現(xiàn)場感，營造主會場與分會場良好互動氛圍。會前1至2天要與各分會場聯(lián)調聯(lián)試，會務組織人員和技術保障人員協(xié)作配合，逐一檢查落實各要素，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
預制詳細準確的視頻切換腳本。電視電話會議交流的主要渠道是視頻畫面和聲音傳播，做好畫面切換，適時展示會議全景和重點環(huán)節(jié)，可大大提升會議效果。視頻切換腳本要精準化、精細化，提前制定每塊屏幕不同時間段展示的具體內容。
一方面，要根據(jù)不同人員需要展示不同畫面。主席臺就座人員需看到主會場和各分會場畫面，主會場臺下就座人員需看到各分會場畫面，分會場就座人員既需看到主會場主席臺畫面、又需看到主會場臺下畫面。
另一方面，要區(qū)分展示會議的“焦點”“重點”和“全景”。作講話的領導同志、主持人、發(fā)言人是會議的“焦點”，尤其是領導同志重點強調或脫稿講話的精彩鏡頭，要充分展示；主席臺是會議的“重點”，要安排專門的畫面展示，還要適時展示主席臺每位領導的單人畫面；主會場和各分會場是會議的“全景”，要注意交待清楚，若分會場數(shù)量較多，應輪流展示，提前編排好分會場畫面的順序和時長。
五、精心做好現(xiàn)場服務
現(xiàn)場服務的主要任務是確保會議各項議程按既定方案執(zhí)行，維護好主會場和分會場秩序，對出現(xiàn)的特殊情況及時應對處理，確保會議效果。會前1小時左右應再次與各分會場進行聯(lián)調聯(lián)試，對會議各要素進行最后的檢查落實。檢查完畢后至領導同志入場前的準備時間，主會場音頻和畫面可先切走，播放備用視頻，待會議即將開始前再同步顯示。會議開始后應密切關注會議進程并提前作好相關準備。
比如，領導同志快入場前，鏡頭應提前切到進場方向；發(fā)言人準備發(fā)言時，一般提前到發(fā)言席就座，畫面也要及時切換到位；要關注會場情況，如有違反會場秩序和會風會紀的情況要及時提醒糾正，等等。會議過程中還要及時發(fā)現(xiàn)特殊情況，準確研判、快速處置。
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