工程檔案記錄了工程項目建設生產活動的全過程，是工程項目不可或缺的一部分。對于企業(yè)來說，該如何布局規(guī)范化的工程檔案管理系統(tǒng)呢？會博通從下面這幾個方面為大家分享一下。
工程檔案有什么特點？
工程檔案，是指工程從提出、立項、審批、設計、監(jiān)理至驗收等全過程中形成的應當歸檔保存的材料，包括文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料形式，是工程項目不可或缺的一部分。
工程檔案為什么這么重要？
一方面，工程檔案是項目竣工驗收的必備依據(jù)。如果工程檔案資料在建設過程中發(fā)生了遺失、損毀等情況，將會導致工程驗收不能順利進行。另一方面，工程檔案是已完工項目進行維護、維修、改造的重要依據(jù)，如果沒有妥善管理，工程后續(xù)工作將難以推進。從長遠來說，工程檔案還是工程質量的重要憑證，是儲備工程技術、工程經驗的重要載體，具有重復利用、提供借鑒以及促進創(chuàng)新的重要價值。
工程檔案管理的難點在哪？
-管理難度大、檢查強度大：為了保障工程的正常進行，工程檔案資料必須確保真實、準確、完整，與工程實際相符合。此外，工程資料的歸檔、立卷等步驟需按照嚴格而細致的要求來執(zhí)行，這些在《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》都有相關規(guī)定。
-時間周期長、工作量大：無論是新建、改建、擴建等建筑工程，工程檔案管理需覆蓋工程項目前期、工程建設期和竣工驗收期等階段，時間可能長達數(shù)年，工作量大，耗費人力大。
-標準化難度高：工程項目中包括有建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的參與，涉及組織及環(huán)節(jié)多，管控難度高。
綜上所述，企業(yè)在工程檔案管理的推進過程中，往往面臨著諸多挑戰(zhàn)。
工程檔案管理系統(tǒng)實踐——中船北部灣
中船北部灣（全稱：廣西中船北部灣船舶及海洋工程設計有限公司）是一家以船舶設計、海洋工程設計，兼營船舶技術服務、船舶修建造工程總承包、海洋工程建造技術服務等為主營業(yè)務的專業(yè)船舶設計單位。在引進會博通工程檔案管理系統(tǒng)前，公司的工程文件和檔案資料分散在各部門員工電腦上，未形成統(tǒng)一化歸檔。這不僅給檔案管理帶來了諸多掣肘，員工查閱、利用的效率亦有待提高，公司亟需一個統(tǒng)一的平臺來實現(xiàn)規(guī)范化管理。
為此，中船北部灣經過多方考察，引進了會博通工程檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)針對中船北部灣在工程檔案管理工作中遇到的難點，作出了以下部署：
1、統(tǒng)一平臺管理，工程檔案系統(tǒng)全把控
針對中船北部灣工程檔案資料分散的情況，會博通為其構建了一個一站式工程檔案管理平臺。企業(yè)通過一個平臺，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對實體與電子檔案實施同步管理。
應用會博通后，無論是工程實施過程中的過程文件，還是項目結束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實現(xiàn)規(guī)范化歸檔。保障了歸檔及時性的同時，中船北部灣也能通過檔案到位情況，實時對工程項目進度進行監(jiān)控，推動了工程管理效率的提高。
2、有序化分類，滿足規(guī)范管理需求
通過會博通自定義分類及屬性的功能，中船北部灣按不同船舶工程項目對進行了檔案分類，并根據(jù)管理需求在對應分類下進行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項目從招投標階段、立項階段、建設階段到竣工驗收階段的各類報告、設計圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計、分析也有了支撐。
3、依權限利用，兼顧安全與高效
在項目工程的推進過程中，員工常常需要進行檔案的查詢、借用等。這時候，通過會博通受權限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。
-檢索功能：應用搜索平臺，員工可隨時隨地在PC或移動端上，通過組合關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準找到所需檔案。搜索結果將會依權限展示，僅擁有對應權限的用戶才能查看。
-借還功能：員工通過借閱流程，即可申請以線上、線下或線上線下結合的方式借用檔案。借還過程通過流程化處理，申請人、借閱用途、歸還日期都會一一自動登記，便于追溯。此外，管理人員可通過統(tǒng)計功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。
工程檔案管理系統(tǒng)的價值
數(shù)字化不僅僅意味著技術的變革，更意味著以人為關鍵因素的管理方式的變革。通過中船北部灣與會博通的實踐案例可以看出，數(shù)字化工程檔案管理，使得企業(yè)能夠通過信息化技術，提高檔案管理的整體水平和質量：這不僅有利于規(guī)范化管理工程檔案，減少人力資源消耗，同時能推動企業(yè)知識資源的沉淀與傳播，為企業(yè)的不斷創(chuàng)新和進步提供源源活力。會博通相信，以數(shù)字化賦能工程檔案管理，讓信息技術融入檔案管理的方方面面，將會為企業(yè)帶來1 1>2的效能回報。
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