編輯導語：項目經(jīng)理在日常工作中經(jīng)常會同時面對很多項目或者任務，這時候項目經(jīng)理應該分好優(yōu)先級，進行合理的把控以及流程的跟進，需要怎么做呢？本文作者分享了關(guān)于多項目的進度管理方法，我們一起來了解一下。

多項目管理的進度管理應該如何進行？

我認為應該拆分開來看：一手應對多項目管理，一手把握進度管控。

這個和一個人同時需要處理/負責多個項目線程，道理上是通用的。

今天還是一如即往的分享給大家處理事情的思維方法：

• 之前的文章里提到的OKR目標管理法；
• 做了一點延伸的多項目管理法（時間管理延展）；
• 新增的PDCA循環(huán)法則；
• 二八定律。

要做好多個項目的管理，第一步就是要理清每個項目的優(yōu)先排序以及管理策略；其次才開始對項目的整體進度進行把控。只有這樣，才能做到游刃有余。

思維和方法對了，也就成功了一半。

一、多項目管理

無論是作為項目經(jīng)理還是我們對自己的工作和生活，都要面對大大小小的任務、項目。

這意味著我們的大腦要同時開啟多個任務進程是非常影響效率的，

就好比計算機為了提高整體的處理性能，在同一時間進行“多線程”處理工作，到達一定的數(shù)量，系統(tǒng)就開始發(fā)熱卡頓了……

而我們要進行多項目管理的第一步，應該是學會管理多個項目，不至于在項目還沒開始就宕機了。

多項目管理思維方法（時間管理的延展）

在進行多項目管理時，我們可以參考時間管理的四象限法則，也是對項目的輕重緩急進行劃分，只不過這邊老原對優(yōu)先級劃分的主要要素做了一些變更。

但本質(zhì)仍然是保持：

• 優(yōu)先順序=重要性*緊迫性，在進行項目管理安排時，應權(quán)衡各個事情的優(yōu)先順序。
• 對工作保持前瞻性，防范于未然。如果總在忙于救火，那多個項目進行就是一直救火，永遠處于被動之中，被項目牽著走。

從實際的項目場景出發(fā)優(yōu)先級劃分要素主要是3個：

• 公司的戰(zhàn)略優(yōu)先級（戰(zhàn)略項目優(yōu)先）
• 項目投資回報比（高投資回報比項目）
• 客戶的重要程度（KA項目優(yōu)先）

二、進度管理、進度管控

對每個項目進行優(yōu)先級的劃分、整理和歸納后，我們大腦里的任務就全部轉(zhuǎn)移到工具中進行處理，這時，項目經(jīng)理才能有更多的時間去做好進度的把握以及項目進程的風險控制等更為重要的事情。

每天忙著撲火救廠子的PM大大們，想要永葆職場青春，延年益壽，守住發(fā)際底線的秘訣之一就是：優(yōu)（心）秀（寬）！

對于PM同胞們來說，更可怕的事情莫過于項目還在，時間沒了。。

試問誰不想把項目和進度都牢牢握在手里，享受運籌帷幄的感覺，

但事實總是不盡如人意，即便聽了很多建議看了很多方法論：

進度管理要把握細節(jié)、要看好進度表、要積極溝通、要做好多好多事……可是項目到手上，還是每天在救火……

其實人與人之間，優(yōu)秀與平庸的差別，本質(zhì)是認知的差別。

很多人忙于優(yōu)化表格，忽視了管理思維的提高，只能一直都在原地踏步。

老原的文章，每一篇都會強調(diào)思維、認知方面的提升和分享，希望大家能夠一起提高認知，在自己的事業(yè)里有所突破，我始終堅信，“授人以魚不如授人以漁”。

1. 任務分配，基于OKR明確里程碑節(jié)點

一個項目能不能成功，其實在開始時就決定了，任務是否明確，日程計劃表怎么寫，還是有規(guī)矩可循的，不要不當回事，項目或者任務一接到手就開始做，邊做邊發(fā)現(xiàn)問題再補救問題，這樣害人又害己。

老原給出6個步驟，幫助大家完成：

第一步，考慮到所有的團隊成員

盡可能保證團隊成員的權(quán)益，讓成員參與到進度計劃表的討論中，以便達成共識，最大程度可以避免一人獨斷考慮不到位的情況，也方便在計劃時出現(xiàn)偏差可以及時糾偏。

第二步，對項目的范圍考慮要面面俱到

項目經(jīng)理要保證客戶與公司等各個利益相關(guān)方的需求，提前做好溝通與需求對接確認，以此來形成整個項目執(zhí)行的框架。

做好這一步的好處有兩個，一個是可以有一個大致的框架預判，另一個，則是在后期出現(xiàn)需求變更時，至少有一個依據(jù)。

第三步，創(chuàng)建好關(guān)鍵里程碑節(jié)點

項目開始進行，需要在整個項目周期中埋好幾個點，目的是用于在效果與實際的監(jiān)測。

項目經(jīng)理根據(jù)項目情況設置好階段性的工作，每個階段的工作屬于項目里的一個小項目，到了階段性的節(jié)點時，進行及時的檢查，可以查看項目是否在正常的軌道上進行。

設置里程碑主要有兩個好處，一是及時的進行進度監(jiān)控與糾偏；另一個，是每個里程碑的完成可以讓團隊的小伙伴始終保持專注，并在階段性的完成中獲得正向的反饋，可以保持積極性。

第四步，花費一些時間去做好時間評估

初步完成了日程表后，我們還需要花點時間和心思去評估一下整體的項目。方法包括但不限于查看借鑒歷史信息、搜索他人的項目經(jīng)驗等。

這樣做可以保證我們在項目開始之前，可以做一個初步的評估，做到心（心）中（里）有（安）數(shù)（慰）。

第五步，提前預見時間和項目范圍的波動

計劃永遠趕不上變化，不論事先的規(guī)劃和準備多精細，永遠比不上需求變更，進度“遲到”，突發(fā)情況一系列的沖擊。

無論你是經(jīng)驗多老道的PM大牛，還是提前做的準備工作有多么的事無巨細，前進的道路總會掀起一些波瀾，這些猝不及防的變化極有可能讓你前功盡棄。

因此，我們不能把時間安排得太滿，而是預留一些額外的時間和緩沖。

第六步，分配任務給團隊成員

任務下發(fā)，很多PM認為，就是簡單的上傳下達的分配工作，并不會占用多少時間，所以在這方面的計劃幾乎沒有。

根據(jù)我多年的經(jīng)驗，永遠別指望我們的項目成員可以擁有100%的生產(chǎn)力，可以在項目周期中每天100%的努力和堅持，你自己也做不到。

總會被會議、請假、臨時溝通、矛盾沖突等等額外的時間，不去記錄就悄悄的占用了你的計劃時間，而且累計起來，其實由此影響的進度是非常大的。

不要小瞧積累的力量哦～忽視它你一定會后悔的

著名的二八定律告訴我們，80%的工作成果是由20%的關(guān)鍵性動作完成的。

而前期的項目計劃制作就屬于這20%的范圍內(nèi)，做好這一部分，后期的推進中你一定會輕松很多！預估沒做好，無疑親手給未來的自己挖坑。

2. 借助工具可視化任務進程

我們PM人最講究的是：用數(shù)據(jù)說話，而數(shù)據(jù)可視化是一種最直觀的溝通方式。

老原給大家推薦2個工具，不求全面，只求最有用：

1）燃盡圖

相信各位兢兢業(yè)業(yè)，可敬可愛的PM們能夠深刻體會：世界上運動發(fā)展的，變化是絕對的，靜止是相對的，應對變化，勢必不斷調(diào)整當初的“計劃”。

而這些變化無非就是：人員變化、資源供需變化、企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、預估不夠準確而帶來的，還有就是今天重點要說的進度的變化。

但是總不能讓我們的項目在手里失控吧，在我們前人的不斷摸索和實踐中，給我們留下了十分寶貴的進度控制方法——燃盡圖。

用燃盡圖看項目管理，你的項目哪里出錯了？

什么是燃盡圖？官方解釋如下：

通俗來說就是：它所展現(xiàn)和表達的是剩余工作量與剩余時間的關(guān)系，主要用于提醒項目中的人員“項目進度”和“要完成任務”的情況。

總共四條線，三條直線，一條曲線就能清晰的表示，用好它，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，做出對策。

• 一條橫軸，表示天數(shù)；
• 一條縱軸，表示剩余工作；
• 一條虛線，代表計劃剩余工作直線；
• 最后一條根據(jù)實際工作的影響而上下浮動的曲線。

根據(jù)實際【曲線】與計劃【直線】的對比偏差，可以直觀的看出項目進展是提前？滯后？穩(wěn)步推進？偏離方向？還是已經(jīng)徹底來不及了……

2）甘特圖

對于甘特圖相信都不陌生，現(xiàn)代人對于一個東西火不火，判斷依據(jù)就一個：有沒有聽說過。

在進入項目管理行業(yè)就聽說過甘特圖。

規(guī)劃神器，只要你的工作涉及時間進展，那么你一定離不開它。

一個橫軸表示時間、縱軸表示項目，就可以對整體的項目進展進行監(jiān)控，是很優(yōu)秀的一款工具。

至于哪個繪制工具好用，老原就不在這里贅述了，大家感興趣可以看我的其他文章，專門有講過一期。

總結(jié)來說：數(shù)據(jù)的可視化可以讓我們在項目進展過程中，不至于蒙著眼睛過河。

有了數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，就應該有解決策略：項目進度出現(xiàn)了問題，我應該怎么及時的糾偏呢？

接下來介紹PDCA項目管理方法，談談如何改正～

3. 善用PDCA循環(huán)實時監(jiān)控并調(diào)整（這是作為項目經(jīng)理最應該做的事情）

做任何事，都要能夠閉環(huán)才算走得通，而PDCA循環(huán)規(guī)則就是滿足這個基本的條件。

• P：Plan-制定目標與計劃
• D：Do-任務展開，組織實施
• C：Check-對過程中的關(guān)鍵里程碑及結(jié)果進行檢查
• A：Action-糾正偏差、對成果進行標準化，制定新的目標，進入下一輪循環(huán)。

項目進度管理，就是在不斷的檢查、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、制定新目標，重復循環(huán)直至順利完成項目為止。

在這樣日積月累的漸進改善中，不斷糾偏、不斷完善、不斷沉淀結(jié)果，才會形成質(zhì)的飛躍。

成功，從來都是量變導致質(zhì)變的。

對于一個或多個項目是如此，對于自己的人生更是如此，通過不斷的修正，完善自己的人生。

三、寫在最后

總結(jié)一下，多項目管理的進度控制應該2手抓，一手多項目管理，一手進度管控。

多項目管理中，最重要的是分清主次，做好多個項目的優(yōu)先排序。

想要做好各個項目的整體把控。

就應該做好前期準備、過程監(jiān)控、以及糾偏改正，在正向的反饋與循環(huán)中做好推進，這3個環(huán)節(jié)缺一不可。

前期準備時，運用OKR目標管理辦法做好項目計劃及任務分配，并抓住每個項目目前階段的要點以及最大風險，提前想好措施，防范于未然。

過程監(jiān)控中，我們需要借助工具來進行動態(tài)的、可視化的展示與監(jiān)控。

在糾偏改正階段，都可以使用PDCA循環(huán)的原則，進行正向的反饋與循環(huán)……

最后還是那句，思維決定認知，認知決定水平。

提升不止工作，還有人生。

作者：老原；PMP資深講師，提供更多項目管理模板和工具

本文由 @PM研究社 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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