在物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算盛行的背景下，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)發(fā)生了一定的變化，企業(yè)與企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，除了國(guó)內(nèi)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以外，國(guó)外的市場(chǎng)也會(huì)對(duì)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)一定的沖擊。因此對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說，要緊跟時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，采取全新的管理辦法，不斷提升國(guó)有企業(yè)的管理水平，從而能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地。

實(shí)際上，在當(dāng)今國(guó)有企業(yè)管理中，物資供應(yīng)采購(gòu)管理是極其重要的環(huán)節(jié)，提升國(guó)有企業(yè)管理水平應(yīng)該從物資供應(yīng)采購(gòu)管理的角度出發(fā)，包括降低物資供應(yīng)采購(gòu)成本、增大物資供應(yīng)集中采購(gòu)范疇等，從而不斷提高物資供應(yīng)采購(gòu)管理水平，從而促進(jìn)國(guó)有企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

一、對(duì)物資信息進(jìn)行有效的控制和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

企業(yè)物資管理的信息化會(huì)使相關(guān)的信息按照物資流程進(jìn)行流動(dòng)，這樣不僅可以保證物資采購(gòu)過程的規(guī)范化，還可以實(shí)現(xiàn)物資資源信息的共享，并對(duì)各種信息進(jìn)行有效地控制和統(tǒng)計(jì)。物資的申請(qǐng)采購(gòu)部門可以通過查詢了解物資的庫(kù)存情況以及物資采購(gòu)的實(shí)際進(jìn)程，相應(yīng)的領(lǐng) 導(dǎo)可以通過查詢物資情況，了解相關(guān)部門的實(shí)際生產(chǎn)情況。

二、加快物資信息的流通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)性

當(dāng)前企業(yè)物資管理過程中，信息處理完成后，需要通過人們之間的相互傳遞來(lái)實(shí)現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)的流通。這一過程需要花費(fèi)大量的時(shí)間，且信息傳遞的效果也不是很好。如果物資管理實(shí)現(xiàn)信息化，各種信息處理結(jié)果可以立即在信息系統(tǒng)中顯示出來(lái)。比方說當(dāng)入庫(kù)或材料信息到達(dá)倉(cāng)庫(kù)時(shí)，只需要相應(yīng)的操作人員通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作就可以使這一信息立即更新到物資管理系統(tǒng)中，從而使各種物資信息的查詢變得更加簡(jiǎn)便。

三、實(shí)現(xiàn)物資管理過程人力、物力的有效減少

企業(yè)資源管理的信息化，可以減少原來(lái)人力需要完成的大量繁瑣、無(wú)序的工作，從而使人力去完成對(duì)企業(yè)更有價(jià)值的工作。此外，物資管理的信息化，大大減少了各種物資的使用，比較明顯的就是紙張的使用，有效地降低了辦公用紙的開銷。

縱觀當(dāng)下信息化管理軟件，哪種更好、更值得推薦呢？勤哲Excel服務(wù)器是以施工企業(yè)項(xiàng)目全生命周期管控為中心，對(duì)預(yù)算、合約、物資、采購(gòu)、分包、稅務(wù)、資金、成本、質(zhì)量安全進(jìn)度等核心場(chǎng)景全業(yè)務(wù)線上高效管理。

對(duì)信息化的實(shí)踐，山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司對(duì)勤哲Excel服務(wù)器感慨頗深。據(jù)介紹，該公司是經(jīng)山東省省委、省政 府批準(zhǔn)，按照現(xiàn)代企業(yè)制度建立的省屬國(guó)有重要骨干文化企業(yè)。目前已全面完成全省市、縣、鄉(xiāng)三級(jí)整合，總資產(chǎn)達(dá)137億元，擁有32萬(wàn)公里傳輸干線和2000萬(wàn)戶有線電視用戶，用戶數(shù)量和經(jīng)營(yíng)總量位居全國(guó)第 一。作為山東省信息產(chǎn)業(yè)的主要力量之一，山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司主要負(fù)責(zé)山東省境內(nèi)有線廣播電視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、開發(fā)、經(jīng)營(yíng)和管理，及有線電視節(jié)目的收轉(zhuǎn)和傳送，以傳輸視頻信息和開展網(wǎng)上多功能服務(wù)為主業(yè)，并向產(chǎn)業(yè)鏈的上下游滲透，形成了多業(yè)務(wù)并舉的產(chǎn)業(yè)化發(fā)展模式。濟(jì)寧分公司是其下屬濟(jì)寧地區(qū)的分公司，負(fù)責(zé)整個(gè)濟(jì)寧地區(qū)的所有業(yè)務(wù)。

因?yàn)橛写罅康木W(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目，山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司需要大量的物資采購(gòu)。為了提高工作效率，堅(jiān)持采用集中采購(gòu)策略。每月初縣市區(qū)集采人員收集本地區(qū)的下個(gè)月采購(gòu)物資計(jì)劃，然后將其上報(bào)到市公司技術(shù)部集采組生成下月十二縣市區(qū)集采物資的匯總表，提供給領(lǐng) 導(dǎo)審批。領(lǐng) 導(dǎo)審批后，集采部門根據(jù)公司要求在中標(biāo)的供應(yīng)商中最終確定每項(xiàng)物資的供應(yīng)商，對(duì)其下訂單。山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司同時(shí)生成每個(gè)地區(qū)的集采物資，供應(yīng)商，商品價(jià)格表，該表再返回給縣市區(qū)采購(gòu)部門以及財(cái)務(wù)部，為以后財(cái)務(wù)結(jié)束留底。最終在將所有采購(gòu)信息輸入到“大物流倉(cāng)儲(chǔ)”系統(tǒng)中，在此系統(tǒng)中走完剩余流程。

以前計(jì)劃上報(bào)及執(zhí)行表制定都是通過單獨(dú)的電子表格或紙質(zhì)文檔傳遞實(shí)現(xiàn)的，需要專門的人員來(lái)跑這個(gè)流程，才能實(shí)現(xiàn)把所有的單據(jù)歸檔。在這期間各縣公司還要經(jīng)常進(jìn)行所需物資器材的變更，由于物資品種眾多，提出的變更需求又是過于隨意，造成溝通成本過高，效率低下，流程不順暢。為了從根本上解決這些問題，山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司技術(shù)部利用勤哲Excel服務(wù)器，進(jìn)行了二次開發(fā)，完成一套集采系統(tǒng)，Excel服務(wù)器是一個(gè)面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)，它的作用是幫助我們“建立適合需要的管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的信息化”。

信息系統(tǒng)的目的是，“讓合適的人，在合適的時(shí)候，得到合適的信息”。使用這個(gè)系統(tǒng)的通常不是一個(gè)人，而是組織內(nèi)各個(gè)崗位上的人，他們有不同的職責(zé)和對(duì)信息的訪問權(quán)限。運(yùn)行界面如圖1所示：

圖1 運(yùn)行界面

由于集采所涉及的每類物資的型號(hào)參數(shù)不同，無(wú)法直接在一張表中實(shí)現(xiàn)。一期工程中采取了一種物資一個(gè)表單的方式實(shí)現(xiàn)。所有項(xiàng)目填寫完畢后，再生成一張?jiān)摰貐^(qū)的匯總表。如圖2所示。該匯總表打印后，蓋對(duì)應(yīng)分公司的公章，送市公司技術(shù)部歸檔。

圖2 每個(gè)縣公司對(duì)應(yīng)一張表格

市公司根據(jù)所有縣市區(qū)填報(bào)表格使用系統(tǒng)生成匯總表，如圖3所示。該表直觀顯示出下月整個(gè)公司的采購(gòu)計(jì)劃。該表在軟件系統(tǒng)存檔備用。

圖3 匯總表

然后在為每個(gè)縣市區(qū)生成集采物資，供應(yīng)商，價(jià)格匯總表，歸檔備用。以后財(cái)務(wù)報(bào)帳對(duì)帳等都需要使用。使用Excel服務(wù)器的“列表選擇數(shù)據(jù)規(guī)范”功能，根據(jù)物資名稱與型號(hào)，自動(dòng)匹配到供應(yīng)商列表，選擇后，自動(dòng)填寫該物資的供應(yīng)商，單價(jià)等信息。大大提高了工作效率，如圖4所示。

圖4 自動(dòng)匹配功能

最終得到圖5所示報(bào)表（關(guān)鍵部門已經(jīng)遮蓋）。目前“商家價(jià)格列表”數(shù)據(jù)規(guī)范還在持續(xù)添加過程中。未來(lái)將會(huì)把物資編碼加入，該編碼來(lái)自“大物流倉(cāng)儲(chǔ)”系統(tǒng)，將來(lái)可通過該編碼實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的整合使用。

圖5 物質(zhì)采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行表

另外使用Excel服務(wù)器本身的權(quán)限管理系統(tǒng)，確保每個(gè)縣市區(qū)的用戶只能看到自己地區(qū)的信息填報(bào)；市集采人員只能操作各種匯總表等。以及超過填報(bào)日期系統(tǒng)自動(dòng)鎖定報(bào)表，不再支持該月集采數(shù)據(jù)的修改等。

目前一期工程已經(jīng)使用。二期工程在設(shè)計(jì)之中。雖然是二次開發(fā)，但是軟件的效率與用戶使用便捷度來(lái)自好的設(shè)計(jì)思想。該系統(tǒng)在制作過程中，多次修改了具體的實(shí)現(xiàn)方案，選擇使用更高效的實(shí)現(xiàn)方式。目前規(guī)劃二期工程中，使用VB腳本將所有物資填單放到一張表單中，對(duì)于某物資的型號(hào)選擇，使用彈出對(duì)話框的方式進(jìn)行多個(gè)參數(shù)的選擇工作，選擇確認(rèn)后，將全部參數(shù)組成最終型號(hào)字符串填入到單元格中，從而提高填報(bào)效率。

小結(jié)：

經(jīng)過多年的行業(yè)耕耘，勤哲Excel服務(wù)器服務(wù)了眾多優(yōu)質(zhì)的國(guó)內(nèi)企業(yè)。目前勤哲Excel服務(wù)器已助力成長(zhǎng)型國(guó)內(nèi)企業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。