員工轉(zhuǎn)正、輪崗、換崗、離職手續(xù)流程
作者：胡華成 原創(chuàng)
新員工初進(jìn)公司之后，都需要經(jīng)過(guò)一段試用期間的磨煉，其中也包括輪崗、換崗等過(guò)程，而能最終轉(zhuǎn)正。轉(zhuǎn)正是對(duì)新員工工作成績(jī)的肯定，是企業(yè)對(duì)新員工加以接納的信號(hào)。
通過(guò)員工轉(zhuǎn)正、輪崗和換崗等流程，新員工可以獲得充分的工作評(píng)估，公司也能得到人員結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化，HR應(yīng)積極完成轉(zhuǎn)正考核的流程，幫助員工獲得重新認(rèn)識(shí)自己和工作的機(jī)會(huì)，進(jìn)行自我提高。
作為一個(gè)有57萬(wàn)員工的國(guó)有企業(yè)，中國(guó)移動(dòng)內(nèi)部的員工轉(zhuǎn)崗流動(dòng)規(guī)模龐大，其中，A類員工是中國(guó)移動(dòng)創(chuàng)始力量，絕大多數(shù)都擔(dān)任高層管理；B類員工則是合同制員工，主要通過(guò)校園招聘并和移動(dòng)正式簽署合同；C類員工是勞務(wù)派遣員工，主要由移動(dòng)和人才市場(chǎng)簽合同，目前占據(jù)了中國(guó)移動(dòng)中接近59%的比例，屬于未來(lái)內(nèi)部轉(zhuǎn)崗、換崗的群體；而D類員工則屬于外包員工，同樣也是未來(lái)用工主體。
2015年開(kāi)始，中國(guó)移動(dòng)決定對(duì)C類勞務(wù)派遣員工進(jìn)行內(nèi)部轉(zhuǎn)崗流動(dòng)，其中優(yōu)秀的員工可以轉(zhuǎn)為B類，而剩下的除了留置在原職之外，全部轉(zhuǎn)為D類，到2016年2月，中國(guó)移動(dòng)需要確保有二三十萬(wàn)員工離開(kāi)C類崗位，一部分升為B類，另一部分則變成外包身份的D類員工。
雖然中小企業(yè)的試用、轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)崗、換崗等規(guī)模并沒(méi)有這么大，但依然需要遵循必要流程、堅(jiān)持應(yīng)有原則。
第一，員工試用和轉(zhuǎn)正的流程
1、所有新員工都必須通過(guò)試用期，試用期通常三個(gè)月，但可以根據(jù)部門(mén)主管的意見(jiàn)，對(duì)試用期進(jìn)行適當(dāng)延長(zhǎng)或減短。其縮短時(shí)間通常不應(yīng)短于一個(gè)月，延長(zhǎng)也不應(yīng)超過(guò)三個(gè)月。
2、在每月固定日期（例如5號(hào)），統(tǒng)計(jì)當(dāng)月試用期已滿的員工，形成名單并匯總成為表格，發(fā)放給各個(gè)部門(mén)。部門(mén)經(jīng)理根據(jù)員工表現(xiàn)作出決定之后，即可填寫(xiě)員工評(píng)估表、人事變動(dòng)表，并交給HR進(jìn)行審核，最后報(bào)公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后生效。
3、根據(jù)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)同意的名單，由HR帶領(lǐng)人力資源部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總成為最終名單。根據(jù)轉(zhuǎn)正名單，向員工一對(duì)一發(fā)放正式通知函，并簽訂正式的勞動(dòng)合同。
4、對(duì)于試用期內(nèi)表現(xiàn)不符合要求的員工，可以結(jié)合部門(mén)經(jīng)理建議，或者延長(zhǎng)其試用期，或者提前7日通知并予以辭退，同時(shí)由人力資源部門(mén)發(fā)放解雇通知書(shū)。
上述所有通知書(shū)，都應(yīng)該是一式三份，正本交給人力資源部保管，放入其個(gè)人檔案中，第一副本交給部門(mén)保管，第二副本交給員工。
第二，轉(zhuǎn)崗和換崗
轉(zhuǎn)崗，通常為企業(yè)根據(jù)工作的需要，安排員工相互之間轉(zhuǎn)換崗位，能夠繼續(xù)更好地工作。換崗，則通常由員工自行提出，也可以是公司直接決定，針對(duì)那些在原崗位不適應(yīng)或者不能勝任的員工，進(jìn)行有效更換。
對(duì)于自行提出轉(zhuǎn)崗或換崗的員工，HR可以按照下面的流程操作：
1、由員工個(gè)人提出申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)所在部門(mén)經(jīng)理同意并簽字后，再由接收部門(mén)經(jīng)理同意并簽字。
2、由員工向企業(yè)人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)之后，進(jìn)行考核?？己撕细裰?，即可辦理轉(zhuǎn)崗、換崗的就職手續(xù)。
3、如員工的申請(qǐng)未能得到所在部門(mén)或接收部門(mén)同意，又或者轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)沒(méi)有通過(guò)，則轉(zhuǎn)崗換崗終止。
第三，員工離任
員工離職分為兩種：解聘和辭職。前者是企業(yè)主動(dòng)要求，后者則是員工主動(dòng)要求。
1、解聘工作流程
首先由HR和用人部門(mén)的經(jīng)理進(jìn)行細(xì)致溝通，找到員工績(jī)效不佳的問(wèn)題所在，并研究是否能夠通過(guò)轉(zhuǎn)崗的方式，能夠讓員工更好地發(fā)揮技能。如最終企業(yè)內(nèi)部無(wú)法進(jìn)行調(diào)動(dòng)，只能對(duì)其合同關(guān)系加以終止。
其次，HR應(yīng)準(zhǔn)備好解雇員工的書(shū)面材料，包括員工的績(jī)效考核表、不良記錄，其中尤其是由于員工的錯(cuò)誤所造成的后果記錄等等，必須要有事件的日期、詳情。萬(wàn)一時(shí)候發(fā)生糾紛，還能夠作為舉證的資料。
最后，準(zhǔn)備好離職材料、賠償費(fèi)用，包括由人力資源部門(mén)準(zhǔn)備好離職核對(duì)單保密協(xié)議等文件，同時(shí)，還要按合同上的補(bǔ)償規(guī)定，對(duì)員工的賠償費(fèi)用進(jìn)行核算。
進(jìn)入面談階段后，HR或人力資源部門(mén)員工，整理好所需文件，并在預(yù)先安排的時(shí)間通知員工，面談地點(diǎn)包括會(huì)議室或休息室。在談話過(guò)程中，一開(kāi)始就告訴員工解雇決定，隨后，對(duì)事實(shí)進(jìn)行陳述，根據(jù)書(shū)面材料，清楚地解釋企業(yè)辭退所存在的理由，并向員工強(qiáng)調(diào)這是無(wú)可挽回的。
HR應(yīng)該傾聽(tīng)員工的言談。一些被辭退的員工有可能在情緒上無(wú)法接受，并產(chǎn)生激烈的爭(zhēng)辯，此時(shí)，面談?wù)弑仨氁３掷潇o，點(diǎn)頭或者用沉默來(lái)安撫員工情緒，避免發(fā)生直接爭(zhēng)執(zhí)。
此外，被辭退的員工雖然表達(dá)激烈，但也有可能傳遞出一些積極的信息，例如企業(yè)管理方面的缺陷等等，能夠?yàn)镠R今后的工作提供一定的價(jià)值，對(duì)于這些信息，可以適當(dāng)加以記錄。
最后，當(dāng)對(duì)方情緒平復(fù)之后，向他解釋有關(guān)解雇的具體財(cái)務(wù)安排，包括賠償?shù)闹Ц督痤~、具體的賠償算法、福利補(bǔ)償?shù)鹊取?/strong>如果發(fā)生爭(zhēng)議，HR應(yīng)該盡量耐心細(xì)致地和對(duì)方溝通，避免員工離職之后將問(wèn)題提交給政府勞動(dòng)仲裁部門(mén)。
在面談結(jié)束后，員工按照企業(yè)規(guī)定，辦理離職手續(xù)，包括交回個(gè)人領(lǐng)用的辦公設(shè)備、其他物品，企業(yè)也將薪金準(zhǔn)備好交給員工。如果員工的問(wèn)題不大，可以為他準(zhǔn)備一份介紹信，便于他繼續(xù)尋找新的工作機(jī)會(huì)。
2、辭職工作流程
總體來(lái)看，員工辭職工作流程類似于離職工作流程，但主動(dòng)發(fā)起的一方是員工而并非企業(yè)，因此，HR必須要建立更規(guī)范的辭職管理流程制度，避免由于員工的個(gè)人決定影響整個(gè)企業(yè)。
一般規(guī)定，正式員工如因個(gè)人選擇問(wèn)題辭職，需要提前30天，向人力資源部門(mén)提交書(shū)面辭職申請(qǐng)表或離職申請(qǐng)表，并由HR呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
在接到員工辭職申請(qǐng)之后，HR作為人力資源的負(fù)責(zé)人，應(yīng)當(dāng)及時(shí)和辭職員工加以溝通，對(duì)于那些工作優(yōu)秀、業(yè)績(jī)良好的員工，離職面談應(yīng)該及早進(jìn)行，這是為了能夠充分了解其辭職原因，并盡可能尋找解決辦法甲乙挽留，從而減少企業(yè)因?yàn)閱T工流失導(dǎo)致的損失。
面談開(kāi)始之前，HR應(yīng)該準(zhǔn)備好離職者的個(gè)人資料、離職申請(qǐng)書(shū)、以往工作考核記錄表等等，這樣就能夠便于在談話之前掌握情況，同時(shí)也能讓辭職者感受到企業(yè)對(duì)于他的重視程度。
其次，在面談過(guò)程中，HR應(yīng)該首先確定好面談內(nèi)容，要保持目標(biāo)的明確性。在面談中，應(yīng)該重點(diǎn)了解的信息包括下面六個(gè)方面：
——離職后，個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃；
——離職后，本崗位后續(xù)工作如何開(kāi)展；
——離職后，對(duì)所在部門(mén)或公司有怎樣的合理化建議；
——對(duì)目前公司環(huán)境和內(nèi)部人際關(guān)系的看法；
——對(duì)目前公司或部門(mén)內(nèi)部管理方法與文化的評(píng)價(jià)；
——離職的真實(shí)原因
圍繞這些方面，HR應(yīng)該多用開(kāi)放性的問(wèn)題，而不要用具有引導(dǎo)性或者籠統(tǒng)的提問(wèn)方法，可以多問(wèn)一些“為什么”“如何”與“怎么樣”之類的開(kāi)放問(wèn)題，從而讓離職員工能夠充分表達(dá)自己的看法。
在離職面談結(jié)束之后，對(duì)員工的挽留依然無(wú)效，那么HR就要對(duì)他們的配合表示感謝，并將其離職申請(qǐng)交給企業(yè)高層審批。
需要注意的是，當(dāng)離職人員辦理手續(xù)時(shí)，無(wú)論對(duì)方因何離職，人力資源部門(mén)都需要及時(shí)對(duì)離職人員的工作崗位加以分析，并結(jié)合崗位職責(zé)和需求、企業(yè)的實(shí)際情況，確定采取何種招聘方式來(lái)彌補(bǔ)空缺。
本文為：胡華成 原創(chuàng)文章，如需轉(zhuǎn)載請(qǐng)聯(lián)系作者授權(quán)。
胡華成：HR商學(xué)院院長(zhǎng)、暢銷書(shū)作者、中國(guó)新盈利模式研究專家、國(guó)內(nèi)著名青年創(chuàng)業(yè)導(dǎo)師、傳統(tǒng)企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)型首席架構(gòu)師、資深品牌營(yíng)銷策劃人、天使投資人。專注人力資源與互聯(lián)網(wǎng)研究11年，近兩年專注天使投資，投資領(lǐng)域覆蓋互聯(lián)網(wǎng)、新媒體、創(chuàng)新服務(wù)業(yè)等。
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