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01 組織籌備

02 會中服務

03 主持會議

1 組織籌備

會議的組織籌備是會議管理的第一步，是開好會議的基本保證。會議的組織籌備主要包括：擬定會議名稱、明確會議時間、選擇開會地點、確定參會人員、安排議事日程、做好會場布置、發(fā)放會議通知、與會人員報名和報道等。

1．擬定會議名稱

任何會議的名稱均應與會議的內容相符，并確保妥帖恰當。通常情況下，綜合部可通過以下三種方式擬定會議名稱，如下。

第1種方式

使用“通稱”確定會議名稱。如：“例會”、“年會”等

第2種方式

用組織名稱代替會議名稱，如“董事會第××次會議”、“財務部工作總結會議”等

第3種方式

根據會議內容確定會議名稱，如“新員工入職工作座談會”、“××項目啟動會”等

2．明確參會人員

合理的選擇參會人員，不僅有利于節(jié)省企業(yè)的人力資源，提高會議效率，還能夠降低企業(yè)的經濟負擔，因此，在會議管理過程中，必須慎重選擇參會人員。綜合部在選擇參會人員時，必須考慮以下因素，如下。

選擇參會人員應考慮的因素

3．明確會議時間

綜合部在確定會議的召開時間時，應本著“宜短不宜長”的原則，根據會議的內容、參會人員特點等因素綜合確定。選擇會議時間應注意下問題。

① 考慮參會人員中關鍵人物的最佳時間，確保關鍵人物可以準時參加會議，并能夠集中精力開好會議。

② 避免影響企業(yè)正常經營活動和運行秩序，防范因會議影響企業(yè)的效益或效率。

③ 把握好開會時機，優(yōu)先召開時效性強、醞釀成熟的會議；時效性差，或需要醞釀較長時間的會議，可以拖后召開。

4．選擇開會地點

會議地點選擇的恰當與否，會在很大程度上影響會議質量。因此，為有效實現會議目標，綜合部在開會地點的選擇上應考慮以下條件，如下。

選擇開會地點應考慮的因素

5．安排議事日程

會議的議事日程是指會議期間，各項議事和活動的程序。具體包括：會議內容、討論事項、會議參加人員、會議各事項的時間安排等。

（1）擬定議事日程應考慮的要點

綜合部在安排議事日程時必須考慮以下要點，詳情如下。

1. 重要的、緊急的事項，應優(yōu)先列在整個議事日程的前項
2. 議事日程安排不必太復雜，安排內容不必過多
3. 如果會議很重要或議事日程復雜，則應給出會議參加者建議
4. 與議事日程有關的會議資料也應提前發(fā)放，以減少會議時間
5. 會議持續(xù)2小時以上的，應考慮在會議期間安排休息
6. 議事日程應在會議前幾天交給參會人員，以便其做好準備

（2）議事日程范例

以下提供了××公司××會議議程安排表，供讀者學習和參考。

××會議議程安排

會議時間： 年 月 日9：30～17:00

會議地點：××公司三樓會議室

會議人員：總公司高層管理人員、分公司經理級以上人員。

會議日程安排：

20 年 月 日

××公司綜合部

6．做好會場布置

會場布置主要包括會場空間安排、會議座位安排、會議用品設備的調配等工作。綜合部在進行會場布置時，應嚴格按照以下要求進行操作。

會場布置相關工作要求

7．發(fā)放會議通知

會議決定召開，就應及早發(fā)放會議通知。除部門內部日常工作會議外，對于大中型會議均應發(fā)放書面通知，避免因口頭通知或書面通知造成差錯。

（1）會議通知的撰寫要素

完整的會議通知應具備：會議名稱，會議內容或議程，會議召開的時間、地點、參加人員、報道時間等要素。會議參加人員應攜帶的文件資料及其他特殊要求（如回執(zhí)要求）也應被寫入。

（2）會議通知的撰寫要求

會議通知一般采取書面形式，分標題和正文兩部分。具體的撰寫要求如下。

要求1

文字表達清楚、明白，無歧義產生；內容要全面、周到，無遺漏項目

要求2

對于參加會議的人員范圍、職務等信息要寫明白，切忌含糊不清

要求3

根據需要，可在正式通知之前先發(fā)預備通知，以確保參會人員（尤其是重要崗位工人員）提前安排好工作

要求4

通知的正文下方要注明聯系電話、聯系人姓名，有些通知需加蓋公章，并提醒參會人員協(xié)調需要的材料

要求5

會議通知的信封應注明“會議通知”，并標注通知送到日期，以避免誤事

要求6

會議通知發(fā)出后，應跟蹤參會人員（尤其是會議的關鍵人員）是否收到，能夠能夠正常出席

8．會前審核

在召開會議前，綜合部相關工作人員應審核會簽籌備工作狀況，以免出現紕漏。下面提供了一份會前審核常用的表單，供讀者參考

會前審核單

2 會中服務

會中服務項目包括：會議簽到、引導座位、分發(fā)會議文件、維持會場秩序等。會中服務的好壞將直接影響到會議的效率。

1．會議簽到

為了能夠及時、準確的統(tǒng)計到會人數，做好會議安排，綜合部應在召開會議前，做好會議簽到工作。會議簽到的方式主要包含如下所示的5種。

簿式簽到

◆ 會議工作人員預先準備好簽到簿（簽到簿上的內容包含：姓名、所在部門、職務等），參會人員按要求逐項填寫，表示到會

◆ 優(yōu)點：利于保存、便于查找

◆ 缺點：對于參會人數較多的大中型會議不適合

工作人員代為簽到

◆ 會議工作人員預先制定好參加會議人員的花名冊，參會人員到場后，由工作人員在花名冊后畫上記號，表示到會；缺席或請假人員要用其他的記號表示；如用“√”表示到會，用“×”表示缺席，用“○”表示請假

◆ 優(yōu)點：操作簡單

◆ 缺點：需要工作人員了解參會人員，僅適用于小型會議

證卡簽到

◆ 會議工作人員先將印好的證卡（證卡上一般印有：會議名稱、日期、座次號、編號等）發(fā)給參會人員，參會人員進入會場時將證卡交給工作人員，表示到會

◆ 優(yōu)點：操作便利，多適用于大中型會議

◆ 缺點：存在較高的成本費用，且不利于保存查找

座次表簽到

◆ 會議工作人員按照會議模型，事先制定好座次表，并在座位上按要求添上參會人員姓名和座位編號，參會人員到會時在座位表上消號，表示出席

◆ 優(yōu)點：能夠起到引導的效果

◆ 缺點：很多人集中到會時，容易引起混亂

2．引導座位

召開小型會議時，參會人員一般都有自己的習慣座位。但召開大中型會議時，為方便參會人員盡快入座，維護會場秩序，一般需要引導座位。為減輕工作人員的負擔，可通過在會場上設立標記，在簽到證卡上注明座次號等方式，引導參會人員找到自己的座次。

3．分發(fā)會議文件

會議相關文件資料，一般在會前發(fā)放到參會人員手中。分發(fā)會議相關文件資料的方式主要有以下3種。

① 工作人員站在會場入口處，在參會人員進入會場時發(fā)放給參會人員。

② 在開會之前，按要求在每位參會者的座位上擺放一份文件資料。

③ 在開會過程中，由綜合部管理者指派幾名工作人員，每人負責規(guī)定區(qū)域文件資料的分發(fā)和收退。

4．維持會場秩序

在會議召開期間，綜合部應組織做好會場秩序維護工作。如：制止與會議無關的人員進入會場、制止和調解會議過程中糾紛，保證會議安全等。

5．其他服務工作

為保證會議順利進行，綜合部相關工作人員還應根據會議需要，認真做好會議的其他服務工作。具體的服務內容主要包括以下6項，如下。

生活服務

妥善安排好參會人員的飲用水、住宿、就餐等事項

交通服務

根據會議需要，做好車輛調度、租車管理、以及駕駛員管理等工作

通信服務

保證會議所用電話、網絡、數據通信電路等暢通無阻

衛(wèi)生服務

專人負責衛(wèi)生清潔工作，確保會場環(huán)境清潔、舒適

攝影留念服務

根據會議性質，確定攝影范圍和參加范圍，并妥善保管攝影資料

文體活動服務

可根據會議性質，適當安排一些文體活動，以調節(jié)會議氣氛

3 主持會議

企業(yè)每個會議的成功召開，都需要主持人指導進行。對于會議的主持人員而言，每次會議最重要的任務就是確休會議順利進行，成功結束。

1．安排發(fā)言

在召開會議之前，未明確發(fā)言人員和發(fā)言題目的，會議主持人在說明會議的目的、議程后，需根據會議進展情況，安排相關參會人員發(fā)言。在安排發(fā)言過程中應注意下以下問題。

① 在安排發(fā)言過程中，應注意地區(qū)、部門之間的平衡，以確保參會人員能夠更快捷、更準確的了解全面情況。

② 安排符合會議精神的主題，但也要避免發(fā)言內容的過分重復。

③ 多議題會議的安排次序應科學合理，需要大家開動腦筋，幾種獻計獻策的議題通常放在會議前半部分時間進行。

④ 同一個時間內只有一個人發(fā)言，禁止有些人交頭接耳，以保持與會者的注意力。

⑤ 主持人在會議期間應避免同其他參會人員發(fā)生爭論，不能在決議之前發(fā)表傾向任何一方的意見，不能強迫他人接受自己的意見。

⑥ 對開小差那種中途遛班的或者一直沉默的參會人員，主持人可以用提問法讓他參與討論，提示其發(fā)言。

2．處理僵局

會議召開過程中如發(fā)生僵局，需要主持人保持鎮(zhèn)靜，并及時采取各種方法和措施打破僵局，確保會議的順利召開。圖4-6提供了部分僵局的處理辦法，供讀者參考。

參會人員陷入緘默處理辦法

⊕ 明確參會人員想法

⊕ 詢問參會人員是否不清楚觀點或問題

⊕ 確保個人的行為舉止不會引起問題

⊕ 分成小組，以鼓勵更多的參與

參會人員不能正視問題的處理辦法

⊕ 要求發(fā)言人明確界定問題

⊕ 了解該問題存在多長時間了，誰涉及了該問題，后果是什么

⊕ 強調不會懲罰出頭者并遵守諾言

參會人員之間沖突的處理辦法

把該觀點寫在白標上讓參會人員知道您已理解了他們的想法；當還有人重復時，指著白板說該問題我們已了解，是否還有補充？

參會人員不斷重復個人觀點的處理辦法

⊕ 對爭吵予以制止

⊕ 讓人員知道有激情是可以的，但不能控制自己情緒的人應在會外解決問題

⊕ 重申已達成一致的行為規(guī)則

3．結束會議

當會議所有目標完成、會議時間用完、會議無法取得進展時，主持人可宣布結束會議。在會議結束時，主持人應完成以下工作。

① 簡要總結本次會議所有已完成的事項、要點或決定。

② 明確下一步的計劃，強調行動方案。

③ 強調每個人觀點和想法的重要性。

④ 對參會人員和會議組織管理部門表示感謝。

⑤ 協(xié)助完成會議評估工作。

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