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01 會議記錄

02 會議總結(jié)

03 會議文件

一、會議記錄

在會議召開過程中，綜合部需指派專人將會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，形成會議記錄。為真實反映會議的內(nèi)容和進程，為日后工作開展提供客觀依據(jù)，企業(yè)的一般會議都要有會議記錄。

1．會議記錄方法

會議記錄一般有兩種方法：一種是摘要記錄，一種是詳細(xì)記錄。詳情如下。

會議記錄方法

記錄方法	詳細(xì)說明
摘要記錄	◆ 摘要記錄是抓住重點，摘錄要義，如發(fā)言要點、會議的決定等。摘要記錄多適用于企業(yè)內(nèi)部的日常性工作會議 ◆ 摘要記錄需要記錄人員在會議召開過程中，迅速做出分析概括，抓住要點、明白缺失，因此對記錄人員的素質(zhì)要求較高
詳細(xì)記錄	◆ 詳細(xì)記錄是有言必錄，包括發(fā)言中的插話等，都要詳細(xì)記錄在案。詳細(xì)記錄一般適用于特點重要的會議 ◆ 詳細(xì)記錄要求速度快，記錄人精神集中；為保證記錄信息全面、準(zhǔn)確，可采取符號速記或借助錄音機，然后在會后進行整理

無論是摘要記錄還是詳細(xì)記錄，均應(yīng)在記錄過程中，著重做好以下內(nèi)容的記錄。

① 會議開始前的定調(diào)性言論。

② 圍繞會議中心議題展開的活動情況。

③ 會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解。

④ 企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、權(quán)威人士、主要代表的言論。

⑤ 對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

⑥ 會議通過的決定、決議。

⑦ 會議懸而未決的事項。

⑧ 會議結(jié)束前的總結(jié)性言論。

2．會議記錄要求

記錄人員在開會前要提前到達(dá)會場，并選擇可能靠近主持人、發(fā)言人或擴音設(shè)備等位置，以便于聆聽會議內(nèi)容，做好會議記錄。

（1）會議記錄內(nèi)容要求

一份完整的會議記錄至少應(yīng)符合以下內(nèi)容要求，如下。

1. 準(zhǔn)確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質(zhì)
2. 詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名；如是全體員工大會，則只需記錄總?cè)藬?shù)、重要領(lǐng)導(dǎo)即可
3. 忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)，會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點；發(fā)言中的插話、掌聲、臨時中斷、以及其他重要會議動態(tài)也應(yīng)予以記錄
4. 記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況

（2）會議記錄規(guī)范要求

對于企業(yè)而言，一份合格的會議記錄除符合以上內(nèi)容要求外，還必須滿足以下規(guī)范要求，如下。

1. 記錄內(nèi)容要忠實于原意，不得添加記錄人的觀點、主張，不得斷章取義；尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入
2. 無論是詳細(xì)記錄還是摘要記錄，會議要點的記錄都應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確
3. 會議記錄的書寫要清楚規(guī)范，記錄的內(nèi)容條理清晰、重點突出
4. 符合會議記錄的格式要求

4．會議記錄寫作

會議記錄包括會議組織情況、會議內(nèi)容兩部分。其中，會議組織情況要求寫明：會議名稱、時間、地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等信息；會議內(nèi)容需寫明發(fā)言、決議、問題。下表提供一份××公司會議記錄表，供讀者參考。

××公司會議記錄表

會議名稱
會議時間			會議地點
主 吃 人			記 錄 人
出席人員
列席人員
缺席人員
主要議題
發(fā)言記錄
主持人簽字		記錄人簽字
日 期		日 期

二、會議總結(jié)

會議結(jié)束后，綜合部應(yīng)對整個會議的組織與服務(wù)工作進行全面總結(jié)，以積累經(jīng)驗，找出不足，以便為今后做好同類會議的組織與服務(wù)工作提供借鑒。

1．會議總結(jié)形式

會議的類型不同，會議總結(jié)的形式也有所差異。詳情如下所示。

（1）小型會議總結(jié)

對于小型會議而言，主持人將參會人員的眾多意見加以集中、歸納、概括、總結(jié)，最后形成結(jié)論性意見，就是此次會議總結(jié)。

（2）大中型會議總結(jié)

對于大中型會議而言，一般都需要專門的會議總結(jié)。會議總結(jié)通常以召開總結(jié)會的形式進行，必要時還需要提交書面的會議總結(jié)報告，并交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。大中型會議總結(jié)至少應(yīng)包含下圖所示。

1. 對會議組織和服務(wù)中存在的問題進行總結(jié)、分析
2. 對會議的組織和服務(wù)過程進行回顧
3. 對會議組織與服務(wù)過程中有關(guān)部門和人員進行表彰和獎勵
4. 對于會議組織和服務(wù)情況進行客觀評價
5. 對會議組織與服務(wù)過程中的紕漏與差錯進行總結(jié)與檢查

2．會議總結(jié)要求

綜合部要做好會議總結(jié)，至少要符合以下三項要求。

第一，要尊重客觀事實，嚴(yán)禁隨意編造事實，欺上瞞下，或者走過場。

第二，要客觀總結(jié)、分析會議召開情況，提煉出紀(jì)律性的理論認(rèn)識。

第三，要抓住重點，找出最具指導(dǎo)意義的內(nèi)容，如：會議組織和服務(wù)工作中最容易犯的錯誤。

三、會議文件

在會議管理工作中，會涉及開幕詞、閉幕詞、會議通知、會議總結(jié)、會議紀(jì)要等文件，具體的撰寫要求和操作范例如下所示。

1．會議開幕詞

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

開幕詞是大中型會議由主要領(lǐng)導(dǎo)在會議召開時使用的會務(wù)文書，它具有對會議的提示性和指導(dǎo)性的重要作用。開幕詞的內(nèi)容常常對會議中需要探討的問題進行概括性的提示，使與會者能夠?qū)h的議題和方向有所準(zhǔn)備，從而達(dá)到會議良好的效果。開幕詞一般字?jǐn)?shù)較少，但內(nèi)容豐富，其結(jié)構(gòu)較為獨特，具體內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下。

標(biāo)題

一種是直接寫“開幕詞”；另一種是在“開幕詞”前加上會議的名稱；還有一種是將“會議開幕詞”作為副標(biāo)題，在前面加一個能夠反映會議宗旨的題目作為主標(biāo)題

時間

寫在標(biāo)題下方，并加上括號，表示發(fā)言人致開幕詞的時間

稱謂

對參會人員的稱呼，一般根據(jù)會議的性質(zhì)及參會人員的身份確定稱謂，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓”

正文

具體闡述會議目的、任務(wù)，會議的指導(dǎo)思想，會議的主題，會議的開法等內(nèi)容

結(jié)尾

可對參會人員提出開好會議的要求，對完成會議任務(wù)提出希望

（2）范例展示

下表提供××公司年終總結(jié)表彰大會開幕式上的開幕詞，供讀者參考。

××公司20 年度總結(jié)表彰大會上的開幕詞

（ 年 月 日）

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)，各位來賓，親愛的同事們：

大家好！

今天，窗外陽光明媚，室內(nèi)暖意融融！在新春佳節(jié)即將到來之際，我們在這里歡聚一堂，召開20 年度公司總結(jié)表彰大會，主要目的是為了總結(jié)一年來的工作，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，共商公司未來發(fā)展大計，并對為公司各項工作的發(fā)展做出貢獻的部門、員工進行表彰和獎勵。

首先我代表××公司對××單位對本次會議的大力支持表示感謝！對來自××單位的各位來賓表示熱烈的歡迎。

為保證會議的有序進行，在會議正式開始之前，我提幾條要求：

1．請所有與會人員暫時關(guān)閉手機，不要接打電話；

2．不要在會場內(nèi)、外來回走動，大聲喧嘩，或與人交頭接耳；

3．不要隨地吐痰，亂扔廢棄物，不要抽煙；

4．會議結(jié)束以后，先歡送領(lǐng)導(dǎo)和來賓退場，然后依次序退場。

最后，預(yù)?！啊痢凉?0 年年終總結(jié)表彰大會”圓滿成功！

謝謝大家！

2．會議閉幕詞

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

閉幕詞是大中型會議在結(jié)束時由主要與會領(lǐng)導(dǎo)向會議做的總結(jié)性文書，它與開幕詞相對應(yīng)，是整個會議的結(jié)束語。閉幕詞的內(nèi)容一般是對會議的進程、步驟和取得成果進行概括，對會議召開的效果與作用進行評價，并對與會者提出期望和鼓勵，從而有利于貫徹會議的主題精神及重要內(nèi)容。閉幕詞的具體內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下。

標(biāo)題

一種是直接寫“閉幕詞”；另一種是在“閉幕詞”前加上會議的名稱；還有一種是將“會議閉幕詞”作為副標(biāo)題，在前面加一個能夠反映會議宗旨的題目作為主標(biāo)題

時間

寫在標(biāo)題下方，并加上括號，表示發(fā)言人致閉幕詞的時間

稱謂

對參會人員的稱呼，一般根據(jù)會議的性質(zhì)及參會人員的身份確定稱謂，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓”

正文

具體闡述會議結(jié)束語、回顧會議步驟、評價會議成果，最后提出期望和號召

結(jié)尾

對參會人員表示感謝，并提出祝福

（2）范例展示

下表提供××公司年終總結(jié)表彰大會開幕式上的閉幕詞，供讀者參考。

××公司20 年度總結(jié)表彰大會上的閉幕詞

（ 年 月 日）

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)，各位來賓，親愛的同事們：

今天的表彰大家開得很圓滿，也很成功，王經(jīng)理的總結(jié)報告，既對公司一年來的發(fā)展進行了全面、客觀、公正的總結(jié)，也提出了公司第三個五年計劃的發(fā)展思路，描繪了公司美好的未來。高董事長的講話站得高、看得遠(yuǎn)，使我們每一個人都能感受到公司的前景光明，更加堅定了我們每個人的信心，是一個振奮人心、催人奮進的大會！

會后，我們要深入學(xué)習(xí)、領(lǐng)會這次會議的精神，在××公司領(lǐng)導(dǎo)班子的帶領(lǐng)下，繼續(xù)堅持“誠信做人，踏實干事”的經(jīng)營理念，和“對社會負(fù)責(zé)，讓員工富?！钡陌l(fā)展方針，團結(jié)一心，共同努力、務(wù)實開拓，不斷創(chuàng)新，共同為力大公司的美好未來貢獻我們的力量和智慧！

20 年總結(jié)暨表彰大會到此結(jié)束。

再次感謝各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓的光臨，祝所有的同事們工作順利！

謝謝大家！

3．會議通知

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

會議通知是會議組織管理部門向參會單位、參會人員傳達(dá)即將召開會議的基本情況，而使用的文書。一般情況下，會議通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下。

標(biāo)題

既可以寫“發(fā)文部門 事由 文種”（如××部關(guān)于××的通知），也可以省略這種形式，直接寫“通知”兩個字

稱呼

收文大內(nèi)或個人的名稱

正文

◆ 擬召開會議的基本情況

◆ 對通知內(nèi)容的下一步安排或進行執(zhí)行方面的指導(dǎo)性語言

正文

通知發(fā)文單位的名稱和發(fā)文時間

（2）范例展示

下表提供了一份××公司的開會通知單，供讀者學(xué)習(xí)和參考。

開會通知

一、會議主旨：關(guān)于××產(chǎn)品后期維修討論會議。

二、會議地點：公司一樓會議室。

三、會議時間：20 年 月 日 午 時 分。

四、主持人：王××。

五、參會人員：王××（設(shè)備管理部經(jīng)理）、唐××（維修部組長）、楊××（客服部經(jīng)理）、趙××（財務(wù)部經(jīng)理）、陶××（綜合部經(jīng)理）。

六、會議主旨：

1．已維修設(shè)備的使用狀況。

2．如何控制維修成本。

3．如何安排后期的維修工作。

七、會議要求：請參會人員安排好工作，準(zhǔn)時參加會議！

聯(lián)系人：賈×× 聯(lián)系電話：1234567

綜合部

20個月

4．會議紀(jì)要

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

會議紀(jì)要是記錄和傳達(dá)會議的情況、議定的事項、達(dá)成的協(xié)議和明確的安排等，并要求相關(guān)部門和個人了解和執(zhí)行的會務(wù)文書。會議紀(jì)要撰寫時應(yīng)盡力運用闡述性文字和具有較強說服力的語言，不可發(fā)表空論使會議成果無法用于實際工作的具體實踐過程。會議紀(jì)要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)如

標(biāo)題

包括會議名稱、主持單位、會議性質(zhì)等，或會議名稱加上文中的形式

基本信息

包括時間、地點、與會人員、列席人員等，有時也只標(biāo)明時間

正文

◆ 起始：具體介紹會議基本情況、議題、議程等

◆ 主題：圍繞會議主題，闡述會議過程

◆ 結(jié)尾：總結(jié)會議結(jié)論和決議，明確工作方向并號召等

（2）范例展示

下表提供××公司客戶座談會的會議紀(jì)要，供讀者參考。

××公司客戶座談會會議紀(jì)要

（ 年 月 日）

為了解客戶的真實需求，提高客戶服務(wù)系統(tǒng)質(zhì)量，交流經(jīng)驗，分析并制定改善措施，利用客戶資源達(dá)到提高客戶服務(wù)水平的目標(biāo)。20 年 月 日，公司客戶服務(wù)部張經(jīng)理主持召開客戶座談會，參加會議的有孫××、梁××等28位忠實客戶，以及公司總經(jīng)理趙××，公司軟件開發(fā)部、市場開發(fā)部、生產(chǎn)部、品質(zhì)管理部、銷售部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，共計50人。

客戶服務(wù)部經(jīng)理張經(jīng)理在會議上做了題為《創(chuàng)新思路，開拓新市場》的工作報告，介紹了客戶服務(wù)工作的近況和近期的工作成果，并邀請與會的28名客戶參觀了公司新建立的客戶服務(wù)系統(tǒng)，并對系統(tǒng)的開發(fā)、使用等內(nèi)容展開了熱烈的討論。

在會議過程中，客戶發(fā)言踴躍，提出了大量改進建議和意見，對提高客戶服務(wù)系統(tǒng)的質(zhì)量起到了重要作用。經(jīng)過近2個小時的討論，公司總經(jīng)理趙××為座談會做了總結(jié)發(fā)言。

與會人員一致認(rèn)為客戶服務(wù)系統(tǒng)的建立對企業(yè)的客戶服務(wù)水平發(fā)展起到關(guān)鍵性作用，但目前的客戶服務(wù)系統(tǒng)較為初級，應(yīng)深入挖掘內(nèi)在作用，以達(dá)到系統(tǒng)的完善和穩(wěn)定。

本次座談會上，總經(jīng)理趙××明確要求落實以下措施。

（具體措施略）

5．會議總結(jié)

（1）內(nèi)容結(jié)構(gòu)

會議總結(jié)的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、正文和落款三個部分。落款即署名和署時，可以寫在標(biāo)題之下，也可以寫在文尾。詳情如下。

標(biāo)題

◆ 綜合性總結(jié)一般采用“總結(jié)單位 總結(jié)時限 文種”的形式

◆ 專題性總結(jié)較為靈活，可以直接采用內(nèi)容的概括形式，省略總結(jié)單位和總結(jié)時限

◆ 為使重點突出，也可以采用正副標(biāo)題的寫法，正標(biāo)題用來揭示總結(jié)的主題，副標(biāo)題用來指明總結(jié)的內(nèi)容、單位、時間等

正文

◆ 前言：概括地交代總結(jié)的基本內(nèi)容（如：會議內(nèi)容、時間、地點、背景、事件經(jīng)過等），也可將經(jīng)驗、教訓(xùn)簡短概括出來

◆ 主體：包括會議取得成績與經(jīng)驗

◆ 結(jié)尾：可以是總結(jié)性話語、可以是前景展望，也可以省略此部分內(nèi)容

落款

總結(jié)的落款要寫明總結(jié)的單位名稱以及成文年月日。如果在標(biāo)題中已標(biāo)明了總結(jié)的單位名稱，落款中這一部分便可以省略。

（2）范例展示

下表提供××公司秋季銷售會議總結(jié)，供讀者參考。

××公司秋季銷售會議總結(jié)

會議時間：20 年 月 日

會議地點：××省××市××中路 號

會議主題：20 年第三季度銷售情況匯報與分析

參會人員：集團高層領(lǐng)導(dǎo)，分公司、辦事處相關(guān)工作人員

會議回顧：

20 年 月 日上午9：00～10：00，公司營銷總監(jiān)陸××就第三季度的銷售情況進行總結(jié)與分析，讓各銷售人員能從全局認(rèn)識到公司目前的銷售趨勢及個人對公司的貢獻率。上午10：30～12:00，分公司、辦事處人員展開對各自市場的綜述及分析，其中出現(xiàn)匯報內(nèi)容特別突出的銷售人員包括：××分公司張經(jīng)理、××辦陳經(jīng)理等。

20 年 月 日上午14：00～16：00，參會人員對銷售工作中面臨的問題進行討論，以增強了同事之間的了解，并把問題從不同層面不同角度反應(yīng)出來并作分析及解決。20 年 月 日上午16：30～18：00，開展對新產(chǎn)品的培訓(xùn)。

成績與經(jīng)驗：

我們的會議時間雖然短暫，但內(nèi)容非常務(wù)實，參會人員了解了第三季度產(chǎn)品銷售情況，尋求各自問題的解決辦法；更對公司新產(chǎn)品有了充分的認(rèn)識，為新產(chǎn)品推廣提供了基礎(chǔ)。希望我們的銷售團隊在下一季度再創(chuàng)輝煌。

#會議##人力資源##會議管理#

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