隨著當(dāng)今經(jīng)濟(jì)貿(mào)易及文化交流的逐漸頻繁和多樣化，企業(yè)辦會需求愈發(fā)旺盛，比如說年會、商業(yè)會議、新品發(fā)布會等等，對于活動(dòng)主辦方而言，最核心的問題之一就是找到適合的辦會場地，這一決策牽涉著活動(dòng)性質(zhì)、場地檔期、地理位置、流程管理、費(fèi)用預(yù)算等一系列錯(cuò)綜復(fù)雜的細(xì)節(jié)因素，也決定著辦會最終的效果，真正篩選起來可不是一件輕松的事情，作為專家級辦會平臺，活動(dòng)牛牛可以為大家具體解析一下這個(gè)場地選址問題。
明確活動(dòng)時(shí)間
選擇活動(dòng)時(shí)間是活動(dòng)策劃的第一步。如果是既定日期的會議活動(dòng)，首先要根據(jù)意向范圍內(nèi)的酒店或會場檔期選擇辦會場地；如果活動(dòng)日期可以變動(dòng)，則可以通過最適配自己辦會要求的場地進(jìn)行靈活調(diào)整。
明確活動(dòng)性質(zhì)與效果預(yù)期
圍繞會議活動(dòng)的最終目的建立會議的規(guī)格、預(yù)算、管理和氛圍預(yù)期，例如產(chǎn)品發(fā)布會，可根據(jù)產(chǎn)品重要程度、嘉賓級別、是否需要作為維護(hù)客戶或供應(yīng)鏈伙伴的綜合會議進(jìn)行舉辦，若為普通的產(chǎn)品發(fā)布會，則不一定城區(qū)中心的高規(guī)格酒店或場地進(jìn)行，若希望通過發(fā)布會與更多潛在客戶、上下游企業(yè)進(jìn)行溝通和維護(hù)，則可以選擇環(huán)境檔次更高的星級酒店進(jìn)行。
明確會務(wù)管理流程
會議前要組建分工明確的工作團(tuán)隊(duì)，工作人員之間要互相配合，加強(qiáng)溝通交流，還要具備快速的響應(yīng)機(jī)制，對于上級指派的任務(wù)要具備服從性和處理靈活性。一般這項(xiàng)工作交由企業(yè)市場或公關(guān)部門進(jìn)行，但面對大型會議時(shí)可能出現(xiàn)人手不足的現(xiàn)象，因此可能需要第三方會務(wù)、酒店或辦會平臺的支持。
全流程預(yù)算制定
會前部分包括會議邀請，人員差旅，活動(dòng)策劃，設(shè)備、車輛、場地預(yù)定及物資采買費(fèi)用，會中主要是臨時(shí)產(chǎn)生的額外成本，會后還包括各類會議宣傳的費(fèi)用等都需要包含在內(nèi)，通過各階段費(fèi)用占比反推場地預(yù)算也是企業(yè)決定活動(dòng)場地預(yù)算的常用方法之一。
籌劃一場成功的會議活動(dòng)并不容易，尤其是針對部分欠缺辦會經(jīng)驗(yàn)的中小企業(yè)而言，不如將這些繁瑣的辦會服務(wù)與場地選擇交給專家級辦會平臺活動(dòng)牛牛，為客戶提供具備針對性的會議解決方案。作為國內(nèi)專家級一站式活動(dòng)會議服務(wù)大平臺，活動(dòng)牛牛可以為辦會企業(yè)提供場地、住宿、餐飲、策劃搭建及落地執(zhí)行等全鏈條服務(wù)內(nèi)容，以專家級全方位解決方案助力客戶辦活動(dòng)，省時(shí)省力不踩坑。
同時(shí)，活動(dòng)牛牛還具備完整強(qiáng)大的供應(yīng)鏈體系，資源覆蓋全國一二線60余家城市，8萬 星級會議酒店、特色活動(dòng)場地及全鏈條產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈，與綠地集團(tuán)、興業(yè)銀行、字節(jié)跳動(dòng)、華為、閃送、蒙牛等知名大企業(yè)都有著緊密的合作。從找場地到活動(dòng)順利舉辦，活動(dòng)牛牛均可提供專家級顧問1對1策劃，專業(yè)團(tuán)隊(duì)全程陪跑，零服務(wù)費(fèi)無負(fù)擔(dān)，致力于為客戶帶來擁有優(yōu)質(zhì)體驗(yàn)的和會議活動(dòng)服務(wù)。
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