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一、會議室管理規(guī)范
制度名稱：××公司會議室管理規(guī)范
第1條 為加強會議室的規(guī)范化管理，確保會議室合理有效使用，特制定本方案。
第2條 公司會議室的使用與管理均應參照本規(guī)范執(zhí)行。
第3條 會議室使用應遵循先全局后部門、先緊急后一般的原則。如遇會議室被占用，行政辦公室將負責協(xié)調。
第4條 會議室由行政辦公室派專人管理。各部門若需使用，需提前向行政辦公室提交申請，由行政辦公室統(tǒng)一安排。
第5條 一般情況下，會議室按照申請的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調整使用順序。
第6條 如部門或個人臨時取消會議室的使用申請，再使用時需重新申請。
第7條 部門及個人應在所預約的時間到達會議室，如超過分鐘未達到會議室，行政辦公室有權對會議室的使用另作安排。
第8條 參會人員應自覺保持會議室的清潔、衛(wèi)生，禁止隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。
第9條 參會人員要愛護會議室內的公共設施，損壞公物由使用單位按價賠償。
第10條 會議室的所有設施設備，未經(jīng)允許，不得帶出會議室。
第11條 會議結束后，使用會議室的人員應及時與會議室管理員聯(lián)系，關好門窗、空調、投影儀和音響設備。
第12條 本規(guī)范由行政辦公室負責制定與解釋。
第13條 本規(guī)范自下發(fā)之日起執(zhí)行。
二、會議接待工作規(guī)范
三、會議食宿管理規(guī)范
制度名稱：××公司會議食宿管理規(guī)范
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范會議餐飲住宿管理，提高會議服務水平，本著“熱情、周到、規(guī)范、節(jié)約”的原則，特制定本規(guī)范。
第2條 適用范圍
本規(guī)范適用于公司會議的食宿管理工作。
第3條 食宿原則
1．會議餐飲食宿的總經(jīng)費預算，原則上不超過會議經(jīng)費的 %，就餐及住宿方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質決定。
2．公司提倡實行自助餐制和分餐制。
第2章 餐飲管理
第4條 會議餐飲類型和標準
1．早餐。早餐原則上首選自助早餐，在特殊情況下，可選擇正規(guī)早餐。
2．茶點。在會議休息時，可為與會者提供咖啡、茶及其他飲料。
3．午餐。會議中的午餐不宜過于復雜或繁瑣，以免影響下午的會議安排。若為慶祝會議圓滿而進行的午餐可適度豐盛。
4．晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)健康，又要考慮到出席者的口味和特色。
第5條 餐飲前準備
會議負責人應在會議開始前確定以下事項。
1．確定與會人數(shù)及餐飲禁忌。
2．根據(jù)會議經(jīng)費確定餐飲標準。
3．確定餐飲時間及地點。
4．設計就餐憑證。
5．設計餐飲的座位安排。
第6條 餐飲服務
會議負責人應與餐飲部門協(xié)商提供優(yōu)質的餐飲服務。
第7條 餐飲注意事項
會議負責人在為與會人提供餐飲服務時，應注意以下事項。
1．餐飲時適當照顧少數(shù)民族及會議中的年老體弱者。
2．為會議服務及工作人員預留食物。
3．做好飲水及飲料的。
第3章 住宿管理
第8條 住宿前準備工作
會議負責人在安排住宿前應準備以下工作。
1．確定與會人數(shù)、職務、年齡及性別等基本信息。
2．適當照顧長者、尊者及領導。
3．根據(jù)房間規(guī)格及會議人員信息分配住宿方案，并報相關領導審定。
第9條 會議房間的分配原則
1．住宿原則上按職務標準安排房間，除了部分嘉賓和領導外，其他與會人員的住宿標準應相近。
2．年齡較大的與會者和女性應盡量安排在向陽、通風、衛(wèi)生條件較好的房間。
3．對有禁忌的少數(shù)民族應盡量單獨進行安排。
4．預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數(shù)量上應略有富余。
第4章 附則
第10條 本規(guī)范由行政辦公室制定，并負責解釋。
第11條 本規(guī)范自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。
四、會議禮品贈送規(guī)范
制度名稱：××公司會議送行禮品規(guī)范
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范公司會議禮品的贈送行為，使禮品贈送有據(jù)可依，特制定本規(guī)范。
第2條 適用范圍
本規(guī)范適用于公司會議禮品的贈送管理工作。
第3條 禮品說明
本規(guī)范所稱禮品，是指經(jīng)公司批準，由行政辦公室直接批量購置或定制的專門用于以公司名義對給各類會議的與會人員饋贈發(fā)送有紀念意義的物品和其他形式的商品（其他部門因工作需要定制和贈送的紀念物品不含在內）。
第2章 禮品的購置或定制
第4條 選擇禮品
行政辦公室在選擇會議禮品時，應參考以下說明進行。
1．以紀念為主要目的的慶典及表彰大會。
行政辦公室選擇禮品的標準為：保存時間長，適合在桌子上或墻上進行陳列，有一定的收藏價值或使用價值，最好有一定的象征與關聯(lián)意義。如訂制帶有公司LOGO的茶杯及其他工藝品等。
2．重要的培訓、交流及總結會議。
行政辦公室選擇禮品應具有實用價值，且使用時間長，等同時兼顧大多數(shù)與會者的喜好，例如書寫或文化用品等。
3．以福利、節(jié)假日慰問為目的的會議。
行政辦公室在選擇該類禮品時，應選擇有一定價值，并適合家庭和個人使用，最好是家庭和個人需要的耐用禮品。
4．以促進銷售及維護公司形象為目的的經(jīng)銷會或公關會議。
行政辦公室應選擇價值高，品牌著名，適合個人、家庭、辦公場所使用，最好能有一定收藏和鑒賞價值的禮品。
5．其他情況說明。
行政辦公室應對與會人員的民族風俗習慣進行了解，避免選擇有民族禁忌的禮品。
第5條 禮品價值
會議禮品的總價值原則上不超過會議總預算的 %。
第6條 禮品審批
行政辦公室工作人員制定會議禮品的贈送方案，包括禮品類型、禮品數(shù)量、禮品造價等內容，報相關領導進行審批，待審批通過后，方可購買或定制禮品。
第3章 禮品的發(fā)放及贈送
第7條 禮品的贈送原則
公司要求在贈送會議禮品時，應盡量選擇統(tǒng)一禮品，但對重要嘉賓、客戶或領導及的禮品可稍高于一般禮品，但禮品的單價不宜超過一般禮品單價的 %。
第8條 贈送禮品的時間
1．禮品的贈送時間一般選擇為會議散會時，在所有與會人員離開會場時，按次序贈送。
2．重要嘉賓、客戶或領導的禮品因特殊性而選擇單獨贈送。
第9條 贈送禮品
為保證禮品的有效贈送及發(fā)放，公司原則上要求每位領取禮品的與會人員在“禮品贈送單”上簽字，行政辦公室可根據(jù)會議的實際情況靈活變通。
第10條 代領禮品說明
若個別與會人員因故未能領取會議禮品，則由同行者可代為領取，禮品發(fā)放人員應要求其在“禮品代領單”上簽字。
第11條 剩余禮品
行政辦公室在計算禮品數(shù)量時，應計算 %的上浮，以保證禮品數(shù)量的充足。對于剩余禮品，行政辦公室工作人員應進行登記，并統(tǒng)一保管。
第4章 附則
第12條 本規(guī)范由行政辦公室制定，并負責解釋。
第13條 本規(guī)范自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。
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