在大學(xué)校園的管理工作中，隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校內(nèi)的很多事務(wù)也都在不斷地變化和優(yōu)化。特別是隨著技術(shù)的發(fā)展，作為擔(dān)負(fù)著學(xué)校信息化應(yīng)用建設(shè)、信息化項目管理、信息門戶管理等重要工作的職能部門，大學(xué)信息管理部逐步通過信息化的方式，不斷地對學(xué)校的信息化管理工作進(jìn)行升級和完善。部門的工作也就遇到了一些新的需求。比如：
- 信息化項目繁多，需要加快項目進(jìn)度
- 項目數(shù)據(jù)的更新和整合需要更及時
- 定制管理系統(tǒng)成本高，需要降本增效
- 部門資產(chǎn)需要更加有效管理
其實，這是很多高校在校園信息化工作中或多或少都有的問題。為解決上述問題，某大學(xué)信息管理部通過使用 SeaTable ，把各種項目工作連接起來、把系統(tǒng)和人員連接起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、信息挖掘及分析全流程一體化，打造高效、便捷、舒適、智能的信息化智慧化校園，目前已經(jīng)實現(xiàn)了以下幾種功能：
本文針對信息管理部的使用，整理出了一些應(yīng)用場景，供大家參考使用。
應(yīng)用場景
場景1：信息化項目管理
信息管理部為信息化項目提供技術(shù)支持，由于學(xué)校規(guī)模龐大，所以涉及的部門和項目很多，通過 SeaTable 建立表格，對所有的簽訂合同的項目進(jìn)行一個項目集合的統(tǒng)一管理。
項目管理表格主體分為三個子表：
「項目跟進(jìn)記錄表」：包括項目預(yù)先的計劃、項目計劃的階段狀態(tài)記錄，各階段的跟進(jìn)記錄、是否按計劃完成。
「項目合同集合」：對每個項目合同的支付節(jié)點所涉及的相關(guān)合同進(jìn)行記錄存檔，通過鏈接記錄與項目表格關(guān)聯(lián)，并用過濾功能設(shè)置協(xié)作人包括當(dāng)前用戶，使每個人打開只能看到自己負(fù)責(zé)的項目。
「項目匯報表」：基于鏈接列，通過“鏈接公式”，將每個項目在跟進(jìn)表中維護(hù)的最后一條跟進(jìn)記錄鏈接過來，同步更新項目的最新狀態(tài)。
場景2：日常巡檢
通過 SeaTable 建立巡檢表格，根據(jù)巡檢工作的不同，通過子表進(jìn)行分類，對于巡檢中出現(xiàn)故障單獨建立子表用于記錄。以此將巡檢工作規(guī)范化，數(shù)據(jù)留檔更加細(xì)致，便于后續(xù)溯源，并且通過按鈕功能對每條記錄一鍵生成PDF文件，線上線下結(jié)合使用。
基于表格建立巡檢表單，用于記錄日常巡檢工作的記錄。
場景3：信息摸排
當(dāng)前的疫情環(huán)境下，人員信息摸排工作一直是痛點問題，快速、準(zhǔn)確，不用大量人力資源來收集和匯總?cè)藛T信息顯得更加重要。通過 SeaTable 的表單功能，利用級聯(lián)、條件字段對住戶信息進(jìn)行摸排，完美解決了這一痛點問題，所有人提交的信息實時自動匯總到表格。
場景4：資產(chǎn)處理流程
信息管理部的資產(chǎn)，涉及各種貴重的電子設(shè)備，在每個學(xué)校中都是重要的部分，通過使用 SeaTable 建立表格，對信息化部門的資產(chǎn)進(jìn)行管理，有效定位和記錄每一個資產(chǎn)位置、來源、使用狀態(tài)，通過運(yùn)用表單對不同地點的需要處置的資產(chǎn)進(jìn)行報廢申請，提交后提醒管理員進(jìn)行后續(xù)工作（表單本身有發(fā)送通知的功能）。
場景5：庫存管理
除了固定資產(chǎn)，信息管理部門工作中還有各種消耗類資產(chǎn)需要通過庫房來保存和管理，為此，使用了 SeaTable 模板庫中的庫存管理模板（復(fù)制后可調(diào)整）， 實現(xiàn)了庫存資產(chǎn)的全流程管理。
庫存管理系統(tǒng)可以精確管理出入庫，實時掌握庫存情況并記錄庫存流水。
庫存管理表包含五個子表，分別是入庫表、出庫表、庫存流水表、庫存表、商品表。
- 「商品表」：包含商品的基礎(chǔ)信息，如名稱、規(guī)格、單價等。
- 「庫存表」：關(guān)聯(lián)「商品表」的基礎(chǔ)信息，并顯示當(dāng)前庫存。
- 「入庫/出庫表」：商品基礎(chǔ)信息與 「庫存表」關(guān)聯(lián)，可直接選擇庫存中的商品，進(jìn)行出/入庫表的錄入。
- 「庫存流水表」：通過結(jié)合使用自動化規(guī)則和腳本功能，當(dāng)錄入出/入庫表后，在庫存流水表中增加一條記錄，計算出新的庫存更新到「庫存表」中。
通過使用鏈接列、鏈接公式、自動化規(guī)則和腳本功能將五個表關(guān)聯(lián)起來，每當(dāng)出/入庫審批通過時 ，在庫存表查找當(dāng)前庫存，計算新的庫存，并更新到庫存表，與此同時在庫存流水表記錄一條記錄。
場景6：調(diào)研反饋
信息管理部工作中，經(jīng)常需要收集員工、學(xué)生等相關(guān)人員的意見和反饋，從而更好地完成校園工作。為此，使用了 SeaTable 模板庫中的調(diào)研訪談模板，實現(xiàn)了調(diào)研反饋的收集和自動匯總。
模板包括了兩個子表，一個是「訪談清單」，一個是「訪談記錄」。
「訪談記錄」表，能記錄多元格式的訪談數(shù)據(jù)信息，還能通過增加視圖來自動整理和快速切換查看不同角度的數(shù)據(jù)（點擊視圖▽按鈕，可查看其他視圖）；對表格里的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，也比 Excel 更簡單，可以用基礎(chǔ)的統(tǒng)計功能或圖表類型更豐富的高級統(tǒng)計插件。
- 訪談總結(jié)：用了長文本類型，相對文本類型而言，它能在單元格里記錄很多文本內(nèi)容，也能添加圖片、鏈接、表格、任務(wù)列表之類。光標(biāo)指向時可顯示預(yù)覽。
- 附件：用了文件類型，用它來添加訪談聊天截圖、音視頻文件。點擊就能查看、播放、下載。
通過表格豐富的數(shù)據(jù)類型，把平時訪談、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)收集等涉及的各類信息都規(guī)范且便捷地記錄到了表格里，非常方便和省事。
總結(jié)
SeaTable 作為以智能表格為基礎(chǔ)的新型數(shù)字化平臺，基于其豐富易用的基礎(chǔ)功能和擴(kuò)展功能，可以幫我們低成本低門檻搭建無數(shù)個業(yè)務(wù)系統(tǒng)和應(yīng)用，不必再把大量精力花在尋找定制化的軟件系統(tǒng)上。使用者按需搭建，自主性更強(qiáng)，能快速見效。
結(jié)合本案例中的部分應(yīng)用場景也可以看到，從管理需求和業(yè)務(wù)流程方面，既能滿足以效果為導(dǎo)向的個性化需求，也能滿足通用型的項目管理需求。比如在數(shù)據(jù)填報及協(xié)同方面，可以根據(jù)具體場景及要求的不同，按需選擇通過表單、數(shù)據(jù)收集表、通用外部應(yīng)用功能來實現(xiàn)。對于高校及職能部門來說，不僅可以直接使用云服務(wù)，也可以私有化部署，滿足內(nèi)網(wǎng)、數(shù)據(jù)保存到本地服務(wù)器等需求。
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