前言

工作效率和時(shí)間管理領(lǐng)域，甘特圖絕對(duì)是元老級(jí)別的存在！它起源于第一次世界大戰(zhàn)期間，但卻沒有被用于項(xiàng)目管理和工作計(jì)劃，而是作為一種計(jì)劃批量生產(chǎn)的生生產(chǎn)規(guī)劃工具而成熟。它最初通過將時(shí)間序列的生產(chǎn)要求與各個(gè)項(xiàng)目部分相連接，進(jìn)一步確定每日生產(chǎn)量。甘特圖的簡(jiǎn)單和易理解，讓很多知名企業(yè)用甘特圖做工作計(jì)劃！

在開始新項(xiàng)目之前，重要的是要有明確定義的目標(biāo)和準(zhǔn)則。沒有這些劃定的步驟，任務(wù)和截止日期，項(xiàng)目將朝著多個(gè)方向發(fā)展，而不是專注于最終結(jié)果。最終，這將花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢。

如果您正在尋找一種可視化任務(wù)，并使團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目過程中保持正常狀態(tài)的方法，則應(yīng)使用甘特圖。讓我們進(jìn)一步了解這個(gè)功能強(qiáng)大的工具，該工具可以幫助您保持項(xiàng)目的及時(shí)性和重點(diǎn)。

什么是甘特圖？

甘特圖是項(xiàng)目中需要在設(shè)定的時(shí)間內(nèi)完成的任務(wù)的直觀視圖。甘特圖可用于計(jì)劃各種規(guī)模的項(xiàng)目。它們將始終顯示項(xiàng)目的開始和結(jié)束日期，甚至還可以幫助您查看在給定的一天中必須完成的工作。

良好的甘特圖應(yīng)能為您的項(xiàng)目提供有效的概述，包括：

1. 您需要完成哪些任務(wù);

2. 任務(wù)需要完成的順序;

3. 每個(gè)任務(wù)應(yīng)花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間;

4. 在項(xiàng)目期間完成了多長(zhǎng)時(shí)間的任務(wù)。

甘特圖可以通過多種方式創(chuàng)建。幸運(yùn)的是，Minitab Workspace提供了兩種不同類型的甘特圖模板，標(biāo)準(zhǔn)的甘特圖（如下所示）和任務(wù)甘特圖，它們是該軟件中90多種工具的一部分。

因此，現(xiàn)在您知道什么是甘特圖，但是為什么要使用它呢？

甘特圖的作用

甘特圖不僅是獲取項(xiàng)目的組織概覽的直觀工具。甘特圖還具有以下優(yōu)點(diǎn)：

1. 增強(qiáng)溝通

尤其是在許多人遠(yuǎn)程工作的時(shí)代，溝通至關(guān)重要。甘特圖可以改善團(tuán)隊(duì)溝通，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理可以看到誰(shuí)在項(xiàng)目的給定部分中工作，向他們提供反饋并輕松地協(xié)調(diào)信息。

當(dāng)每個(gè)人都使用標(biāo)準(zhǔn)的甘特圖模板（例如Minitab Workspace中的版本）時(shí)，溝通甚至?xí)訌?qiáng)大。甘特圖也非常適合與高管和利益相關(guān)者交流高級(jí)計(jì)劃和狀態(tài)更新，而任務(wù)甘特圖（如下所示）則更好地顯示和與工作團(tuán)隊(duì)更詳細(xì)地交流工作進(jìn)度。

2. 避免資源過載

甘特圖的另一個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)是它們可以防止資源過載。當(dāng)在許多任務(wù)中使用的資源太少時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)許多團(tuán)隊(duì)問題。甘特圖可以幫助您有效地管理資源，確保沒有團(tuán)隊(duì)成員負(fù)擔(dān)過重。

3. 跟蹤進(jìn)度的能力

使用甘特圖，您可以確保遵守時(shí)限。您可以輕松查看所有正在進(jìn)行的任務(wù)以及相對(duì)于某些項(xiàng)目里程碑的進(jìn)展情況。單獨(dú)使用此功能有助于使甘特圖對(duì)于任何項(xiàng)目都是必不可少的。

Minitab Workspace中的里程碑功能特別有用，因?yàn)樗鼓梢砸郧逦臅娓袷捷p松跟蹤，更新和查看整個(gè)項(xiàng)目中的這些關(guān)鍵項(xiàng)目檢查點(diǎn)。

甘特圖包含什么？

現(xiàn)在您已經(jīng)準(zhǔn)備好啟動(dòng)甘特圖，您需要知道正式包含的內(nèi)容。每個(gè)都有幾個(gè)關(guān)鍵組件：

1. 項(xiàng)目何時(shí)開始;

2. 項(xiàng)目的各種任務(wù)包括什么;

3. 誰(shuí)被分配從事每個(gè)單獨(dú)的任務(wù);

4. 當(dāng)任務(wù)應(yīng)該開始和完成時(shí);

5. 每個(gè)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間;

6. 某些團(tuán)隊(duì)是否應(yīng)該在給定項(xiàng)目上進(jìn)行協(xié)作和合作;

7. 項(xiàng)目何時(shí)結(jié)束。

隨著項(xiàng)目的開展，團(tuán)隊(duì)成員和經(jīng)理都可以查看他們分配的任務(wù)并直觀地看到進(jìn)度，這可以幫助每個(gè)人查看他們的工作相對(duì)于項(xiàng)目或特定工作流中其他任務(wù)的位置。

在Minitab Workspace中創(chuàng)建甘特圖時(shí)，最酷的功能之一就是任務(wù)列表。如下所示，此書面列表包括甘特圖中的所有任務(wù)，同時(shí)避免了不必要的混亂，并且每個(gè)人都易于理解。在此任務(wù)列表中進(jìn)行的任何更改也將立即反映在甘特圖中，因此所有團(tuán)隊(duì)成員的視覺狀態(tài)始終是最新的。

如何繪制甘特圖？

說到繪制甘特圖，首選的工具自然是這款項(xiàng)目管理繪圖神器-Project。

這款由微軟出品的通用型項(xiàng)目管理軟件，在國(guó)際上享有盛譽(yù)，凝集了許多成熟的項(xiàng)目管理現(xiàn)代理論和方法，可以幫助項(xiàng)目管理者實(shí)現(xiàn)時(shí)間、資源、成本的計(jì)劃和控制。

打開Microsoft Project，界面如圖1所示。先添加任務(wù)名稱，填寫預(yù)估完成該項(xiàng)目需要的工期，如下截圖2。默認(rèn)工期是1天，你可以通過下拉框來調(diào)整工期數(shù)，也可以直接單擊該框，修改數(shù)字。

開始時(shí)間默認(rèn)是系統(tǒng)當(dāng)天時(shí)間，完成時(shí)間是工具自動(dòng)根據(jù)工期算好的。如果要修改開始時(shí)間，可以點(diǎn)擊圖1 中標(biāo)紅的按鈕就會(huì)出現(xiàn)日期選擇框。也可以先填寫完成時(shí)間，開始時(shí)間會(huì)根據(jù)工期自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算。

這是不是很方便呢，再也不用打開日歷一天天地計(jì)算日子了。填寫完這些信息，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)右邊出現(xiàn)如截圖2中標(biāo)紅的進(jìn)度條了。

按照以上方法添加第二個(gè)任務(wù)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)有個(gè)“前置任務(wù)”列，顧名思義，這列就是用來標(biāo)志任務(wù)之間的先后順序的，只要把他的前置任務(wù)的序號(hào)填寫在這里就可以。如下截圖中配置的是串行的順序。

如果是并行的任務(wù)，如下截圖中標(biāo)紅的框，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)只要修改前置任務(wù)就可以達(dá)到這樣的效果。

按照以上順序就完成了項(xiàng)目計(jì)劃的制定。甘特圖也就誕生了!

是不是感覺so easy?

隨著項(xiàng)目的實(shí)施，就要不定時(shí)的更新該甘特圖，填寫上實(shí)際的進(jìn)度。那在項(xiàng)目實(shí)施的過程中該怎么根據(jù)該甘特圖跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)度呢？

如下截圖1，雙擊標(biāo)紅框中的任意區(qū)域，會(huì)出現(xiàn)圖2，在圖2 的標(biāo)紅中，填寫上“完成百分比”，點(diǎn)擊確定就可以了。這時(shí)候你就會(huì)發(fā)現(xiàn)右邊的甘特圖發(fā)生如下圖3的變化。

圖1

圖2

圖3

當(dāng)然，經(jīng)常能見到各種Excel大神做出令人匪夷所思的神圖出來，比如這個(gè)大神：

那么萬能的Excel能否用來繪制甘特圖呢？

當(dāng)然可以！比如我們要繪制一個(gè)物流項(xiàng)目進(jìn)度表：

1. 選中數(shù)據(jù)區(qū)域（如圖所示）——點(diǎn)擊插入——推薦的圖表——堆積條形圖

2. 點(diǎn)擊圖表工具——設(shè)計(jì)——選擇數(shù)據(jù)，如圖1

軸標(biāo)簽區(qū)域改為——確定項(xiàng)目……如圖2

圖1

圖2

3. 圖例項(xiàng)（系列）編輯——添加

系列名稱——開始時(shí)間

系列值——9月10日…….

4. 點(diǎn)擊如圖的箭頭——把開始時(shí)間調(diào)整到耗費(fèi)天數(shù)的上面。

5.雙擊（確定項(xiàng)目所在的坐標(biāo)軸）——設(shè)置坐標(biāo)軸格式——逆序類別。

把圖表整個(gè)上下調(diào)整。

6.確定開始時(shí)間9月10日和完成時(shí)間10月8日的常規(guī)值備用。

右擊——設(shè)置單元格格式——常規(guī)（9月10日=41892）

10月8日=41920

7.雙擊——設(shè)置坐標(biāo)軸格式——坐標(biāo)軸選項(xiàng)。

最小值——9月10日=41892

最大值——10月8日=41920

差值=28

主要刻度線數(shù)目=（最大值-最小值）/主要刻度單位值

刻度數(shù)目（7）=（41920-41892）/單位=4。

8. 雙擊——設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式——填充——無填充。

9.如圖添加主軸主要水平網(wǎng)格線。

雙擊網(wǎng)格線——設(shè)置主要網(wǎng)格線格式——實(shí)線——顏色——短劃線類型（短劃線）。

甘特圖就做好了。

盡管同樣實(shí)現(xiàn)了甘特圖的主要功能，然而繪制過程和細(xì)節(jié)的調(diào)整比較繁瑣，推薦Excel達(dá)人（“表哥”“表姐”）們使用。

工欲善其事，必先利其器。作為一名合格PM，兵器庫(kù)里怎么可以沒有甘特圖？

接下來，附完整版《甘特圖》培訓(xùn)教材，歡迎收藏學(xué)習(xí)！

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