發(fā)文辦理指單位內(nèi)部在制發(fā)公文時，所進行的擬制、審定、簽署、發(fā)出等活動過程。
（一）擬制
1. 擬稿
擬稿是指按不同意圖起草公文，分為準備階段、寫作階段和修改階段。這是發(fā)文辦理過程的起點。
2. 會商
會商是指，文書內(nèi)容涉及有關(guān)單位的職權(quán)范圍，需征得其同意和配合時所進行的協(xié)商活動。會商應(yīng)由發(fā)文單位主動組織并及時通知協(xié)商的對象，做到不遺漏，可采取“跑會（商）”“函會（商）”召集會議協(xié)商等多種方式集中意見。如未就有關(guān)問題取得一致的意見，應(yīng)向上級單位及時反映，請上級單位協(xié)調(diào)，不得擅自對外行文。
3. 審核
審核又稱核稿，指對擬辦好的文稿進行全面審核與修正。需要發(fā)文單位審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文單位辦公廳（室）進行初審。
主要審核以下幾方面內(nèi)容 ：
（1）從控制發(fā)文的角度看，發(fā)文理由是否充分，是否必須發(fā)文。
（2）從行文方向的角度看，發(fā)文名義是否恰當，檢查文種是否正確，檢查有無多頭主送、濫抄濫報、隨意越級行文等現(xiàn)象。
（3）從文稿內(nèi)容看，是否符合法律法規(guī)和相關(guān)路線方針政策，是否完整準確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接，以及所提的措施辦法是否切實可行。
（4）從語言表述看，是否標準、簡明、得體，邏輯是否合理，語法是否規(guī)范，標點是否正確，人名、地名、時間、數(shù)字、引文是否準確。
（5）從文件格式、體例看，行文是否正確、規(guī)范，結(jié)構(gòu)是否齊全完整，層次是否清楚，詳略是否得當。
（6）從發(fā)文職權(quán)看，是否經(jīng)過會商或履行了必要的討論和審批程序。經(jīng)審核，符合發(fā)文條件但內(nèi)容需進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送 ；不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當退回起草單位并說明理由。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，可提出原則性修改意見交由撰稿人去修改，也可經(jīng)討論，先對原稿做具體修改，然后返回作者征求意見。文書辦理機構(gòu)負責人或制發(fā)文件單位的領(lǐng)導人也可以直接修改。
4. 簽發(fā)
簽發(fā)指的是發(fā)文單位的領(lǐng)導人對經(jīng)過發(fā)文審核的文稿進行最后的審定并簽署印發(fā)。
簽發(fā)人由于簽發(fā)文書內(nèi)容的不同而不同。比如 ：以單位名義制發(fā)的公文，則由單位有關(guān)領(lǐng)導人簽發(fā) ；以單位內(nèi)設(shè)部門名義發(fā)文時，由該部門領(lǐng)導人簽發(fā) ；會議決議、會議紀要由會議主持人簽發(fā) ；等等。
重要公文和上行文由單位主要負責人簽發(fā)，而黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由授權(quán)單位主要負責人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。不論是哪種形式的簽發(fā)都具有嚴肅性和權(quán)威性，它是責任人依法行使職權(quán)的表現(xiàn)。
根據(jù)簽發(fā)人的身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)可分為 ：
（1）正簽。簽發(fā)人在法定權(quán)限內(nèi)簽發(fā)文件。
（2）代簽。根據(jù)授權(quán)代替其他人簽發(fā)文件。
（3）核簽。又稱加簽，指上級負責人簽發(fā)下級單位的重要文件。
（4）會簽。兩個或兩個以上單位聯(lián)合行文時，在會商的基礎(chǔ)上由所有連署單位負責人履行簽發(fā)手續(xù)，不能有遺漏。
（二）注發(fā)
注發(fā)是指，定稿形成后批注制發(fā)要求，包括標注文件的發(fā)授范圍、閱讀范圍、緊急程度、秘密等級、發(fā)出時限、發(fā)送方式、發(fā)文字號及版式設(shè)計等，其作用是使簽發(fā)意見進一步具體化。
（三）校對
校對就是，以定稿為基準，對清樣或謄寫的文件里的文字、標點、格式、編排等進行全面核對檢查，糾正錯漏。
（四）繕印
繕印就是，將經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的文稿制作成書面文件的工作，包括繕寫和印刷。對付印前的文稿，要審查簽發(fā)手續(xù) ；對繕印完畢的公文，要認真復核。除會議紀要外，公文都應(yīng)當加蓋印章。以哪個單位的名義發(fā)布公文，就要加蓋哪個單位的印章 ；以領(lǐng)導人名義發(fā)出的公文，則由領(lǐng)導人親筆簽署或用簽字章。這是公文生效的憑證和標志。用印要履行批準手續(xù)，并做好記錄。印記須清晰、端正，要騎年壓月，即上不壓正文，下壓日期，年、月在印章中間。
（五）登記
登記是指，公文分發(fā)傳遞前所進行的發(fā)文項目的登錄工作，內(nèi)容包括標題、文號、擬稿單位、審核人、簽發(fā)人、成文時間、印刷時間、發(fā)放范圍、閱讀范圍和級別、密級和緩急程度、印制份數(shù)、發(fā)送方式等，以保證公文傳遞的及時準確，也為日后統(tǒng)計查考做好備案。
（六）核發(fā)
核發(fā)是指，公文印制完畢，對文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分裝發(fā)出的工作。
第一，要清點核對公文印數(shù)，正確填寫封套封面，對公文分揀裝封。有密級的或急件，要加蓋專用印戳。
第二，將已封裝的公文通過特定的方式傳遞給受文者。一般文件可通過交換郵寄等方式發(fā)出 ；涉密公文應(yīng)當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件單位機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
（七）歸檔
將印制的公文正本一式兩份或三份，連同有關(guān)負責人簽署的定稿及有價值的修改稿一起立卷存檔。
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