科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定

國家檔案局、中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部令

第15號

?《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》已經(jīng)國家檔案局局長辦公會議、科學(xué)技術(shù)部部務(wù)會議修訂通過，現(xiàn)將修訂后的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》公布，自2020年11月1日起施行。??

國家檔案局局長??陸國強

科學(xué)技術(shù)部部長?王志剛

2020年9月11日

???

科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定

?

第一條??為了加強科學(xué)技術(shù)研究檔案(以下簡稱科研檔案)管理，有效保護(hù)和利用科研檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和國家科學(xué)技術(shù)管理有關(guān)法律、行政法規(guī)，結(jié)合科研工作和檔案工作實際，制定本規(guī)定。

第二條??承擔(dān)科研項目（包括科研課題，下同）研究、計劃管理的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開展科研檔案管理工作適用本規(guī)定。

第三條??科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實物。

第四條??科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動的重要環(huán)節(jié)，各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核。

第五條??科研項目結(jié)題驗收時，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類分級管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗收。

第六條??各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度，在人員、庫房、設(shè)備、經(jīng)費等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開展，確保科研檔案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。

任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第七條??各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作經(jīng)費納入本單位預(yù)算；科研檔案工作產(chǎn)生的支出列入科研項目預(yù)算相關(guān)科目。

第八條??按照國家檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，國家檔案主管部門對全國科研檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)，國家科技主管部門在國家科技計劃（專項、基金等）組織實施過程中加強科研檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)?？蒲许椖砍袚?dān)單位的上級主管部門（機構(gòu)）應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作納入本系統(tǒng)整體工作范疇，切實加強領(lǐng)導(dǎo)和管理。地方科技主管部門（機構(gòu)）會同檔案主管部門對本區(qū)域內(nèi)科研檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第九條??中央和地方各級科技主管部門（機構(gòu)）會同檔案主管部門，對本級財政支持的科技計劃（專項、基金等）的科研檔案工作建立工作機制，并進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央財政資金支持的科研項目管理單位對所負(fù)責(zé)科研項目的檔案工作負(fù)責(zé)，按照科技計劃管理要求制定工作制度，建立工作機制。

第十條??科研項目承擔(dān)單位（含牽頭承擔(dān)單位）對所承擔(dān)科研項目的檔案工作負(fù)總責(zé)，對科研項目參加單位提出科研檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查或驗收。

科研項目參加單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定及科研項目承擔(dān)單位的要求做好所參加科研項目的文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。

第十一條??各單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案，對本單位科研文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、歸檔及科研項目結(jié)題驗收等工作。

第十二條??科研項目負(fù)責(zé)人對歸檔科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。

第十三條??科研項目應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)科研文件材料的收集、整理、審核，結(jié)題驗收后按照要求及時歸檔。

第十四條??各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研內(nèi)容和科研管理程序，結(jié)合科研項目特點確定歸檔范圍。科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等全過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料均應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。

歸檔范圍主要包括但不限于：

（一）立項論證階段

項目指南、可行性研究報告，項目經(jīng)費預(yù)算文件材料，申報書及相關(guān)證明；立項評審文件材料，預(yù)算申訴、評審文件材料；立項（含預(yù)算）批復(fù)，任務(wù)合同書（含預(yù)算書）及各類協(xié)議等。

（二）研究實施及過程管理階段

研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務(wù)書、大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調(diào)查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告；設(shè)計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數(shù)據(jù)處理文件；科學(xué)數(shù)據(jù)；研制的樣機、樣品、標(biāo)本等的實物及其目錄、圖片等。

中期、年度等階段執(zhí)行進(jìn)展情況報告、總結(jié)報告、研究成果等；項目、人員、進(jìn)度、經(jīng)費等的調(diào)整、變更文件材料；撤銷項目已開展工作、已使用經(jīng)費、已購置設(shè)備儀器、階段性成果、知識產(chǎn)權(quán)等情況文件材料。

專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監(jiān)督工作形成文件材料。

建設(shè)的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等。

（三）結(jié)題驗收及績效評價、成果管理階段

驗收申請書，驗收承諾書；工作總結(jié)報告，技術(shù)報告，項目經(jīng)費決算等財務(wù)情況文件材料。

驗收通知，驗收評審文件材料；驗收現(xiàn)場測試報告，第三方檢測、測試、評估報告，用戶使用報告及證明、典型用戶報告、產(chǎn)業(yè)化審核報告等；驗收結(jié)論書，結(jié)題書面通知等。

績效自評價報告，專家評議文件材料、評價結(jié)論等績效評價工作文件材料。

研究報告、論文、專著、數(shù)據(jù)庫等研究成果文件材料；自評價報告，科技報告；專利、軟件及其他知識產(chǎn)權(quán)文件材料。

產(chǎn)業(yè)化報告、證書、出版物等成果應(yīng)用、獲獎、宣傳推廣文件材料。

第十五條??科研文件材料歸檔要求：

（一）歸檔的科研文件材料制成材料應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)范要求。

（二）科研項目完成或中止后，應(yīng)當(dāng)對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時歸檔；研究周期長的項目，可分階段歸檔。

（三）科研文件材料歸檔時應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。

第十六條??科研電子文件的形成、收集、整理、歸檔及科研電子檔案的保管、利用、鑒定、處置等應(yīng)當(dāng)按照國家電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

第十七條??各單位建設(shè)或使用科研項目管理系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)充分考慮科研檔案管理需要，設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實、完整、可用、安全。歸檔的科研電子文件及其存儲格式、元數(shù)據(jù)等應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)規(guī)范要求。

第十八條??符合下列條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。

（一）形成的科研電子文件來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。

（二）形成科研電子文件的系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的電子文件，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長期保管要求。

（四）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。

（五）建立科研電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（六）從外部接收的電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

第十九條??科研檔案應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）進(jìn)行整理，科研電子檔案應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）進(jìn)行整理。有條件的單位可以開展科研檔案數(shù)字化。

第二十條??科研檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)檔案保管的要求，庫容量滿足未來檔案增長的需要?？蒲袡n案保管過程中應(yīng)當(dāng)定期檢查科研檔案的保管狀況，及時修復(fù)破損檔案。

涉密科研檔案應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定保管。

第二十一條??各單位檔案部門應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定對保管期滿的科研檔案進(jìn)行鑒定。保管期滿科研檔案的鑒定應(yīng)當(dāng)由檔案部門牽頭，組織有關(guān)部門或人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的科研檔案應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限，確無保存價值的應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第二十二條??各單位應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案開放利用機制，促進(jìn)科研檔案信息共享，加強科研檔案資源深度開發(fā)?？蒲袡n案的開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，符合知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求，涉密科研檔案的開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。

第二十三條??各單位應(yīng)當(dāng)建立科研檔案工作統(tǒng)計制度，按照規(guī)定做好科研檔案統(tǒng)計工作。

第二十四條??分工合作完成的科研項目，應(yīng)當(dāng)以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書面形式明確約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項。一般應(yīng)當(dāng)由牽頭承擔(dān)單位保存一套完整檔案。參加單位在保存本單位承擔(dān)任務(wù)所形成檔案的同時，將副本或復(fù)制件送交牽頭承擔(dān)單位。

如確系涉及參加單位或該單位科研人員合法權(quán)益而不宜向牽頭承擔(dān)單位送交副本或復(fù)制件，且有書面約定的，參加單位應(yīng)當(dāng)將本單位形成的科研檔案目錄送交牽頭承擔(dān)單位。

第二十五條??對科研文件材料歸檔與科研檔案管理工作做出突出貢獻(xiàn)的單位和個人，應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎勵。

第二十六條??違反本規(guī)定的單位和個人，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等予以處理。

第二十七條??科研項目計劃管理單位及項目綜合管理形成的檔案可按照文書檔案管理。

第二十八條??本規(guī)定由國家檔案局、科學(xué)技術(shù)部負(fù)責(zé)解釋，自2020年11月1日起施行。1987年3月20日國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1987〕6號）同時廢止。

來源：國家檔案局