管理制度及規(guī)范
第303篇
采購(gòu)流程的實(shí)例說(shuō)明
一、請(qǐng)購(gòu)
一般物料均由使用單位開(kāi)出請(qǐng)購(gòu)單，但是屬于存量管制的物料則由倉(cāng)儲(chǔ)單位請(qǐng)購(gòu)；物料管理電腦化時(shí)，則依據(jù)物料需求計(jì)劃及存量管制水準(zhǔn)，直接由電腦列印請(qǐng)購(gòu)單，但須經(jīng)物料管制單位簽核。此外，工廠(chǎng)進(jìn)行擴(kuò)建計(jì)劃時(shí)，所有請(qǐng)購(gòu)單由擴(kuò)建專(zhuān)案小組開(kāi)發(fā)；制式用品則由管理部門(mén)統(tǒng)籌各單位需求集中請(qǐng)購(gòu)。開(kāi)發(fā)請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，工程案須附施工說(shuō)明書(shū)，包括工程規(guī)范及材料明細(xì)表、圖樣等。大宗物料按須附分期使用數(shù)量表。
為配合電腦化作業(yè)及驗(yàn)收、付款的便捷，以一張請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)一項(xiàng)物料為原則。料號(hào)、規(guī)格、需要日期、用途等欄位，必須寫(xiě)清楚。內(nèi)、外購(gòu)應(yīng)有足夠的購(gòu)運(yùn)時(shí)間。所有請(qǐng)購(gòu)單必須依照核簽流程，按照請(qǐng)購(gòu)的內(nèi)容或金額大小，送不同階層主管審批。由工廠(chǎng)開(kāi)發(fā)的請(qǐng)購(gòu)單必須先經(jīng)過(guò)倉(cāng)儲(chǔ)科登記編號(hào)，以便將來(lái)查詢(xún)。另外，物料科應(yīng)審查請(qǐng)購(gòu)單是否依據(jù)程序申請(qǐng)及逐欄填寫(xiě)資料。
二、采購(gòu)
采購(gòu)單位查核請(qǐng)購(gòu)單是否依據(jù)程序經(jīng)由主管核準(zhǔn)，若無(wú)問(wèn)題，經(jīng)分類(lèi)登記后，分發(fā)采購(gòu)人員辦理。請(qǐng)購(gòu)單在辦理之前，可先經(jīng)電腦中心查詢(xún)是否為預(yù)算內(nèi)或資本支出的項(xiàng)目。若非預(yù)算內(nèi)的采購(gòu)案，則必須退回采購(gòu)單位申請(qǐng)追加預(yù)算；若為資本支出采購(gòu)案，尚須先送到企劃單位追蹤，以及送財(cái)務(wù)部門(mén)核準(zhǔn)撥用預(yù)算。此外，電腦中心尚可提供歷史資料，協(xié)助采購(gòu)人員擇定交易對(duì)象。
三、詢(xún)價(jià)、招標(biāo)
采購(gòu)人員應(yīng)就物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等，通知有關(guān)廠(chǎng)商報(bào)價(jià)，若物料規(guī)格比較復(fù)雜時(shí)，尚須檢附規(guī)格說(shuō)明書(shū)、圖紙及樣品等。至于詢(xún)價(jià)的方式，可以通過(guò)電話(huà)、傳真、信函等操作。凡大宗物料采購(gòu)及本地制造工程的發(fā)包，依照實(shí)際上的需要可以公開(kāi)招標(biāo)方式辦理。
四、報(bào)價(jià)、投標(biāo)
應(yīng)視實(shí)際情況，分別規(guī)定報(bào)價(jià)截止日期，通知廠(chǎng)商按時(shí)報(bào)價(jià)；同時(shí)要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)的有效期限不可以太短。廠(chǎng)商報(bào)價(jià)方式也可以分為口頭、書(shū)面兩種方式。投標(biāo)廠(chǎng)應(yīng)將標(biāo)書(shū)密封，于規(guī)定的時(shí)間內(nèi)送交經(jīng)辦人員。
五、審查
報(bào)價(jià)廠(chǎng)商的資格是否符合規(guī)定是首先必須予以審查的。若企業(yè)已建立合格廠(chǎng)商名錄，則此種審查工作非常簡(jiǎn)單。但是如果有時(shí)因采購(gòu)工作的特殊要求，必須另加一些條件，否則就得重新審查。報(bào)價(jià)的審查，在實(shí)質(zhì)上就是分析報(bào)價(jià)內(nèi)容是否符合請(qǐng)購(gòu)需求，并比較各報(bào)價(jià)廠(chǎng)商之間的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，作為訂購(gòu)時(shí)的參考。有時(shí)由于報(bào)價(jià)內(nèi)容比較復(fù)雜，采購(gòu)人員難以分辨，或外購(gòu)機(jī)件及工程發(fā)包等，為避免錯(cuò)誤而發(fā)生嚴(yán)重?fù)p失，應(yīng)將報(bào)價(jià)單送請(qǐng)申請(qǐng)單位予以確認(rèn)。
六、開(kāi)標(biāo)
金額比較大的采購(gòu)案以及以招標(biāo)方式辦理的采購(gòu)案，通常會(huì)將報(bào)價(jià)單或投標(biāo)單以密封的方式送交稽核室，到報(bào)價(jià)或招標(biāo)截止日期會(huì)同采購(gòu)部門(mén)拆封或公開(kāi)招標(biāo)。
七、采購(gòu)方式
（1）議價(jià)
議價(jià)是指參照事先擬訂的底價(jià)或預(yù)算，并以各應(yīng)邀報(bào)價(jià)廠(chǎng)商的競(jìng)爭(zhēng)情形，議定合理的訂購(gòu)價(jià)格。
（2）比價(jià)
按應(yīng)邀廠(chǎng)商的報(bào)價(jià)加以比較，然后擇定最低者予以訂購(gòu)。
（3）決標(biāo)
開(kāi)標(biāo)后，以不超過(guò)底價(jià)的最低標(biāo)為目地標(biāo)，如果標(biāo)價(jià)超過(guò)底價(jià)應(yīng)選擇最低標(biāo)的廠(chǎng)商另行議價(jià)或重新招標(biāo)。
八、核定
如果議價(jià)、比價(jià)及決標(biāo)結(jié)果的金額不超過(guò)授權(quán)金額，由采購(gòu)經(jīng)理核準(zhǔn)即可；金額超過(guò)此限時(shí)，由采購(gòu)經(jīng)理審查后，送請(qǐng)總經(jīng)理核定。
九、訂購(gòu)
議價(jià)、比價(jià)及決標(biāo)的結(jié)果經(jīng)核定后，由采購(gòu)部門(mén)正式向廠(chǎng)商訂購(gòu)，給予訂購(gòu)單。若金額比較大，交貨期比較長(zhǎng)，而且確實(shí)有實(shí)際需要的，應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂訂貨合約或制造工程合約。
通常在選擇供應(yīng)商及決定價(jià)格之后，為了保障交易雙方的權(quán)益，究竟采用買(mǎi)方的訂購(gòu)單還是用賣(mài)方的銷(xiāo)售合約，主要取決于下列因素：
——買(mǎi)賣(mài)雙方折中的結(jié)果，誰(shuí)在談判中占優(yōu)勢(shì)就應(yīng)用誰(shuí)的文件。
——交易物品的特性，例如賣(mài)方的專(zhuān)利品應(yīng)以采用賣(mài)方的銷(xiāo)售合約為宜。但是金額很小的交易，買(mǎi)方的訂購(gòu)單也可以接受。
——交易的復(fù)雜程度愈高，則買(mǎi)方的簡(jiǎn)便的訂購(gòu)單便無(wú)法包括各種交涉的要件。
合約應(yīng)該經(jīng)過(guò)雙方簽字及蓋章，正本各執(zhí)一份，副本可分送使用單位、財(cái)務(wù)單位、驗(yàn)收單位等存查。國(guó)外承售廠(chǎng)商接獲訂購(gòu)單之后，應(yīng)立即制發(fā)正式的報(bào)價(jià)單，供訂購(gòu)廠(chǎng)商向授權(quán)簽證銀行申請(qǐng)進(jìn)口許可證。
十、交貨
大宗物料應(yīng)由承售廠(chǎng)商自行運(yùn)送到廠(chǎng)，小批量的采購(gòu)則可送交倉(cāng)庫(kù)而后再轉(zhuǎn)運(yùn)到廠(chǎng)。訂購(gòu)后的稽催工作不可忽視，借以確保賣(mài)方能如期交貨；尤其是針對(duì)交貨期比較長(zhǎng)，金額比較高的采購(gòu)事務(wù)，必須時(shí)常查詢(xún)進(jìn)貨情況，甚至需要派人前往考察。有時(shí)不惜以取消訂單的方式向供應(yīng)商施加壓力，使其按時(shí)或提早交貨。
十一、驗(yàn)收
一般物料由物料科負(fù)責(zé)驗(yàn)收，包括品質(zhì)與數(shù)量。特殊機(jī)具及零件，則由使用單位、品管單位負(fù)責(zé)品質(zhì)驗(yàn)收，物料科僅負(fù)責(zé)點(diǎn)收數(shù)量。品質(zhì)如有不符，應(yīng)立刻給予退回。
十二、付款與結(jié)案
簽立合約的采購(gòu)，由采購(gòu)部門(mén)依據(jù)合約規(guī)定，連同驗(yàn)收單與發(fā)票，開(kāi)出支票向財(cái)務(wù)單位申請(qǐng)付款。其他均按月將物料科送來(lái)的驗(yàn)收單匯集，按廠(chǎng)商分別開(kāi)出的匯票付款，以便結(jié)案。
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