文檔資料管理方案及措施詳解
一、資料目標設計
1.在工程開工前，總承包單位和分包單位根據各自承擔施工任務的范圍、施工圖紙、施工組織設計或施工方案編寫施工資料目標設計。
2.施工資料目標設計是施工資料全過程管理的指導性、實施性文件。它從施工資料形成的對象、依據出發(fā)，使各級施工資料管理人員明確各自的工作職責，使施工資料管理工作變得條理清晰，從而達到實現(xiàn)資料管理預控的目的。
3.施工資料目標設計的內容包括：編制依據、工程概況、崗位職責、管理措施、目錄結構、表格流程、工程量與物資數(shù)量分析、質量要求等。
4.審批與交底
資料目標設計編制完成后，要向上一級主管部門或主管領導報審,審批合格后，技術負責人或編制責任人向相關部室、分包單位做資料目標設計交底。
5.實施與糾偏
在施工過程中，資料按照目標設計理出的脈絡形成，并要經常與之進行對照，發(fā)現(xiàn)與目標設計差別大的情況，要分析原因，找出問題所在。是屬于目標設計中考慮不周的，要對目標設計及時調整，調整后要重新報審、交底；屬于資料整理問題的，要立即改正，預防今后類似情況發(fā)生。
二、資料的形成
（一）形成過程
1.資料收集
1.1工程資料應盡量收集原件，若為復印件時，必須注明抄件人姓名、抄件時間、原件存放處并蓋存放單位公章。
1.2資料的收集要與工程同步，既不能提前，以杜絕“假”資料的發(fā)生；也不能滯后，以避免工作出現(xiàn)遺漏。
1.3資料員在收集資料時，要審核資料填寫日期、內容、簽字等是否符合要求，對不合格的資料有權退回。
2.資料整理
2.1工程資料按不同類別、不同項目劃分以時間先后順序整理、組卷。
2.2任何單位和個人不得以任何理由對施工資料進行涂改、偽造、隨意抽撤、損毀，對不加以妥善保管造成資料丟失的行為，要依據有關規(guī)定追究責任。
2.3資料形成單位應根據工程進度定期對整理后的資料進行自查。自查活動由技術負責人負責，由資料員組織相關人員參加，達到對資料中出現(xiàn)的問題及時發(fā)現(xiàn)、及時整改的效果。并將自查結果報總承包單位技術部。
2.4資料管理人員在整理資料的同時，要建立起資料管理臺帳（包括收發(fā)文登記、試驗、測量、計量器具檢定、物資進場等），以方便查找和統(tǒng)計。
（二）形成環(huán)節(jié)中的交圈
包括日期交圈、不同項目資料內容交圈、部位交圈、責任人員交圈、土建專業(yè)與其它專業(yè)交圈、施工資料與其它資料交圈、資料與現(xiàn)場實際情況交圈、資料內容與目錄交圈。
（三）內容要求
1.規(guī)范性
1.1各類施工資料中的工程名稱、施工部位、施工單位按總承包單位統(tǒng)一規(guī)定名稱填寫。
1.2施工資料編號執(zhí)行《建筑工程資料管理規(guī)程》（DBJ01-51-2003）中的規(guī)定。
1.3施工資料封面、目錄、裝具使用統(tǒng)一規(guī)格、形式。
1.4紙質載體資料使用復印紙，資料正文用70g紙，封面使用120g紙，目錄使用80g紙。紙張大小為A4規(guī)格，大于此幅面的要折疊，小于此幅面的要用襯紙托裱。
1.5資料內容打印輸出，打印效果要清晰。手寫部分使用黑色鋼筆或簽字筆，不能使用鉛筆、圓珠筆或其它顏色的筆。
1.6紙質載體上的簽字使用手寫簽字，不允許蓋圖章或打印。簽字者必須是責任人本人，不能由他人替代。簽字要求工整、易認，不得使用藝術簽字。
2.真實性
資料填寫內容要求完整、準確、及時、無漏項和未盡事項，能夠真實地反映工程施工情況。
3.針對性
資料內容除要使用規(guī)范化語言外，還要就工程實際情況而寫，使其具有較高的可操作性和針對性，避免千篇一律，內容空泛。
4.保密性
4.1技術文件、圖紙需存放在專用檔案柜內，由專人負責。
4.2技術文件、圖紙除施工中使用外，任何人不得私自借閱散發(fā)給無關的單位和個人。
4.3技術文件、圖紙作廢后，應加蓋作廢章，并返回發(fā)放單位統(tǒng)一封存。
4.4施組、方案、設計交底、變更洽商等在未經過有關部門允許情況下，不得拷貝。
三、施工資料驗收與移交
每月對分包單位的施工資料進行檢查，檢查內容包括：與工程進度的同步性、資料間的交圈、項目填寫是否準確、簽字是否齊全等。一旦發(fā)現(xiàn)不合格資料告知原因，責令重做。對問題嚴重且不改正的單位，根據相關規(guī)定予以處罰。
定期、其他分包單位在承擔的一個分項/分部（子分部）工程完工后，技術負責人對本單位形成的施工資料進行審查，在規(guī)定時間內組卷裝訂，經驗收合格后，交總承包單位技術部一份保存。
承包人在竣工時要提交給發(fā)包人準確的、重新繪制的實際竣工記錄圖。在承包人提交上訴文件給發(fā)包人及有關政府部門及單位，并使其滿意后，工程結算方會進行。
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