當(dāng)你成為一個項目的負(fù)責(zé)人的時候，如何進(jìn)行項目管理是一個非常迫切需要解決的問題。本文筆者對項目管理的流程進(jìn)行了梳理，拆解了相關(guān)步驟，與大家分享。
最近很多朋友問我項目管理相關(guān)的問題。所以決定給大家分享一下我對項目管理的一些思考。
在我們實際去執(zhí)行一個項目的時候，往往會遇到各種預(yù)料之外的情況，導(dǎo)致項目沒有按照我們預(yù)期的進(jìn)度和方向去發(fā)展。
那么項目管理中有哪些核心要素？在項目進(jìn)行中會遇到哪些問題？遇到問題后我們應(yīng)該如何解決？
這是東方今天主要想聊的幾個問題。
一、什么是項目？
對于產(chǎn)品經(jīng)理而言，項目是什么？項目就是在約束的時間范圍內(nèi)，組織有限的資源去完成一項任務(wù)。最后交付的結(jié)果就是項目的產(chǎn)出。
項目的核心要素有三：
- 資源
- 時間
- 產(chǎn)出
這三個要素構(gòu)成了項目的整體。這三個要素之間有什么關(guān)聯(lián)呢？我們先來看一下項目的流程是怎樣的。
在一個項目開始的時候我們會先設(shè)定預(yù)期的產(chǎn)出。在產(chǎn)出設(shè)定后，我們會去倒推需要投入多少資源，需要多久的研發(fā)時間。
從上圖中我們可以看出，資源、時間、產(chǎn)出構(gòu)成了項目的整體。而一個項目的產(chǎn)出由資源和時間決定。
當(dāng)我們進(jìn)行項目管理的時候，實質(zhì)上是對這三者的進(jìn)行操控。通過調(diào)整資源、時間和預(yù)期產(chǎn)出讓整個項目在我們的控制之內(nèi)。
如果將產(chǎn)出的放在第一位，我們可以操控地是時間和資源。如果將項目時間放在第一位，我們可可以操控地是資源和預(yù)期產(chǎn)出。
我們還需要建立一個意識，項目是動態(tài)變化的。在項目進(jìn)行的過程中，這三個元素都可能受外界影響產(chǎn)生變動。
為什么很多時候項目不會按照我們的預(yù)期進(jìn)行？原因就在于項目運(yùn)行的過程本身就是一個動態(tài)的系統(tǒng)。三個子元素存在變動的可能，而構(gòu)成的項目整體自然也是動態(tài)變化的。
我們所說的項目管理其實是將項目維持在一個相對穩(wěn)定的動態(tài)變化范圍內(nèi)。
二、項目三要素
我們已經(jīng)知道，項目的核心要素由資源、時間和產(chǎn)出，項目管理也是對這三者進(jìn)行操縱。所以對于這三個要素一定要有深入地理解，我們才能做好項目管理。
1. 資源
項目中，最核心的資源就是人員，而人員組成的是團(tuán)隊。所以對于資源的管理，其實是對一個團(tuán)隊進(jìn)行管理。
除了團(tuán)隊成員本身的技術(shù)實力以外，我們還可以通過其它形式去提高一個團(tuán)隊的整體戰(zhàn)斗力。那么如何才能讓一個團(tuán)隊具備高強(qiáng)的戰(zhàn)斗力？
我們要做到以下兩點：
- 尊重個體的獨(dú)立人格。
- 建立團(tuán)隊的共同認(rèn)知。
怎么理解這兩點？
每一個團(tuán)隊成員都是獨(dú)立的個體，也都有自己的個性。每個人都有擅長的一面，也會存在一些缺陷。比如有的人狠話不多，交付的任務(wù)可以高效地完成，但不擅長溝通；有的是團(tuán)隊調(diào)和劑，雖然技術(shù)實力不是最強(qiáng)，但能夠很好地協(xié)調(diào)項目推進(jìn)。
一個人的獨(dú)立人格，意味著他在這個項目過程中更適合扮演什么樣的角色，也能夠讓我們知道該采取何種方式與他進(jìn)行溝通。對于不善溝通的成員，我們可能需要協(xié)助他融入到團(tuán)隊中。對于理解和溝通能力強(qiáng)的成員，我們只需要將任務(wù)明確下發(fā)就好。
錯位配置，會降低團(tuán)隊成員的積極性，也會讓整體效率降低。將團(tuán)隊成員放置在合適的位置，才能讓團(tuán)隊變得更為高效。我們應(yīng)當(dāng)尊重團(tuán)隊成員的獨(dú)立人格，對不同的成員采取合適的溝通方式。
此外，一個團(tuán)隊?wèi)?yīng)該是多元化的人格組合。完全一致的團(tuán)隊人格，可能會讓一個團(tuán)隊喪失活力。只有不同人格的碰撞和組合，才能讓一個團(tuán)隊維持長久的活力。
講完個體后，我們來講一講團(tuán)隊的共同認(rèn)知。
一個團(tuán)隊如果只是各行其是，沒有共同認(rèn)知，那么其合力并非是最大的。
什么是共同認(rèn)知？共同認(rèn)知主要強(qiáng)調(diào)兩點：一是對項目的整體認(rèn)可，二是有共同的項目目標(biāo)。
對于一個團(tuán)隊而言，如果對項目一開始就存在理解上的偏差，那么其最后結(jié)果是可想而知的。項目的整體認(rèn)可，意味著對項目的理解與認(rèn)可。我們要盡量保證團(tuán)隊成員在一開始就理解項目需求，這樣能夠才能提升后續(xù)整體的溝通效率。
其次是共同目標(biāo)。一個項目，常常是不同小組之間的成員共同完成的，但每個小組的細(xì)分任務(wù)是不同的。在實際工作中，如果沒有共同目標(biāo)，很可能只會顧著完成自己的任務(wù)而忽略與其他小組的配合。所以我們要讓團(tuán)隊成員把項目的整體完成當(dāng)做共同目標(biāo)，這樣才會提高各個成員間的配合度。
2. 時間
項目時間，大部分情況下由這兩種方式確認(rèn)。
一是已經(jīng)有明確的項目截止時間，去倒推項目時間；二是，依據(jù)資源和產(chǎn)出去制定項目時間。
如果確定了項目截止時間，但資源不夠的情況下，我們能夠采用的方式無非就是兩種：變相延長項目時間——加班；如果不想加班，我們就只能對預(yù)期產(chǎn)出進(jìn)行調(diào)整。
3. 產(chǎn)出
什么是產(chǎn)出？產(chǎn)出就是項目交付的結(jié)果。
除了資源和時間會影響實際產(chǎn)出外，還有一個隱藏的因素也對產(chǎn)出有著至關(guān)重要的影響——任務(wù)。
我們在前面提到過，項目是在約束的時間范圍內(nèi)，組織有限的資源去完成一項任務(wù)。
怎么去理解任務(wù)？任務(wù)其實就是我們常說的需求。需求對于產(chǎn)出的影響主要來自以下兩種情況：
- 需求不明確。這可能會導(dǎo)致溝通成本變高與項目返工。
- 需求變動。新增需求或調(diào)整需求都屬于需求變動，這需要對項目整體進(jìn)行重新評估。
而以上兩種情況的原因主要來自兩個方面：
- 因自身原因造成的產(chǎn)品設(shè)計缺陷，和需求下發(fā)不明確。
- 因外部原因無法即時確認(rèn)需求，或者臨時變動需求。
所以我們需要盡量在項目初期保證需求的確認(rèn)性，以避免對項目的后續(xù)產(chǎn)出造成影響。
三、如何進(jìn)行項目管理
其實講到這里，項目管理的核心已經(jīng)講得差不多了。我們將項目拆分為了三個子維度進(jìn)行管理。
項目管理實質(zhì)上是通過調(diào)整資源、時間和預(yù)期產(chǎn)出讓整個項目在我們的控制之內(nèi)。以及我們要盡量在項目初期保證需求的確認(rèn)性。
在實際的項目過程中，項目的變動可能來自這三者的任何一個。在遇到問題時，首先要識別到底是哪一個維度產(chǎn)生的影響。其次，我們需要確認(rèn)在該項目中哪一個維度是最重要的。是保證按時上線？還是保證任務(wù)的完整度？
最后，在實際的項目過程中我們往往會碰到三者擇其一的情況。這種情況下的難點，在于如何舍棄。對于一個項目而言，項目的完整度和上線時間單獨(dú)來看都很重要，但跳出單點站在項目整體去看，總有一個是更為重要的。
做抉擇并非一件容易的事情。越是關(guān)鍵時候，作為產(chǎn)品，越是要敢于擔(dān)當(dāng)。我們要記住一點，無論遇到何種情況，保證項目往前推進(jìn)都是產(chǎn)品的職責(zé)和義務(wù)。
產(chǎn)品的價值之一就是幫助團(tuán)隊解決問題。我們要在遇到問題敢于站出并承擔(dān)責(zé)任，這樣才會博得團(tuán)隊的信任。
但當(dāng)你做完抉擇以后，你會發(fā)現(xiàn)你的重心不再是糾結(jié)如何做選擇。而是回歸到了項目進(jìn)行本身。
我們在前行的過程中歷經(jīng)風(fēng)雨，但最終會克服一切險阻達(dá)到彼岸。產(chǎn)品的價值也從中得以體現(xiàn)。
#專欄作家#
東東方，微信公眾號：UnknownPM，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)新動態(tài)，致力于產(chǎn)品知識體系的構(gòu)建，不定期分享產(chǎn)品心得。
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