工時(shí)管理系統(tǒng)（Timesheet）主要用途是收集、審核、統(tǒng)計(jì)分析在項(xiàng)目和非項(xiàng)目上的各項(xiàng)工作任務(wù)內(nèi)容所花費(fèi)的工時(shí)，用來核算實(shí)時(shí)的項(xiàng)目和非項(xiàng)目上的「人工成本投入」，進(jìn)而達(dá)到成本的控制和管理。
企業(yè)可以通過「工時(shí)管理系統(tǒng)」進(jìn)行規(guī)范管理，不但可以掌握員工的忙閑情況，提高員工執(zhí)行效率、增進(jìn)團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作，還可以減少企業(yè)的成本支出。
綜上所述，「工時(shí)管理」在企業(yè)管理中有著舉足輕重的作用，當(dāng)前大部分的企業(yè)已逐步認(rèn)識(shí)到工時(shí)管理的重要性。但是在工時(shí)管理的應(yīng)用過程中，有部分企業(yè)覺得工時(shí)管理是個(gè)比較簡(jiǎn)單的需求，只是收集和統(tǒng)計(jì)工時(shí)，用excel也可以實(shí)現(xiàn)。覺得：工時(shí)管理系統(tǒng)只是幾個(gè)簡(jiǎn)單的功能模塊而已，找?guī)讉€(gè)人也能快速的開發(fā)實(shí)現(xiàn)，并且自己研發(fā)還能根據(jù)自身的需求進(jìn)行隨意修改，能做到“私人定制”，更不用受限于他人，根本沒必要或不值當(dāng)花錢購買商業(yè)的工時(shí)管理系統(tǒng)。
但是，“收集和統(tǒng)計(jì)工時(shí)”只是工時(shí)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)目標(biāo)，如果只是想簡(jiǎn)單的收集和統(tǒng)計(jì)篩選工時(shí)，那么在收集工時(shí)的人數(shù)較少且不考慮人工統(tǒng)計(jì)耗時(shí)費(fèi)力的前提下，用excel來收集統(tǒng)計(jì)工時(shí)是一種暫時(shí)可行的方案。
而工時(shí)管理不僅僅是收集和統(tǒng)計(jì)工時(shí)，其長遠(yuǎn)目標(biāo)是“借助工時(shí)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)人員安排更合理、制定計(jì)劃更精準(zhǔn)、項(xiàng)目進(jìn)度更易把控、為人員績(jī)效和項(xiàng)目績(jī)效提供數(shù)據(jù)支撐”等作用，還是需要使用專業(yè)的工時(shí)管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化管理。
舉例某公司的工時(shí)管理系統(tǒng)選型經(jīng)歷：客戶前期用excel人工收集匯總工時(shí)，后因收集的工時(shí)不準(zhǔn)確、匯總統(tǒng)計(jì)難、數(shù)據(jù)難維護(hù)、太耗精力等原因，決定用專業(yè)的工時(shí)管理系統(tǒng)來解決。中期選型過程中覺得「工時(shí)管理系統(tǒng)」只是個(gè)比較簡(jiǎn)單的小軟件，于是先找尋開源免費(fèi)的工時(shí)管理軟件，但經(jīng)過調(diào)研試用后發(fā)現(xiàn)滿足不了需求。后期找到了專業(yè)做工時(shí)管理系統(tǒng)的AceTeamwork軟件公司，經(jīng)過產(chǎn)品分析、演示答疑、試用體驗(yàn)后雖然感覺很契合需求，但又覺得不值當(dāng)花錢購買。最后決定根據(jù)自身的需求自研工時(shí)管理系統(tǒng)，但歷經(jīng)2年的自研后最終以失敗告終。最終還是再次選擇了「AceTeamwork工時(shí)管理系統(tǒng)」。
分析以上真實(shí)客戶的選型經(jīng)歷，不難發(fā)現(xiàn)其自研失敗的主要原因在于以下幾點(diǎn)：
1、風(fēng)向選擇錯(cuò)誤：在認(rèn)識(shí)到工時(shí)管理對(duì)企業(yè)的重要性后，覺得工時(shí)管理只是個(gè)日志記錄的功效，用excel可以實(shí)現(xiàn)工時(shí)的收集與匯總，其實(shí)并未深入的認(rèn)識(shí)到工時(shí)管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)價(jià)值，并未做長遠(yuǎn)的工時(shí)管理計(jì)劃。
2、小看和輕視：隨著公司對(duì)工時(shí)管理的精細(xì)化要求，需要用專業(yè)的信息化系統(tǒng)來協(xié)助企業(yè)完善工時(shí)管理時(shí)，覺得工時(shí)管理軟件是個(gè)簡(jiǎn)單的小工具，自己研發(fā)也是個(gè)很簡(jiǎn)單的事情，不但可以“私人訂制”，而且還能不受他人限制，根本不值當(dāng)花錢購買商業(yè)軟件。
3、非產(chǎn)品思維導(dǎo)致的周期與變更：覺得工時(shí)管理系統(tǒng)只是幾個(gè)小功能模塊組合而成，只需把各個(gè)功能開發(fā)好即可滿足使用需求，但缺乏整體的產(chǎn)品思維。因?yàn)榍捌诘男枨笾皇莻€(gè)大框架，后續(xù)隨著需求和系統(tǒng)的逐步細(xì)化與完善，會(huì)經(jīng)常發(fā)生需求變更，從而無法掌控研發(fā)周期。
4、不務(wù)正業(yè)：每個(gè)軟件產(chǎn)品既然能在市場(chǎng)存活，那么肯定是有自己核心的價(jià)值。雖然可以參考市場(chǎng)上成熟的產(chǎn)品進(jìn)行分析和仿照研發(fā)，但業(yè)務(wù)和思維的不同導(dǎo)致只是初級(jí)層面的拼湊和模仿，最終無法形成真正契合需求的有效的完整方案。
5、成本預(yù)估不足：覺得工時(shí)管理系統(tǒng)很簡(jiǎn)單，幾個(gè)人可以在很短的時(shí)間內(nèi)就能研發(fā)完成，相關(guān)成本投入會(huì)很低。結(jié)果由于計(jì)劃和實(shí)際偏差太大，自研后進(jìn)入反復(fù)變更修改的死循環(huán)，最終無法掌控時(shí)間和相關(guān)成本。
通過以上自研失敗的真實(shí)案例分析可以看出企業(yè)能否挑選到一款合適的工時(shí)表(Timecard)及工時(shí)管理系統(tǒng)，并且能夠成功的落地并達(dá)到預(yù)期效果，不但選擇方式很重要，而且對(duì)需求的理解、產(chǎn)品力和服務(wù)團(tuán)隊(duì)的保障也很重要。
因?yàn)槌墒斓纳虡I(yè)「工時(shí)管理系統(tǒng)」給您的不僅僅是個(gè)軟件工具，還有更可貴的思路和經(jīng)驗(yàn)，只有這樣才能確保工時(shí)管理系統(tǒng)能夠產(chǎn)生應(yīng)有的價(jià)值。當(dāng)然，如果企業(yè)愿意承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和諸多的隱形成本，也愿意持續(xù)的投入時(shí)間和資金等資源，那么選擇自研工時(shí)管理系統(tǒng)也并非不可能，只是最終的投入與產(chǎn)出實(shí)在不成正比。
可點(diǎn)擊了解：如何幫助企業(yè)成功實(shí)施一套項(xiàng)目工時(shí)管理系統(tǒng)？
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