袁 妍 李為潔 東北大學(xué)

高校研究生成績管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理是研究生教學(xué)管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，高校研究生成 績管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理有哪些需求、該如何設(shè)計與優(yōu)化，是高校關(guān)注的重要問題。文章從現(xiàn)階 段研究生成績管理的實際情況著手，提出高校研究生成績管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理的需求與設(shè)計方 案，力爭使高校研究生成績管理系統(tǒng)更先進(jìn)、更實用。

近年來，隨著我國研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大， 研究生的教務(wù)管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。在 研究生教務(wù)管理工作中，成績管理又是重中之重，研究生 成績是學(xué)生學(xué)習(xí)情況的客觀記錄，是教學(xué)效果檢驗的重要 手段,是指導(dǎo)研究生就業(yè)的重要參考，也是學(xué)校教務(wù)管理的 重要內(nèi)容。但高校研究生成績管理所涉及的管理對象多、 管理環(huán)節(jié)復(fù)雜、管理數(shù)據(jù)龐大。為規(guī)范研究生成績管理， 建立適合自己院校的成績管理系統(tǒng)就成為學(xué)校信息化建設(shè) 過程中亟待解決的重要問題。因此研究如何建立先進(jìn)、高 效、安全的成績管理系統(tǒng)具有重要意義。那么如何設(shè)計其 框架，為研究生成績管理信息系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理提出 合理化需求，這是我們要重點分析的內(nèi)容。

高校研究生成績管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理的面向?qū)ο?/p>

校級成績管理者負(fù)責(zé)全校研究生成績庫的管理和數(shù)據(jù) 維護(hù)工作，同時負(fù)責(zé)研究生答辯成績單審核歸檔工作。校 級成績管理者還需要制定成績管理規(guī)范、程序和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān) 督、指導(dǎo)和配合各學(xué)院做好學(xué)生成績管理工作。

院系成績管理者（教學(xué)秘書）負(fù)責(zé)本院承擔(dān)課程的成 績登錄、報送和查詢工作，將本部門學(xué)生成績按班級分學(xué) 期歸檔，同時要受理本部門學(xué)生對成績的查詢、復(fù)核以及 成績單打印等工作。

任課教師負(fù)責(zé)自己教授的課程成績的網(wǎng)上錄入、修改 及查詢工作。

成績錄入后，學(xué)生使用成績管理系統(tǒng)查詢并打印自己 的成績。

這四類使用者中，校級成績管理者的職能最多、最全 面，責(zé)任也最重，涵蓋成績管理系統(tǒng)中的絕大部分職能 （教師錄入本課程成績的職能除外），院系成績管理者 （教學(xué)秘書）和學(xué)生的需求也都包含其中，只是權(quán)限各有 不同，因此文章會著重探討校級成績管理者的職能。

高校研究生成績管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理的功能

關(guān)于校級成績管理系統(tǒng)的功能，應(yīng)設(shè)置成績錄入修 改、成績查詢、成績打印、答辯成績單審核、管理發(fā)布通 知公告這五大部分。

成績錄入修改

成績錄入應(yīng)設(shè)置單個學(xué)生的成績錄入、修改和每門課 成績的EXCEL整體導(dǎo)入、刪除兩種渠道。而成績錄入修改 的前提是系統(tǒng)里要有該門課程及其相關(guān)的學(xué)分、學(xué)時、課 程編號等信息。大部分已有課程會自動從學(xué)生排課選課系 統(tǒng)里關(guān)聯(lián)到成績管理系統(tǒng)，少部分臨時添加的課程（如暑 期學(xué)?；?qū)W術(shù)講座等）則需手工添加進(jìn)來，故應(yīng)有課程設(shè) 置的添加修改功能，以便及時添加或維護(hù)課程、學(xué)分及課 程編號信息，確保新的成績能夠準(zhǔn)確地錄入到系統(tǒng)中。系 統(tǒng)應(yīng)有自動排他性設(shè)置，如已有的課程編號則不能一號兩 用，造成兩門課程的混淆，確保一個課程編號只對應(yīng)一門 課程。另需注意的是成績的錄入修改不應(yīng)與學(xué)籍信息是否 完整、學(xué)生是否欠學(xué)費、學(xué)生是否進(jìn)行了學(xué)籍注冊之類的 限制掛鉤，不能用這些因素來限制成績的錄入修改，否則會造成成績錄入不全等問題，會為今后找回成績增添 困難。

1.成績手工錄入修改方面

針對學(xué)生成績，首先要輸入該研究生學(xué)號（整個成績 管理系統(tǒng)按照學(xué)號來識別學(xué)生，而非姓名，因為只有學(xué)號 是唯一的，姓名則有重名的可能），進(jìn)入該生成績管理頁 面，在此輸入要錄入或修改的課程編號或課程名稱，根據(jù) 提示提交成績、授課教師姓名、考試時間等必填信息后即 可。大于等于60分的成績自動計入相應(yīng)學(xué)分，小于60分的 成績不計學(xué)分。成績的判定除了可以采用具體數(shù)字也可以 使用漢字，但需注意把優(yōu)（優(yōu)秀）、良（良好）、中（中 等）、及格和不及格這些文字成績能自動計入學(xué)分。一般 來說：100分—90分為優(yōu)（優(yōu)秀）、89分—80分為良（良 好）、79分—70分為中（中等）、69分—60分為及格、60 分以下為不及格。在每學(xué)期初始，就應(yīng)該對課程成績的判 定原則進(jìn)行講解，比如哪門課可以由任課教師直接導(dǎo)入成 績、哪門課不能由任課教師導(dǎo)入成績而必須由校級成績管 理者整體導(dǎo)入進(jìn)行限定，這樣可以確保導(dǎo)入成績的源頭， 避免同一門課導(dǎo)入兩次成績問題的出現(xiàn)。錄入的成績已經(jīng) 公布且一旦發(fā)現(xiàn)錯誤，應(yīng)該有一鍵解鎖功能，僅校級成績 管理者擁有此權(quán)限，開通后可以重新錄入該課成績。

2.成績整體導(dǎo)入方面

針對大批量成績，如研究生公共課成績和校外辦學(xué)點 的成績，由于跨院系、數(shù)量多，教師或者教學(xué)秘書不便于 在網(wǎng)上進(jìn)行錄入，需要校級成績管理者借助excel表將這些 成績整體導(dǎo)入系統(tǒng)中。這其中主要包含外語類、數(shù)學(xué)類、 政治類課程及校外班開設(shè)的各門課程。導(dǎo)入列表應(yīng)設(shè)有學(xué) 號（以學(xué)號識別身份）、姓名、成績、考試時間、授課教 師、課程編號或課程名稱等必填項。導(dǎo)入成功后應(yīng)以列表 形式顯示出剛剛導(dǎo)入的所有學(xué)生學(xué)號、姓名及成績，并統(tǒng) 計出本次共導(dǎo)入了多少條記錄，以便核對。導(dǎo)入時系統(tǒng)應(yīng) 在每個學(xué)生每科成績前顯示姓名，以顯示剛導(dǎo)入的該條成 績的歸屬者姓名，以防止極個別學(xué)號寫錯，把成績誤導(dǎo)入 到其他學(xué)號中。

成績查詢

成績查詢應(yīng)保證學(xué)生能按學(xué)期查詢到已公布的成績有 哪些，未公布的成績有哪些，并能夠下載各門成績。應(yīng) 能查詢到學(xué)生的GPA成績排名和學(xué)生的專業(yè)成績排名情況 （GPA計算公式為GPA=∑（成績×學(xué)分）÷∑學(xué)分）。 應(yīng)該有按學(xué)號查詢學(xué)生個人成績的功能。系統(tǒng)應(yīng)可自動生 成學(xué)生個人的年級專業(yè)排名情況，以供查詢。年級專業(yè) 排名生成方法如下。a:統(tǒng)計學(xué)生所在年級，專業(yè)總?cè)藬?shù)b: 統(tǒng)計所在年級，專業(yè)所有學(xué)生的平均成績c:對平均成績 排名d:排名=平均成績排名/總?cè)藬?shù)*100%（精確到小數(shù)點 后兩位）。即：Sum=統(tǒng)計學(xué)生所在年級、專業(yè)總?cè)藬?shù)； Avg=對sum的學(xué)生成績?nèi)∑骄?；avgPm=對avg進(jìn)行排名； pm=avgpm/sum*100%(精確到小數(shù)點后兩位)。

成績單打印

成績打印單應(yīng)保證能夠打印出帶排名的成績單和不帶 排名的成績單兩種。輸入學(xué)號即可打印，力求快捷、方 便。分別具備連號打印、按學(xué)院打印功能，并在打印時區(qū) 分好碩士成績單和博士成績單的格式。針對個別進(jìn)修生的 特殊情況，應(yīng)實現(xiàn)兩個學(xué)號混合打印，把同一人兩個學(xué)號 下的成績打印在同一份成績單中。各高校根據(jù)自身實際情 況也可引進(jìn)自助成績打印機(jī)系統(tǒng)，一般在辦公室門口或者 辦公樓一樓門口處放置。

自助成績打印機(jī)系統(tǒng)需與成績管理系統(tǒng)很好地接軌， 保證其打印出的成績單與手動用成績管理系統(tǒng)打出的成績 單完全一致，并且如在打印成績方面成績管理系統(tǒng)有任何 變化，自助成績打印機(jī)也要及時進(jìn)行調(diào)整。實際上，自助 成績打印機(jī)是成績管理系統(tǒng)的一個外置設(shè)備，但也要注意 打印機(jī)日常維護(hù)問題。

答辯成績單審核

首先要按照學(xué)院分類，各學(xué)院教學(xué)秘書標(biāo)識成績合格 同意答辯之后自動顯示到校級成績管理者標(biāo)識頁面中來， 校級成績管理者審核無誤后再標(biāo)識同意答辯。萬一標(biāo)識錯 誤，可以及時逐級撤銷。按照學(xué)號查找應(yīng)能迅速找到某個 具體學(xué)生的相關(guān)信息，且每個學(xué)生的成績都應(yīng)該在此頁面 隨時查看。按照學(xué)院查找時，應(yīng)能顯示所有該學(xué)院已標(biāo)識 學(xué)生和未標(biāo)識學(xué)生的名單，并能匯總?cè)藬?shù)。具體操作標(biāo)識 時，可以逐一標(biāo)識，也可以選中當(dāng)頁學(xué)生進(jìn)行一鍵統(tǒng)一標(biāo) 識。答辯成績單審核不應(yīng)與學(xué)位報盤相關(guān)聯(lián)。最主要是要 審核答辯人員成績，對每個預(yù)答辯同學(xué)的必修課、總學(xué) 分、修課時間、培養(yǎng)類型與相應(yīng)類型的培養(yǎng)方案進(jìn)行核 對。這其中包括多種類型的研究生成績，如博士、統(tǒng)招碩 士、MBA、MPA、工程碩士和同等學(xué)力申請碩士學(xué)位等多種 類型研究生的答辯成績單。及時與學(xué)院秘書溝通，讓預(yù)答 辯同學(xué)了解到自己的成績是否符合答辯要求，并及時把結(jié) 果標(biāo)注在網(wǎng)上，確保接下來學(xué)位科和各學(xué)院答辯工作的順 利進(jìn)行。這就需要系統(tǒng)里事先存有多種類型的培養(yǎng)方案， 如果培養(yǎng)方案維護(hù)和課程庫維護(hù)工作順利進(jìn)行，系統(tǒng)應(yīng)實 現(xiàn)自動審核成績功能

系統(tǒng)能夠自動把每個類型的研究生的成績與相應(yīng)類型 的培養(yǎng)方案自動比對，看總學(xué)分是否達(dá)標(biāo)、必修課學(xué)分是 否完成、必修課是否全部修夠并且達(dá)到及格以上成績。但 要最終實現(xiàn)答辯成績單自動審核功能實屬不易，前期需要做好配套工作。應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人員能持續(xù)維護(hù)各類型的培 養(yǎng)方案和課程庫，否則容易造成互相推諉、無人接手該工 作的問題。學(xué)生類型需用學(xué)號予以區(qū)分，從入學(xué)編輯學(xué)號 開始，不同類型的學(xué)生要使用不同的學(xué)號規(guī)則。每一級學(xué) 生的培養(yǎng)方案也可能不同，因為培養(yǎng)方案也是不斷地調(diào)整 的，所有不同年級的學(xué)生也要對應(yīng)不同年級不斷更新的培 養(yǎng)方案。

發(fā)布通知公告

發(fā)布通知公告的功能可以自由選擇接收對象，可選擇 全體教師、學(xué)生都可以接收查看、僅各學(xué)院教學(xué)秘書接收 或教師可查看接收該通知公告。

1.院系成績管理者（教學(xué)秘書）方面 基本功能與校級管理者相同，但權(quán)限沒有校級管理者 大。具體要考慮各個高校的研究生院教學(xué)培養(yǎng)辦與各學(xué)院 教學(xué)部門的權(quán)限劃分、職責(zé)歸屬等因素。

2.任課教師方面

教師作為某門課程教育教學(xué)的主要管理者，除了完成 教學(xué)任務(wù)外，科學(xué)、有效地提交研究生成績也是重要的教 學(xué)環(huán)節(jié)之一。登錄研究生學(xué)院網(wǎng)站的教師成績錄入系統(tǒng)， 輸入用戶名和密碼，就可以進(jìn)入教務(wù)信息頁面，里面有任 課教師須知、系統(tǒng)幫助(成績錄入系統(tǒng)幫助)、選擇年級、 修改密碼、注銷登錄等功能。任課教師只需輸入任教年 級，點擊任教課程名稱，進(jìn)入選課學(xué)生的詳細(xì)名單，該名 單包括序號、學(xué)號、姓名、性別、所學(xué)專業(yè)、平時成績、 期考成績和學(xué)期成績信息等內(nèi)容。教師錄入學(xué)生成績后， 點擊下面的“提交結(jié)果”按鈕，完成成績錄入功能，點擊 “成績打印”，可方便打印出學(xué)生的成績單。

3.研究生使用者方面

研究生是整個研究生教育階段的主體，教育和教務(wù)活 動都是為了滿足學(xué)生受教育、提水平、上層次、強(qiáng)素質(zhì)和 求知等的需要。在研究生教務(wù)管理系統(tǒng)中，學(xué)生可以實現(xiàn) 選課和查詢考試成績功能。

研究生開學(xué)兩周左右，登錄研究生學(xué)院網(wǎng)站的網(wǎng)上選 課系統(tǒng)，輸入學(xué)號和密碼，進(jìn)入開始選課的主頁面，里面 附有研究生選課說明和培養(yǎng)方案介紹。針對研究生在課程 選擇及學(xué)分方面的注意事項，選課說明部分給出了較詳細(xì) 的提示。此外，為了讓研究生更好、更深入地了解本學(xué)科 的信息，培養(yǎng)方案則詳細(xì)介紹了研究生培養(yǎng)階段本學(xué)科專 業(yè)及研究方向、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)方式及學(xué)習(xí)年限、課程設(shè) 置、科學(xué)研究與學(xué)位論文要求五個方面。然后，研究生就 可以點擊進(jìn)入選課步驟，根據(jù)課程名稱、課程類型、總學(xué) 時、學(xué)分、開課學(xué)期和任課教師等信息，研究生在課程 名稱前面的復(fù)選框里就可以完成選課和退選操作，如果 對某門課程不甚了解，可以點擊課程名稱查看詳細(xì)的課程 信息。選課完畢，下面有自動統(tǒng)計學(xué)分的功能，根據(jù)學(xué)分 統(tǒng)計，可調(diào)整選課情況。學(xué)期即將結(jié)束，研究生經(jīng)過考試 或考核，獲得課程成績，在教務(wù)管理系統(tǒng)上即可查詢。登 錄研究生學(xué)院網(wǎng)站的研究生成績查詢系統(tǒng)，輸入學(xué)號和密 碼，就可以進(jìn)入所選課程(包括課程編碼、課程名稱、學(xué) 分、成績)的頁面，根據(jù)頁面上方的提示，研究生可對任課 老師的教學(xué)情況進(jìn)行評價，提交評價信息之后即可看到 成績。

檔案數(shù)字化管理的安全性

高校研究生成績管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理是研究生 教學(xué)管理最主要的工具和手段，涉及的是具有高保密性的 數(shù)據(jù)，它的正常運行和安全系數(shù)是很重要的。因此，系統(tǒng) 必須具有嚴(yán)格的用戶權(quán)限、身份認(rèn)證、El志記錄等功能， 防止信息泄露，達(dá)到有效保護(hù)信息安全的目的。此外，系 統(tǒng)安全還包括日常維護(hù)方面的數(shù)據(jù)備份和出故障狀態(tài)下的 數(shù)據(jù)恢復(fù)。

用戶登錄認(rèn)證

用戶包括研究生、教師和管理人員等，登錄認(rèn)證是系 統(tǒng)提供的安全保護(hù)措施。用戶登錄系統(tǒng)時，必須向系統(tǒng)提 供用戶名稱、密碼等信息，以供安全系統(tǒng)識別。

數(shù)據(jù)庫備份和恢復(fù) 教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫備份可有效防止系統(tǒng)出現(xiàn)操作失 誤、故障或被攻擊等問題造成的損失。數(shù)據(jù)庫更新量時多 時少，可根據(jù)情況來備份，從幾天備份一次到一天備份幾 次不等。在數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序出錯、服務(wù)器中病毒等意外事 故發(fā)生時，可以通過恢復(fù)數(shù)據(jù)庫的文件來修復(fù)被破壞的數(shù) 據(jù)庫。

隨著研究生培養(yǎng)需求的不斷擴(kuò)大，培養(yǎng)類型日益多元 化，研究生成績管理系統(tǒng)的需求與設(shè)計也將不斷改進(jìn)、日 臻完善，力求實現(xiàn)依托于該系統(tǒng)，讓研究生成績管理系統(tǒng) 的檔案數(shù)字化管理工作越來越系統(tǒng)化、智能化、透明化， 使高校成績管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理最終具有功能完 備、易使用、易維護(hù)等特點,以適應(yīng)時代發(fā)展的新變化。

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