Microsoft Planner 是一款簡單易用的任務(wù)管理工具，相信你已經(jīng)完全掌握了怎樣創(chuàng)建和跟蹤計劃這樣的基本功能。
在本文中，我們將從實際使用中總結(jié)的一些經(jīng)驗出發(fā)，給出一些更符合現(xiàn)實應(yīng)用場景的使用技巧，希望可以幫助你進(jìn)一步提高任務(wù)管理效率。
先有團(tuán)隊還是先有計劃
當(dāng)你接手一項業(yè)務(wù)或項目并打算使用 Planner 來將其編制成一份可執(zhí)行的計劃時，首先要問自己一個問題：這個計劃有對口的團(tuán)隊來執(zhí)行嗎？
如果答案是肯定的，那么，在創(chuàng)建這個計劃的同時，一定要記得將此計劃“添加到現(xiàn)有的 Microsoft 365 組”，以便將其關(guān)聯(lián)到正確的 Teams 團(tuán)隊。
那么，這樣做有什么好處呢？
一方面，這個 Teams 團(tuán)隊的成員將自動成為這個計劃的成員，你不必再逐個添加計劃成員；另一方面，這個計劃將自動關(guān)聯(lián)到這個 Teams 團(tuán)隊，方便你將它作為頻道選項卡添加到該團(tuán)隊。
相反，如果你在創(chuàng)建 Planner 計劃時沒有將其分配到某個現(xiàn)有的 Teams 團(tuán)隊，而是打算先創(chuàng)建計劃、再另行組建團(tuán)隊，那么，在這種情況下，Planner 將會專門為這個計劃創(chuàng)建一個 Microsoft 365 組。稍后，你完全可以基于這個 Microsoft 365 組創(chuàng)建一個 Teams 團(tuán)隊。
實現(xiàn)任務(wù)的結(jié)構(gòu)化管理
Planner 計劃提供了一種叫做“存儲桶”的任務(wù)容器，它的作用是按照階段、工序、職能或者你認(rèn)為有意義的其他任何標(biāo)準(zhǔn)來拆解計劃和組織任務(wù)，以此來為 Planner 計劃賦予一種立體化的“物理”結(jié)構(gòu)。
另外，如果你要從另一種不同的視角來觀察計劃及其中的任務(wù)，還可以使用“標(biāo)簽”功能來建立一種“邏輯”結(jié)構(gòu)。
實際上，除了標(biāo)簽之外，Planner 還提供了以分配對象、進(jìn)度、截止日期或優(yōu)先級作為分組依據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)。
任務(wù)模板加速任務(wù)創(chuàng)建
如果你打算將若干個類似的任務(wù)序列歸入一個 Planner 計劃，同時，每當(dāng)向此計劃中添加一個新的任務(wù)序列時，都為其創(chuàng)建一個存儲桶，那么，你就可以將最先創(chuàng)建好的那個存儲桶作為任務(wù)模板。
此后，每當(dāng)需要添加類似的任務(wù)序列時，都可以將這個作為模板的存儲桶中的任務(wù)有選擇地復(fù)制到新的存儲桶，被復(fù)制的任務(wù)將會攜帶預(yù)先設(shè)置好的任務(wù)屬性。這樣，就省去了反復(fù)創(chuàng)建相同任務(wù)的麻煩。
附件的大用途不容小視
Planner 允許你為任務(wù)添加附件，例如有關(guān)當(dāng)前任務(wù)的執(zhí)行規(guī)范、參考指南或相關(guān)素材等，這些都是確保任務(wù)順利完成的配套保障措施，所以，如果有的話，應(yīng)該盡量提供。
你可以添加多種來源的附件，包括上傳本地計算機(jī)上的文件、添加來自團(tuán)隊的文檔或提供一個指向在線資源的 URL 鏈接。
將任務(wù)添加到 Outlook
每天可能都有很多工作等著你去完成，要想記住每一件事并不容易。最明智的做法是讓 Outlook 替你記住這些要做的工作，并適時提醒你。
Planner 允許計劃成員將各自的任務(wù)導(dǎo)入到他們自己的 Outlook 日歷，以便統(tǒng)一管理未完成的任務(wù)及其提醒。
讓團(tuán)隊計劃歸集到團(tuán)隊
Teams 團(tuán)隊為統(tǒng)一訪問和管理團(tuán)隊內(nèi)容、對話和應(yīng)用提供了一站式空間，最理想的狀況是，有關(guān)團(tuán)隊的一切都?xì)w集到 Teams 團(tuán)隊之中。這樣，團(tuán)隊成員就不必在不同的應(yīng)用上下文之間來回切換了。
如果有一個 Planner 計劃已被分配給了你所屬的團(tuán)隊，那么，你就可以將其作為選項卡添加到該團(tuán)隊中的相關(guān)頻道，以便所有團(tuán)隊成員可以直接從 Teams 團(tuán)隊中訪問這個計劃。
自動完成例行任務(wù)管理
如果你是 Planner 計劃的所有者，你可能很想隨時掌握計劃的執(zhí)行情況，例如哪些任務(wù)已完成、哪些任務(wù)即將到期、哪些任務(wù)進(jìn)度滯后等。雖然你可以轉(zhuǎn)到 Planner 計劃中進(jìn)行查看和跟蹤，但是，有沒有一種更自動化的途徑來掌握這些關(guān)鍵信息呢？
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基于現(xiàn)有計劃創(chuàng)建計劃
由于你在公司業(yè)務(wù)運(yùn)營中扮演的角色是相對固定的，因此，你經(jīng)手的業(yè)務(wù)或項目也幾乎都應(yīng)該是類似的。雖然你已經(jīng)很熟悉怎樣為這類業(yè)務(wù)或項目創(chuàng)建一份團(tuán)隊工作計劃，但是，每次都要從頭開始創(chuàng)建，確實費(fèi)時費(fèi)力。
Planner 允許你基于現(xiàn)有的計劃來創(chuàng)建新的計劃，同時，又能避免將原始計劃中的專屬信息帶到新計劃之中。因此，你可以針對自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)或項目種類創(chuàng)建一個具有通用價值的計劃，并在此后，基于這個計劃來創(chuàng)建新計劃，從而最大限度避免重復(fù)錄入信息的麻煩。
總而言之，Planner 的設(shè)計理念是讓你能夠以簡單形象的方式組織團(tuán)隊工作。希望上述的 Planner 高效任務(wù)管理技巧可以幫助你成為一名出色團(tuán)隊工作規(guī)劃者！
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