為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本辦法。

一、申購及其規(guī)定

1．申購單及其提報規(guī)定

（1）申購單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰 ，如有特殊要求應(yīng)在請購單上寫明并標(biāo)注建議采購費(fèi)用，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購管理部門；

（2）固定資產(chǎn)申購按照附表（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進(jìn)行填寫提報；

（3）其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報；

（4）日常物資采購按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報，請購部門提報的請購單在經(jīng)過審批后主表交采購管理部保管，回執(zhí)聯(lián)交申請人保管做物資驗收用，（涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交）

（5）請購單需提交紙質(zhì)版到相關(guān)部門審批另需將電子文檔發(fā)送至郵箱缺一不可。

（6）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。

（7）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，采購部門必須作出書面說明。

（8）原則上各部門進(jìn)行物資申購時應(yīng)進(jìn)行物資盤查避免物資庫存積壓過多和浪費(fèi)

2．請購單的提報部門

（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；

（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由行政部提報；

（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

3．請購時間

（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)用物資、生活及辦公用物資以及各部門專用物資申購單需在每月25日前完成審核，各部門將完整的申購單交至采購管理部，采購管理部在2天之內(nèi)做出回應(yīng)并答復(fù)交期。

（2）維修配件類 常規(guī)的維修配件需在物資申購時一并提出，突發(fā)的維修所需配件機(jī)修部需給出采買意見，采購部應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行采買。

（3）計劃外應(yīng)急物品各部門根據(jù)緊急狀況進(jìn)行單獨(dú)申購。（頻繁申請計劃外物資是否做出相應(yīng)懲罰）

二、請購單的接收及規(guī)定

1、請購單的接收

（1）采購管理部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則（倉儲人員有監(jiān)督舉報職責(zé)）；

（3）符合規(guī)定的請購物資應(yīng)在接收到請購單3日內(nèi)對申購人做出回應(yīng)并答復(fù)交期，對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。

（4）所有申購計劃采購管理部均要做好明細(xì)登記，并于每月5號前將上月的采購情況匯報至采購經(jīng)理

（5）采購管理部有權(quán)監(jiān)督并提出相應(yīng)的采購意見。

三、權(quán)限（需要討論）

1、采購金額小于1000元的日常使用物資 經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批后采購管理部可通知采購進(jìn)行采買

2、采購金額在1千到1萬元之間的物資 需要采購員提出兩個供應(yīng)商以上的踩價結(jié)果，采購管理部結(jié)合詢價做出分析報告提交采購經(jīng)理復(fù)審確定供應(yīng)商，采購經(jīng)理審核通過后給出采買意見，交由財務(wù)經(jīng)理審批并給出采買意見，最后交由總經(jīng)理審批并做采買最終決定，采購管理部通知采購員進(jìn)行采買。

3、采購金額在1萬到10萬之間的物資 需要采購員提出兩個供應(yīng)商以上的踩價結(jié)果，采購管理部通知申購部門組織專題會議討論是否需要購買、購買建議、購買費(fèi)用等，采購管理部結(jié)合詢價做出分析報告提交采購經(jīng)理復(fù)審確定供應(yīng)商，采購經(jīng)理審核通過后給出采買意見，交由財務(wù)經(jīng)理審批并給出采買意見，最后交由總經(jīng)理審批并做采買最終決定，采購管理部通知采購員進(jìn)行采買。

4、采購金額在10萬元以上 的物資 需要采購員提出兩個供應(yīng)商以上的踩價結(jié)果，采購管理部通知申購部門組織專題會議討論是否需要購買、購買建議、購買費(fèi)用等，采購管理部結(jié)合詢價做出分析報告，組織第二次會議決定供應(yīng)商后采購管理部通知采購員進(jìn)行采買

四、交貨驗收及反饋

1、驗收部門

貨物的驗收由采購部主導(dǎo)會同使用/申購部門和技術(shù)部門、庫房共同驗收，對貨物的數(shù)量質(zhì)量等進(jìn)行檢驗。

2、要求

（1）使用/申購部門、采購部和技術(shù)部門對所購的貨物或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗收，出具驗收證明。

（2）驗收過程中如發(fā)現(xiàn)貨物或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等與申購單或合同不符，驗收人員應(yīng)當(dāng)立即向采購部門或相關(guān)部門報告，采購部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。

（3）驗收合格后驗收人員應(yīng)在驗收報告單上簽字

（4）驗收出現(xiàn)異常 a對于驗收不和標(biāo)準(zhǔn)的貨物經(jīng)相關(guān)人員核實后通知采購部辦理退貨手續(xù)，并安排及時補(bǔ)貨。B對于貨物數(shù)量不和標(biāo)準(zhǔn)的貨物 超過定量的部分應(yīng)退回供貨商，未達(dá)到訂購數(shù)量的驗收人員 通知采購進(jìn)行補(bǔ)貨處理

（5）對于已付款但在保修期貨保質(zhì)期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題的貨物，采購要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠

（6）使用部門在使用半個月后需對所用物資的采買及時性、采買質(zhì)量按照附表四（使用反饋表）作出評價并提交至采購管理部

采購管理部內(nèi)部流程細(xì)則

一、請購單的接收及分發(fā)

1、請購單的接收

（1）采購管理部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則（倉儲人員有監(jiān)督舉報職責(zé)）；

（3）符合規(guī)定的請購物資應(yīng)在接收到請購單3日內(nèi)對申購人做出回應(yīng)并答復(fù)交期，對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。

（4）所有申購計劃采購管理部均要做好明細(xì)登記，并于每月5號前將上月的采購情況匯報至采購經(jīng)理

（5）采購管理部有權(quán)監(jiān)督并提出相應(yīng)的采購意見。

2、請購任務(wù)的分派

（1）采購管理部接收到的請購單應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分類統(tǒng)計匯總之后通知采購員進(jìn)行采買

（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；

（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；

（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議

3、采購周期的規(guī)定

（1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；

（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天；

（3）單次采購金額預(yù)算在10萬元以上的項目采購部進(jìn)行比價或招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天；

（4）單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天；

（5）請購部門應(yīng)按照以上（1）-（4）條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如不能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；

（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略

二、詢價及其規(guī)定

1．詢價前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門、技術(shù)部門溝通；

2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；

3．對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；

4．所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則不能通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價；

5．對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；

6．遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表五（擬報價/招標(biāo)單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；

7．詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；

8．除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；

9．比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；

10．比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表六（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價；

11．在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

三、比價、議價

1．對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；

2．對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否低于其他廠商的價格，所報價格的綜合條件是否更加突出；

3．收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；

4．重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；

5．參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。

四、比價、議價結(jié)果匯總

1．比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；

2．比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表七（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；

3．如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。

五、合同的簽訂及其規(guī)定。

1．合同

合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。

（1）合同正文應(yīng)包含的要素

1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；

2） 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；

3） 包裝要求；

4） 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；

5） 付款方式；

6） 工期；

7） 質(zhì)量保證期；

8） 質(zhì)量要求及規(guī)范；

9） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；

10） 雙方的公司信息；

11） 其他約定。

（2）合同簽訂及其規(guī)定

1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；

2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；

3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；

4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)；

5）質(zhì)保期/保修期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期/保修期；

6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；

7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等

8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；

9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；

10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；

11）合同簽定簽應(yīng)按照附表八（協(xié)議簽訂審批表）的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；

12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；

13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。

2．合同執(zhí)行

(1) 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；

（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；

（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；

六、付款

1、預(yù)付款 采購員依據(jù)合同可以申請不超過采購總額30%的預(yù)付款申請，提出申請時必須提供巡簽完畢、審核通過的合同原件、復(fù)印件以及報銷憑證。

2、按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的采購項目在付款時采部應(yīng)提供完整的發(fā)票、合同原件及復(fù)印件、巡簽完畢的合同審批單、物資驗收單和填寫正確的報銷憑證

3、按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保檢驗合格方可付款

4、產(chǎn)品使用期限相對較長的，可能發(fā)生質(zhì)量問題的，如機(jī)器設(shè)備、貴重物資、建筑施工工程等，在付尾款時需扣留5%的質(zhì)量保證金，在過保修期后沒有其他問題方可歸還。