01 項(xiàng)目管理是什么？
可能你現(xiàn)在對項(xiàng)目管理沒有概念，或者覺得它是一個(gè)很玄的東西，一部分原因可能是你的項(xiàng)目還沒有大到一定程度，一部分原因可能是有人承擔(dān)起了項(xiàng)目經(jīng)理的角色。但我覺得，產(chǎn)品經(jīng)理是一定要懂項(xiàng)目管理的，否則在各種團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目緊急的情況下，是難以攻堅(jiān)的。
舉個(gè)我自身的例子來講：
1年左右，我對產(chǎn)品經(jīng)理的認(rèn)知是：產(chǎn)品經(jīng)理為結(jié)果和效果負(fù)責(zé)，如果結(jié)果達(dá)不到預(yù)期，就是執(zhí)行人員的問題。
后面我發(fā)現(xiàn)這種想法并不能讓我成長，因?yàn)槲液雎粤俗罱K結(jié)果很大一部分影響因素：過程。
我原來以為就是把文檔寫好，把需求講好，驗(yàn)收做好，就可以保證結(jié)果好。但其實(shí)尤其是隨著團(tuán)隊(duì)規(guī)模的上升，過程的變數(shù)也越來越多，關(guān)聯(lián)方也越來越多，隨波逐流式的工作方法已經(jīng)捉襟見肘，往往當(dāng)你沒有預(yù)期規(guī)劃去做某些事的時(shí)候，就是你被牽著鼻子走的時(shí)候，也是你感覺到累的同時(shí)，對結(jié)果毫無掌控力的時(shí)候。
于是現(xiàn)在，我把我的認(rèn)知修正成為：產(chǎn)品經(jīng)理是結(jié)果導(dǎo)向，而結(jié)果導(dǎo)向的前提是過程控制。
這不單單是怎么跟項(xiàng)目的問題?！案焙芟窕@球比賽里的盯防，可能可以靈活放手單人，但面對復(fù)雜的擋拆就毫無辦法，這個(gè)時(shí)候就需要“管理”的意識，打一些全局聯(lián)防，花一些時(shí)間來梳理，有章法去做事，才不至于失敗。
02 我要講什么？
當(dāng)然每個(gè)團(tuán)隊(duì)的問題、氛圍、規(guī)則制度都不一樣，而最合適的方法永遠(yuǎn)都是來自于你對自身團(tuán)隊(duì)問題的梳理。所以我在這里的分享有三點(diǎn)目的：
- 意識到項(xiàng)目管理這個(gè)問題的重要性。
- 給項(xiàng)目管理提供一種思路。
- 傳播項(xiàng)目管理的視角和心態(tài)。
03 項(xiàng)目管理解決了什么問題？
一開始，我的工作流是這樣的，我覺得需求的產(chǎn)出和規(guī)劃比較重要，所以對于自己的文檔和表達(dá)無比自信，我覺得我只需要做好下面的事情：
- 知會各個(gè)團(tuán)隊(duì)需求意向
- 開會對需求
- 寫文檔提需求
- 對接開發(fā)講需求
- 每兩周追一下進(jìn)展
但團(tuán)隊(duì)、需求多了之后，我發(fā)現(xiàn)精力捉襟見肘。已經(jīng)不是那種畫原型追求精益求精、文檔錙銖必較的情況了，方法和工具更多地成為了溝通的載體，簡潔高效才是他們的目標(biāo)。
于是催生了更多的問題：
- 明明溝通過某些事，但是對方還是說不知道。
- 明明做了一些事，但回頭覺得自己什么都沒做。
- 明明有一些成績，但是領(lǐng)導(dǎo)卻不知道。
- 明明很用心在做事，但是團(tuán)隊(duì)氛圍卻越來越差。
- 明明目標(biāo)很明確，但中途總會偏航。
這些問題數(shù)不勝數(shù)，于是我把它們一一梳理了一下，看了一下事情來龍去脈，出現(xiàn)問題的原因，以及可能的解決方案，總結(jié)出了如下內(nèi)容。
04 項(xiàng)目管理怎么做？
首先，你要有邏輯地去做一個(gè)決策，然后根據(jù)結(jié)果去驗(yàn)證這個(gè)邏輯，這個(gè)過程全程才能讓你有方向有進(jìn)步。你可能亂拳打敗過老師傅，但你要練的是每一次都能打敗老師傅。而我已經(jīng)總結(jié)了我認(rèn)為的項(xiàng)目管理的三大類問題：
- 溝通方式和同步的問題
- 團(tuán)隊(duì)氛圍和推動(dòng)的問題
- 匯報(bào)機(jī)制和記錄的問題
為什么總結(jié)成這三個(gè)方面呢？還要再加入一個(gè)概念，碰巧也是三，這次是三大角色。
其實(shí)仔細(xì)想想，所有的項(xiàng)目無外乎是三個(gè)角色之間的互相作用。這三個(gè)角色是這樣劃分的：
- 責(zé)任人：責(zé)任人是每個(gè)團(tuán)隊(duì)的主管，可能不是leader，但是每個(gè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目最核心的人；
- 干系人：干系人是次于責(zé)任人的參與者，包括各個(gè)團(tuán)隊(duì)的研發(fā)、設(shè)計(jì)以及運(yùn)營；
- 利益相關(guān)人：利益相關(guān)人是不直接參與項(xiàng)目，但與項(xiàng)目的結(jié)果、過程建立了聯(lián)系的角色，比如大領(lǐng)導(dǎo)、資源部門等。
那么對于這三種人，分別該做到什么事情呢？
- 責(zé)任人左右了項(xiàng)目的方向和進(jìn)展，如果責(zé)任人停滯不前，干系人是沒有方向和源動(dòng)力的。
- 干系人左右了項(xiàng)目的質(zhì)量和速度，他們在一線做事，最后的實(shí)現(xiàn)程度是他們的考卷，雖然責(zé)任人會把控質(zhì)量，但他們才是輸出者。
- 利益相關(guān)人左右了項(xiàng)目的前景和價(jià)值，更多的關(guān)注和理解可以放大項(xiàng)目的價(jià)值，而默默無聞，是無法給項(xiàng)目補(bǔ)充能量的。
所以對于這三者，對應(yīng)上面的三大類問題，項(xiàng)目經(jīng)理其實(shí)又有了三種解決方案：
（1）對于責(zé)任人
應(yīng)該做好溝通和同步，溝通的話包括面對面、電話視頻、郵件IM等。越當(dāng)面直接的溝通，會帶來更多的信息碰撞，但只有文字溝通才能帶來信息保留，所以當(dāng)你不確定要不要開會的時(shí)候，問自己“現(xiàn)在是需要溝通問題還是同步問題？”，如果是溝通，越直接越好，再難的會也要約；如果是同步，就用文字?？赡苡械娜藭?，文字我不確定他看到了啊，這個(gè)時(shí)候就需要建立一個(gè)很古老的機(jī)制，叫“收到請回答”。從溝通、到同步、到確認(rèn)同步，是可以確保責(zé)任人方向無誤的。
（2）對于干系人
應(yīng)該做好團(tuán)隊(duì)氛圍和推動(dòng)。干系人是不建議像責(zé)任人一樣頻繁花時(shí)間在溝通上的，因?yàn)檫@樣會大幅度削減他們的輸出，對整體項(xiàng)目的質(zhì)量有很大風(fēng)險(xiǎn)，所以責(zé)任人要做好對干系人的同步。所以對于干系人來講，其實(shí)是沒有項(xiàng)目整體概念的，因?yàn)闇贤ǖ臄帱c(diǎn)，導(dǎo)致他們對項(xiàng)目的認(rèn)知是存在斷點(diǎn)的，這也就導(dǎo)致如果沒有好的團(tuán)隊(duì)氛圍和推動(dòng)，干系人會陷入無所事事的境地。所以需要責(zé)任人做好對干系人的進(jìn)度把控，而不是干系人和其它角色之間混亂的直接溝通。
（3）對于利益相關(guān)人
項(xiàng)目經(jīng)理要做好匯報(bào)日歷，比如對于運(yùn)營，要提前給出推廣計(jì)劃安排；對于財(cái)務(wù)，要提前提好預(yù)算和流程；對于領(lǐng)導(dǎo)，要安排好匯報(bào)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，比如雙周、月報(bào)等，方便提前準(zhǔn)備。對于利益相關(guān)人的匯報(bào)要專注于結(jié)果，而不是溝通過程，因?yàn)檫@個(gè)匯報(bào)和輸出其實(shí)主要是單向的，附上過程選看即可。
05 項(xiàng)目管理的意識
所以總結(jié)起來，我們形成了一套完整的方案：
- 第一步，確認(rèn)項(xiàng)目的三大角色，記好每個(gè)角色的職能范圍和需求；
- 第二步，確立跟每個(gè)角色的溝通、同步、匯報(bào)機(jī)制和時(shí)間節(jié)點(diǎn)；
- 第三步，嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排工作，出現(xiàn)偏差時(shí)做好同步和再安排。
做好這三步，并不斷循環(huán)下去，項(xiàng)目會向一個(gè)好的方向發(fā)展。
同時(shí)，項(xiàng)目的發(fā)展不可能一帆風(fēng)順的，遇到事情和問題，不要抱怨，因?yàn)橹挥杏龅絾栴}才能讓你看到改進(jìn)的空間。所謂默契，就是機(jī)制下不再需要重復(fù)的默默訂下的契約，有默契的團(tuán)隊(duì)，一定是每個(gè)人都舒服的。
項(xiàng)目管理是有章法的，我們懼怕的不是成功或者失敗，他們并不代表任何事情，而那些背后的原因才是能讓我們成長的。
你的恐懼往往不是來自于失敗，而是毫無頭緒的失敗。
你的焦慮往往不是來自于成功，而是莫名其妙的成功。
按部就班管理好項(xiàng)目，和團(tuán)隊(duì)一起進(jìn)步，才是最有成就感的事情。
#專欄作家#
花生醬先生，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家，微信公眾號：產(chǎn)品之術(shù)。金融業(yè)資深產(chǎn)品經(jīng)理，對職涯規(guī)劃與個(gè)人發(fā)展有豐富經(jīng)驗(yàn)，產(chǎn)品涉獵廣泛，ERP、金融領(lǐng)域較多。
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