建筑工程企業(yè)具有工程量大、材料品種繁多、項(xiàng)目工期長(zhǎng)、生產(chǎn)的流動(dòng)性高等特點(diǎn)，還經(jīng)常伴有露天和高空作業(yè)等特殊情況，受自然氣候影響大，采取技術(shù)措施多，安全生產(chǎn)要求高等。
建筑工程行業(yè)包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、園林工程、環(huán)保工程、電力工程、道路工程等細(xì)分行業(yè)。
行業(yè)痛點(diǎn)
1、成本高居不下：工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)、過程中各項(xiàng)成本投入復(fù)雜，需要從事前、事中、事后多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理控制；
2、工程質(zhì)量難把控：工地分散、現(xiàn)場(chǎng)情況復(fù)雜、企業(yè)通過定期不定期的巡檢，仍然難以完全避免瞞報(bào)、漏報(bào)、補(bǔ)報(bào)的現(xiàn)象，經(jīng)常致使工期和工程質(zhì)量無法保障；
3、財(cái)務(wù)管理難度大：企業(yè)多個(gè)項(xiàng)目并行，從預(yù)算到結(jié)算的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以及時(shí)分析統(tǒng)計(jì)；
4、項(xiàng)目溝通成本高：項(xiàng)目周期長(zhǎng)、資料多，線下審批與大量的信息核查不清，經(jīng)常致使很多業(yè)務(wù)協(xié)同浮于表面，無法形成高效協(xié)同；
5、公司老板最辛苦：高層抓項(xiàng)目、搞協(xié)調(diào)、把關(guān)財(cái)務(wù)，諸多瑣事都離不開老板決策，老板本已超負(fù)荷的工作量也隨著公司規(guī)模的增加而逐步加重。
工程檔案為什么這么重要?
一方面，工程檔案是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備依據(jù)。如果工程檔案資料在建設(shè)過程中發(fā)生了遺失、損毀等情況，將會(huì)導(dǎo)致工程驗(yàn)收不能順利進(jìn)行。
另一方面，工程檔案是已完工項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)、維修、改造的重要依據(jù)，如果沒有妥善管理，工程后續(xù)工作將難以推進(jìn)。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)來說，工程檔案還是工程質(zhì)量的重要憑證，是儲(chǔ)備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的重要載體，具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要價(jià)值。
工程檔案管理的難點(diǎn)在哪?
1、管理難度大、檢查強(qiáng)度大：為了保障工程的正常進(jìn)行，工程檔案資料必須確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與工程實(shí)際相符合。
此外，工程資料的歸檔、立卷等步驟需按照嚴(yán)格而細(xì)致的要求來執(zhí)行，這些在《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》都有相關(guān)規(guī)定。
2、時(shí)間周期長(zhǎng)、工作量大：無論是新建、改建、擴(kuò)建等建筑工程，工程檔案管理需覆蓋工程項(xiàng)目前期、工程建設(shè)期和竣工驗(yàn)收期等階段，時(shí)間可能長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，工作量大，耗費(fèi)人力大。
3、標(biāo)準(zhǔn)化難度高：工程項(xiàng)目中包括有建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的參與，涉及組織及環(huán)節(jié)多，管控難度高。
綜上所述，企業(yè)在工程檔案管理的推進(jìn)過程中，往往面臨著諸多挑戰(zhàn)。采用會(huì)博通工程檔案管理系統(tǒng)，即可針對(duì)工程檔案管理工作中遇到的難點(diǎn)，作出以下部署：
1、統(tǒng)一平臺(tái)管理，工程檔案系統(tǒng)全把控
會(huì)博通為其構(gòu)建了一個(gè)一站式工程檔案管理平臺(tái)。企業(yè)通過一個(gè)平臺(tái)，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用的全生命周期管理，并能對(duì)實(shí)體與電子檔案實(shí)施同步管理。
應(yīng)用會(huì)博通后，無論是工程實(shí)施過程中的過程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化歸檔。
保障了歸檔及時(shí)性的同時(shí)，中船北部灣也能通過檔案到位情況，實(shí)時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，推動(dòng)了工程管理效率的提高。
2、有序化分類，滿足規(guī)范化管理需求
通過會(huì)博通自定義分類及屬性的功能，按不同工程項(xiàng)目對(duì)檔案進(jìn)行了分類，并根據(jù)管理需求在對(duì)應(yīng)分類下進(jìn)行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項(xiàng)目從招投標(biāo)階段、立項(xiàng)階段、建設(shè)階段到竣工驗(yàn)收階段的各類報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。
屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。
3、依權(quán)限利用，兼顧安全與高效
在項(xiàng)目工程的推進(jìn)過程中，員工常常需要進(jìn)行檔案的查詢、借用等。這時(shí)候，通過會(huì)博通受權(quán)限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實(shí)現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。
檢索功能：應(yīng)用搜索平臺(tái)，員工可隨時(shí)隨地在PC或移動(dòng)端上，通過組合關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準(zhǔn)找到所需檔案。搜索結(jié)果將會(huì)依權(quán)限展示，僅擁有對(duì)應(yīng)權(quán)限的用戶才能查看。
借還功能：員工通過借閱流程，即可申請(qǐng)以線上、線下或線上線下結(jié)合的方式借用檔案。借還過程通過流程化處理，申請(qǐng)人、借閱用途、歸還日期都會(huì)一一自動(dòng)登記，便于追溯。
此外，管理人員可通過統(tǒng)計(jì)功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。
在新的發(fā)展趨勢(shì)下，建筑工程企業(yè)的檔案工作者需要不斷創(chuàng)新改進(jìn)檔案管理模式，對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)的、系統(tǒng)的規(guī)劃，不斷提升檔案管理水平。
另一方面，建筑工程企業(yè)的檔案管理人員要不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，采取積極有效的保護(hù)措施和開發(fā)方案，推進(jìn)建筑工程檔案科學(xué)化信息化管理，以更好地記錄城市發(fā)展、服務(wù)城市建設(shè)。
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