根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，檔案整理的一般程序是按年度收集——定“件”——分機(jī)構(gòu)（問題）——?jiǎng)澐直９芷谙蕖帕许樞颉拚募w歸檔章——文件編號(hào)——填寫備考表——裝盒——編制目錄——掃描——裝訂——排列上架。

檔案收集已經(jīng)在《檔案工作中最關(guān)鍵最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)——檔案收集》寫過了，接下來(lái)就從組件開始今天的內(nèi)容吧。

1、第一步：組件

（1）件的構(gòu)成

歸檔文件一般以每份文件為一件。

正文、附件為一件；

文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；

轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

原件與復(fù)制件為一件；

正本與翻譯本為一件；

中文本與外文本為一件；

報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；

簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；

會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；

來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。

有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

（2）件內(nèi)文件排序

歸檔文件排序時(shí)，

正文在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

原件在前，復(fù)制件在后；

不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；

來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

有文件處理單或發(fā)文稿紙的，

文件處理單在前，收文在后；

正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

第二步：分類

包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等工作。

歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。

對(duì)一份檔案文件材料同時(shí)采用年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種分類方法進(jìn)行價(jià)值判斷。

檔案分類是以黨、國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案內(nèi)容中記述和反映的事物性質(zhì)來(lái)設(shè)置類目。

通過分類可以揭示文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，決定編目、排列和上架的具體方法，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。

常用的分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法。

1、年度分類法

根據(jù)檔案文件形成的自然年度或?qū)I(yè)年度分成各個(gè)類別。

將文件按其形成年度分類。

跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。

跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年。

跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。

當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。

2、組織機(jī)構(gòu)分類法

按照立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行分類。

每一個(gè)具體的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)就是一個(gè)具體的類別。

檔案文件由哪個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理（起草、承辦），在哪個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)中形成，就將其歸入哪個(gè)組織機(jī)構(gòu)中。

3、問題分類法

按檔案文件內(nèi)容所涉及的問題（主題）對(duì)檔案進(jìn)行分類。

適合立檔單位小，內(nèi)部組織工作有交叉。

如根據(jù)檔案內(nèi)容可分為“綜合類”、黨群工作類、人民代表大會(huì)類、農(nóng)林水利類、工業(yè)交通類、財(cái)糧貿(mào)易類、計(jì)統(tǒng)基建類、科學(xué)文衛(wèi)類、政法軍事類、人事勞動(dòng)類、行政事務(wù)類等。

注意：機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法不能同時(shí)采用，需要根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。

第三步：排列

最低一級(jí)類目采用組織機(jī)構(gòu)分類法分類的歸檔文件，可依據(jù)編制部門下發(fā)的編制文件中的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)次序或機(jī)關(guān)習(xí)慣次序進(jìn)行排列。

一般是綜合性部門在前，業(yè)務(wù)性部門在后。

最低一級(jí)類目中采用問題分類法分類的歸檔文件，可按照分類方案所編排的問題順序排列。

一般黨群工作類在前，行政管理類、業(yè)務(wù)工作類在后；綜合類在前，專題類在后。

按時(shí)間結(jié)合事由排列。

同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

注意:不過分強(qiáng)調(diào)事由原則，放棄重要性程度標(biāo)準(zhǔn)。

第四步：編件號(hào)

永久、定期30年、定期10年三種歸檔文件的件號(hào)每年都從“0001”開始編制，形成的目錄分別裝訂成冊(cè)。

第五步：編頁(yè)碼

歸檔文件以件為單位編制頁(yè)碼。

頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。

第六步：填寫歸檔章

歸檔章是檔號(hào)在紙質(zhì)歸檔文件材料中的具體體現(xiàn)，應(yīng)該蓋在文件首頁(yè)上方空白位置，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等橫式文件，在文件右側(cè)居中位置加蓋歸檔章。

歸檔章填寫要用漢字書寫要規(guī)范、準(zhǔn)確。

歸檔章的樣式

歸檔章的填寫

第七步：填寫備考表并裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。

注意：不同年度的歸檔文件不得裝在同一檔案盒內(nèi)；不同保管期限的歸檔文件不得裝在同一盒內(nèi)。

備考表的填寫需要注意的地方

檔案盒脊填寫需要注意的地方

注意：檔案盒脊背需要用黑色簽字筆填寫。

第八步:文件的修整修裱破損文件

為使檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效利用，裝訂前必須對(duì)歸檔文件材料逐件進(jìn)行檢查，對(duì)破損的文件材料要進(jìn)行修補(bǔ)裱糊。

第九步：編目

歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。

裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面。

著錄項(xiàng)說明：

a）序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。

b）檔號(hào)：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)。

c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。

d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。

f）日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。

g) 密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。

h）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

i）備注：注釋文件需說明的情況。

編目的樣式

第十步：數(shù)字化掃描

掃描前，去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等，保持資料的整齊，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁(yè)面折皺不平、漏頁(yè)、倒頁(yè)的現(xiàn)象。

掃描形成文件保存為多頁(yè)P(yáng)DF格式，文件命名為檔號(hào)，

即全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)，

如全宗號(hào)為0001的單位，2018年度，文書檔案第一件，保管期限為永久，機(jī)構(gòu)（問題）為辦公室的檔號(hào)為:“0001-WS·2018-Y-BGS-0001”，其中WS是文書的拼音代碼，Y是永久的代碼（定期30年用D30,定期10年用D10表示），BGS是機(jī)構(gòu)（問題）辦公室的拼音首拼的大寫字母。

掃描完成后，把目錄和掃描件移交區(qū)檔案館進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒，并及時(shí)完成檔案數(shù)據(jù)的備份工作（需要用檔案專門的光盤進(jìn)行存儲(chǔ)）。

第十一步：裝訂

歸檔文件以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。

屬永久和30年保管期限的，根據(jù)文件的厚薄，文件頁(yè)數(shù)較少時(shí)，采用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂；文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。

定期10年期限檔案的可用訂書機(jī)裝訂。

第十二步：入庫(kù)排架

將檔案盒按保管期限和盒號(hào)先后次序依次放入檔案柜內(nèi)。

排列順序：自上而下，自左自右。