當前行政事業(yè)單位面臨的最大問題不是制度，也不是流程，而是信息化?？傮w而言，行政事業(yè)單位內部控制基本還處于“人控”的階段，無論是領導的重視、財務人員的把關，還是內部業(yè)務部門的參與、外部職能部門的監(jiān)督等，都嚴重依賴于每一個充滿主觀思維的人，其風險無時不在。而如果引入信息化，將行政事業(yè)單位的每項經濟活動固化為業(yè)務流程，將每個風險點嵌入信息系統(tǒng)，通過信息化系統(tǒng)，將當前彈性的管理變?yōu)橄到y(tǒng)硬性的約束，那么行政事業(yè)單位內控面臨的一些問題便可得到有效解決。

PART.01 行政事業(yè)單位內控信息化現(xiàn)狀

01各系統(tǒng)相互獨立，形成信息孤島

事實上，很多行政事業(yè)單位目前正在運行的總賬系統(tǒng)、政府采購系統(tǒng)、固定資產系統(tǒng)等業(yè)務信息系統(tǒng)，已經在一定程度上實現(xiàn)了部分內部控制的功能。但各系統(tǒng)未完成對接和融合，部分數(shù)據(jù)和信息無法共享，既無法實現(xiàn)高效的內部控制，也滿足不了外部監(jiān)管部門實時獲取相關信息的要求。

02內控關鍵點未嵌入信息系統(tǒng)，有風險漏洞

內部控制涉及單位的方方面面，是一個無所不包的系統(tǒng)。但各行政事業(yè)單位現(xiàn)有的信息系統(tǒng)僅涵蓋了部分重要經濟活動，也未涉及經濟事項全部風險點，難以滿足嚴格內控的需要。

03授權管理不嚴，系統(tǒng)自身風險防范不夠

有的單位雖然實施了信息化，但仍然存在一人掌管多個密碼、管理多個賬號的情況，完全“規(guī)避”了信息系統(tǒng)的內控功能。同時，有的單位只“用”不“管”，未對信息系統(tǒng)本身可能存在的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)泄密或丟失等風險進行有效的管控。

PART.02行政事業(yè)單位內控信息化目標

01由“人控”到“機控”，實現(xiàn)自動化管理

通過將風險點及規(guī)則嵌入系統(tǒng)，可以從源頭上避免因重視程度不夠、個人不熟悉專業(yè)知識、內控制度執(zhí)行無力等問題，實現(xiàn)系統(tǒng)自動核對、自動把控。

02由“現(xiàn)場簽字”到“遠程審批”，實時化管理

內部控制涉及分級授權審批，以往線下簽字的模式常常因某位領導出差或公務繁忙等，造成時間過長、審批不嚴的問題；信息化下，可通過網絡實現(xiàn)實時提醒、線上審批，提高效率。

03由“短期管理”到“終身追責”，痕跡化管理

通過將風險點及規(guī)則嵌入系統(tǒng)，可以從源頭上避免因重視程度不夠、個人不熟悉專業(yè)知識、內控制度執(zhí)行無力等問題，實現(xiàn)系統(tǒng)自動核對、自動把控。

04由“定期檢查”到“動態(tài)監(jiān)控”，常態(tài)化管理

通過信息系統(tǒng)，職能部門可實時查看了解行政事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)和內控執(zhí)行情況，提高監(jiān)管效能。

PART.03實施內部控制信息化的路徑

01堅持系統(tǒng)思維，構建全覆蓋的內控系統(tǒng)

一是打通信息孤島，實現(xiàn)系統(tǒng)融合。將內部控制的原理、方法和技術融入會計信息系統(tǒng)，與現(xiàn)有的預算、資產、合同、政府采購等系統(tǒng)進行關聯(lián)整合，建立集預算管理、會計核算、資產管理、報銷審批等功能于一體的綜合內部控制信息系統(tǒng)。這不僅有利于提高工作效率，增強內控效能，而且有利于提升全員內控意識。

二是全面梳理單位所涉及的經濟活動、業(yè)務事項和現(xiàn)有內控制度，確保每一項經濟活動的每一個關鍵環(huán)節(jié)都納入內控流程，每一個風險點都嵌入內控系統(tǒng)，各控制環(huán)節(jié)之間緊密聯(lián)系，相互促進，真正實現(xiàn)業(yè)財融合。以資產管理為例，單位進行線上政府采購申請，系統(tǒng)可自動顯示采購標準；單位在政府采購網站下單完成后，系統(tǒng)自動生成采購合同；資產購入后必須登記入臺賬才能報銷付款，從而杜絕無預算采購、超標采購、合同不規(guī)范、資產購入漏入賬等問題。

三是開放系統(tǒng)端口，實現(xiàn)實時監(jiān)管。建立與財政、審計、紀委監(jiān)委等職能部門的系統(tǒng)連接通道，通過授權，開放相關信息的查看權限，以外部監(jiān)督強化單位內控的完善和執(zhí)行。

02推進閉環(huán)管理，構建全過程內控系統(tǒng)

一是開展全生命周期管控。以資金管控為核心，以信息系統(tǒng)為載體，將內控制度科學嵌入到經濟活動特別是資金流動的全過程，變財務的事后管理為內控的事前、事中、事后全過程控制。對原始資料和重要信息實行電子化存檔，對報銷審批、支付路徑、資金流向等關鍵信息進行實時記錄、永久留痕，為防范資金風險和監(jiān)督、追責等奠定堅實基礎。

二是積極推行“標準規(guī)則”管理。建立不相容職務相分離的規(guī)范審批流程、法定財務支出范圍及標準等基本常用規(guī)則體系，嵌入內控信息系統(tǒng)，實行系統(tǒng)自動管理，杜絕一人兼多職、代行審批或偽造審批、不合規(guī)支出等非法現(xiàn)象，避免業(yè)務部門每次“事前電話問標準，事后報銷多紕漏”的問題。以出差報銷為例，報銷人在系統(tǒng)輸入出差時間、地點、職務等信息，系統(tǒng)會自動匹配交通費、住宿費、公雜費的限額標準，既極大提高效率，又有效防止差錯。

三是納入實時監(jiān)控。財政、審計、紀委監(jiān)委等外部職能部門以前只能針對某個時點對行政事業(yè)單位開展事后的檢查，而在信息化條件下，通過系統(tǒng)整合，可將行政事業(yè)單位內控執(zhí)行的全過程實時展現(xiàn)，從而實現(xiàn)內控監(jiān)管的“過程化”，極大地提高監(jiān)管效能。

03發(fā)揮集體合力，構建全員內控系統(tǒng)

內控信息化并不是不需要人，而是要更好地發(fā)揮每個人的作用。

首先，單位管理層特別是負責人要切實擔負起內控“第一責任人”的職責。要深刻認識到內控建設事關財政資金的安全使用和單位工作績效的提升，從而真正重視內控，大力支持內控，積極參與內控，為單位嚴格內控管理創(chuàng)造良好的氛圍和環(huán)境。

其次，財務部門和財務人員要認真履行好內控牽頭人的責任。對于行政事業(yè)單位而言，內控管理的核心是資金管理，這就決定了財務部門和財務人員在內控管理中具有義不容辭的責任。財務人員一方面要嚴守財經紀律，堅持會計原則，做到自己不愿腐、別人不能腐；另一方面要不斷加強學習，適應財政改革的需要和單位經濟活動的發(fā)展，提高自己的履職能力。

再次，業(yè)務部門人員要積極參與內控建設。單位內控不是一項獨立的工作，而是與每個人都息息相關，需要全員共同完成的事項。在信息化模式下，通過業(yè)務流程設計，系統(tǒng)將全體人員均納入到了內控信息系統(tǒng)的終端，成為參與內部控制的一員。因此，業(yè)務部門人員要牢固樹立內控意識，認真學習內控相關知識，積極參與內控管理。綜上，行政事業(yè)單位應形成負責人帶頭，財務部門牽頭，各業(yè)務部門共同參與的內控機制，實現(xiàn)制度到崗、責任到崗、風險防控到崗、分事行權、分級授權，確保內控嚴格、高效執(zhí)行。

04運用信息技術，構建全集成內控系統(tǒng)

隨著社會需求的不斷拓展和信息技術的發(fā)展，內控系統(tǒng)已不再局限于電腦軟件，而應成為一個包括傳統(tǒng)信息系統(tǒng)、現(xiàn)代內控云，融電腦軟件、手機APP、短信提醒等為一體的集成系統(tǒng)。

一是電腦軟件。這是內控系統(tǒng)最傳統(tǒng)也是最主要的部分，其通過制度流程化，將內控關鍵點嵌入信息系統(tǒng)，實現(xiàn)自動管控。

二是手機APP。作為最現(xiàn)代也是最方便的信息工具，手機端內控APP可打破時間和空間的限制，相關人員通過點擊手機，即可實現(xiàn)實時信息查詢、在線申請或審批，極大地提高了工作效率。

三是短信提醒。手機短信這一傳統(tǒng)的信息工具，在特定領域、特殊時期仍具有強大的生命力。行政事業(yè)單位內控最常見也是最大的風險就是資金被挪用或侵吞，由于銀行系統(tǒng)的特殊性，其不可能與行政事業(yè)單位每一個相關人員實現(xiàn)聯(lián)結，但可以通過手機短信的形式提醒資金變動情況。行政事業(yè)單位可以通過設置通知功能，在發(fā)生相應額度支出時，系統(tǒng)自動向單位負責人、分管財務領導、財務負責人、會計、出納等發(fā)送短信，防范資金被無故挪用或非法支出，降低資金安全風險。

來源：《新理財（政府理財）》

END

關于希嘉

希嘉成立于2015年，是專業(yè)的數(shù)據(jù)管理基礎設施及服務供應商。以數(shù)據(jù)中臺構建套件為核心，通過精細的數(shù)據(jù)倉庫實施服務、創(chuàng)新的場景數(shù)據(jù)服務模式，不斷激活行業(yè)數(shù)據(jù)要素潛能、幫助客戶快速搭建數(shù)據(jù)管理體系，持續(xù)沉淀數(shù)據(jù)資產成果。