無紙化辦公是指在不用紙張辦公，在無紙化辦公環(huán)境中進行的一種工作方式，需要硬件、軟件與通信網(wǎng)絡協(xié)力才能達到的辦公體驗。隨著科技的快速發(fā)展，很多傳統(tǒng)公司由傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公轉向無紙質(zhì)化辦公，協(xié)同辦公系統(tǒng)的方便和快捷也在日常辦公中得以體現(xiàn)。
無紙化辦公
無紙質(zhì)化的協(xié)同辦公主要優(yōu)勢體現(xiàn)在：
1、節(jié)約時間，提高辦公效率
節(jié)約員工之間的溝通和走程序的時間，是協(xié)同辦公系統(tǒng)的最主要特點，這也是多數(shù)企業(yè)實行無紙化辦公的出發(fā)點之一。 企業(yè)通過協(xié)同辦公系統(tǒng)受理辦公流程和審批文件，不僅節(jié)省大量文件印發(fā)、轉送、通知等方面的時間和人力成本，大大地提高了工作效率。
2、節(jié)約資源，綠色環(huán)保
綠色環(huán)保是協(xié)同辦公的另一特點。很多傳統(tǒng)企業(yè)的一些文件審批，一般一復印就要很多份，這樣只會增加辦公成本。自無紙質(zhì)化辦公方式進入市場之后，可以節(jié)約紙質(zhì)上的交流傳遞，減少了印刷、筆墨、訂書釘等辦公用品費用的支出，節(jié)約資源。
3、實時傳遞，信息共享無障礙
傳統(tǒng)辦公模式中的辦公資料只能通過紙質(zhì)來傳遞公告，且需要一級一級傳遞。協(xié)同辦公系統(tǒng)的推出保證了信息共享的實時性和迅速性。企業(yè)可通過協(xié)同辦公平臺共享資料信息，員工可以第一時間看到最新的通知、資料等。后期文件的存檔入檔、查找等也更加方便、快捷。
4、易學易用
可將領導在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件上的批示、簽署信息轉換為電子文檔借助軟件打開，通過對文件傳閱、審批流程的定義，領導便可使用搭載原筆跡手寫技術的電磁屏通過手寫，對電子文件進行親筆圈閱、批注和簽名。
5、網(wǎng)絡安全
領導辦公可以與工作的各環(huán)節(jié)緊密結合，動態(tài)電子簽名認證保證了領導簽名內(nèi)容的不可更改性和來源的真實性。用戶可以利用動態(tài)電子簽名認證可以實現(xiàn)可靠的身份確認功效，比傳統(tǒng)鍵盤密碼更安全、更有效。用動態(tài)簽名認證來替代傳統(tǒng)密碼口令驗證，極大增加系統(tǒng)中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。
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