如何用管理項(xiàng)目的方式管理個人任務(wù)（如何用管理項(xiàng)目的方式管理個人任務(wù)）
同樣一份工作，有的人做起來得心應(yīng)手，條理清晰，有的人卻總是被人或者被瑣事催趕，手忙腳亂，苦不堪言。在凡事皆項(xiàng)目的時(shí)代，嘗試著用管理項(xiàng)目的方法管理自己的任務(wù)，可能會讓你的工作事半功倍。所謂“工欲善其事，必先利其器?！睕]有工具的支撐，工作效率也會大打折扣。但有些任務(wù)不便于使用免費(fèi)的第三方SaaS類管理工具，在這樣的情況下，還沒有其他的解決的辦法呢？
本文主要是介紹了如何用Excel表設(shè)計(jì)工具看板進(jìn)行個人任務(wù)管理。Excel表中有很多寶藏，我們可以通過使用其中的函數(shù)，如日期函數(shù)、IF函數(shù)等，并結(jié)合Excel表的基本使用功能，設(shè)計(jì)適合個人任務(wù)管理的看板工具模板，把需要管理的個人工作通過看板進(jìn)行展示，動態(tài)跟蹤自己階段性所負(fù)責(zé)的任務(wù)數(shù)及任務(wù)狀態(tài)，實(shí)時(shí)掌握任務(wù)完成情況，有的放矢優(yōu)化個人工作任務(wù)安排。同時(shí)，通過長時(shí)間的數(shù)據(jù)積累，形成個人工作的大數(shù)據(jù)，方便復(fù)盤一段時(shí)間內(nèi)工作情況，提煉總結(jié)階段性工作成果。
一、任務(wù)信息表設(shè)計(jì)
1、梳理任務(wù)事項(xiàng)。首先圍繞當(dāng)前階段的目標(biāo)任務(wù)，梳理需要完成的具體任務(wù)。這些任務(wù)可能是大的里程碑事件，對于重點(diǎn)工作這些任務(wù)也可能是每個階段的小步驟。如某個重要需求進(jìn)展?fàn)顟B(tài)的跟蹤，系統(tǒng)階段性成果的梳理，系統(tǒng)運(yùn)營數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備等等。
2、根據(jù)梳理的任務(wù)事項(xiàng)，確定任務(wù)順序及任務(wù)里程碑節(jié)點(diǎn)交付成果
3、規(guī)劃任務(wù)開始時(shí)間，估算任務(wù)完成需要天數(shù)。
4、根據(jù)準(zhǔn)備事項(xiàng)環(huán)節(jié)列出的任務(wù)信息，制作任務(wù)信息表。填寫具體任務(wù)事項(xiàng)、任務(wù)開始時(shí)間、任務(wù)預(yù)計(jì)總天數(shù)、需要配合的人員等字段信息。
其中，已用天數(shù)、剩余可用天數(shù)和最遲完成日期運(yùn)用公式直接進(jìn)行計(jì)算，完成情況根據(jù)任務(wù)進(jìn)展情況實(shí)時(shí)進(jìn)行狀態(tài)維護(hù)。
二、信息完善及看板制作
1、通過公式，將任務(wù)信息表已用天數(shù)、剩余可用天數(shù)、最遲完成日期補(bǔ)充完整。
（1）已用天數(shù)運(yùn)算邏輯：判斷當(dāng)前日期與開始日期的差值是否大于預(yù)計(jì)總天數(shù)，如果大于預(yù)計(jì)總天數(shù)，則已用天數(shù)等于預(yù)計(jì)總天數(shù)。否則，已用天數(shù)取值邏輯為“最大最小值法”，即“當(dāng)前日期與開始日期差值與0相比取最大值，然后該最大值與預(yù)計(jì)總天數(shù)相比最小的那組數(shù)據(jù)為已用天數(shù)。
*已用天數(shù)計(jì)算公式（以D2列為例）=IF(NETWORKDAYS(C2,TODAY)>F2,F2,MIN(F2,MAX(NETWORKDAYS(C2,TODAY),0)))——剔除工作日計(jì)算邏輯。
=IF(TODAY-C2>F2,F2,MIN(F2,MAX(TODAY-C2,0)))—未剔除工作日計(jì)算邏輯
（2）剩余可用天數(shù)判斷邏輯：預(yù)計(jì)總天數(shù)與已用天數(shù)的差值。
*剩余可用天數(shù)計(jì)算公式（以D2列為例）：=F2-D2
（3）最遲完成日期通過計(jì)算開始日期和預(yù)計(jì)總天數(shù)計(jì)算得出相隔指定天數(shù)的某一日期的日期值。計(jì)算邏輯為：
=WORKDAY(C2,F2,Sheet7!A2:A9)（以C2行為例。最遲完成日期，剔除周末及節(jié)假日的數(shù)據(jù)（示例中的公式Sheet7!A2:A9為維護(hù)的節(jié)假日數(shù)據(jù)，節(jié)假日需要自己另外單獨(dú)維護(hù)））。
2、“延遲項(xiàng)任務(wù)”重點(diǎn)提示。當(dāng)對應(yīng)任務(wù)“最遲完成日期”小于當(dāng)前日期，且“當(dāng)前狀態(tài)”為【未完成】時(shí)，則該任務(wù)行高亮顯示，重點(diǎn)提醒。 運(yùn)算邏輯：
（1）狀態(tài)包括延遲、提前和正常。當(dāng)前日期大于“最遲完成日期”且任務(wù)狀態(tài)為 【未完成】，則該任務(wù)顯示“延期”?！把悠凇庇?jì)算公式（以J2列為例） ：
=IF(AND(TODAY-H2>0,I2=”未完成”),”延遲”,IF(AND(TODAY-H2<0,I2=”已完成”),”提前”,”正?！?)
（2）任務(wù)“延期”，則該行高亮顯示。如當(dāng)前日期為2023年9月28日，階段和里程碑事件中存在完成情況為【未完成】的任務(wù)項(xiàng)，且任務(wù)項(xiàng)已過“最遲完成日期”，則該行高亮顯示。運(yùn)算邏輯：通過設(shè)置“條件格式”規(guī)則完成設(shè)置。
3、制作看板，選擇階段或里程碑、開始日期（開始日期單元格格式暫時(shí)調(diào)整為“常規(guī)”）、已用天數(shù)、剩余可用天數(shù)這4列數(shù)據(jù)，插入【堆積條形圖】。
4、設(shè)置坐標(biāo)軸格式，縱坐標(biāo)軸選擇“逆序列別”，并將“開始日期”填充為空白。將任務(wù)信息表開始日期單元格格式恢復(fù)為“短日期”，并刪除與看板無關(guān)顯示的示例圖。
5、根據(jù)個人需要設(shè)置“預(yù)計(jì)總天數(shù)”、“已用天數(shù)”、“剩余可用天數(shù)”等匯總數(shù)據(jù)以及“已用/剩余天數(shù)對比”等數(shù)據(jù)，形成適合自己使用的任務(wù)看板。
三、價(jià)值
個人任務(wù)看板有助于我們及時(shí)識別和優(yōu)先需要處理的事項(xiàng)，督促我們及時(shí)處理關(guān)鍵路徑上的活動，避免任務(wù)延期。讓我們的目標(biāo)感更加明確，增強(qiáng)我們工作的主動性和能動性。同時(shí)，也是形成個人數(shù)據(jù)資產(chǎn)的一個重要手段，是培養(yǎng)我們數(shù)字化思維的一種簡單易用方式。
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