科技檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，并將其內(nèi)容與成分揭示出來(lái)的一種工作。

科技檔案的系統(tǒng)整理，包括對(duì)于科技檔案的科學(xué)分類、組織、保管單位和有秩序地排列?？萍紮n案全部整理工作，是通過(guò)歸檔前將科技文件材料組成保管單位，并將保管單位進(jìn)行基本編目，然后在歸檔后所進(jìn)行的工作。

整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫(kù)上架等工序，由科技檔案部門獨(dú)立完成。

1.組卷

（1）科研檔案的組卷

按照課題階段分別組卷，包括可行性研究、立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段。

（2）項(xiàng)目檔案的組卷

• 項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件：按照事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。
• 招標(biāo)投標(biāo)、合同文件：按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷。
• 勘察、設(shè)計(jì)文件：按階段、專業(yè)組卷。
• 施工技術(shù)文件：按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。
• 竣工圖：按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。
• 原材料質(zhì)量證明文件：按單位工程組卷。
• 信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。
• 設(shè)備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)/套組卷。
• 監(jiān)理（監(jiān)造）文件：按監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文件種類組卷。
• 科研項(xiàng)目文件：按科研項(xiàng)目（課題）組卷。
• 竣工驗(yàn)收文件：按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

（3）設(shè)備檔案

按設(shè)備的臺(tái)（套）為單位組卷，一臺(tái)（套）設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。

2.案卷排列

科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律，按照系統(tǒng)性、成套性的特點(diǎn)進(jìn)行排列。

（1）科研檔案的排列

按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)與過(guò)程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。

（2）項(xiàng)目檔案的排列

• 項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件：結(jié)合主題、事由按時(shí)間順序排列。
• 施工文件：按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收的順序排列。
• 信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按照需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收的順序排列。
• 設(shè)備文件：質(zhì)量證明、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修的順序排列。
• 監(jiān)理文件：按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

（3）設(shè)備檔案的排列

按照購(gòu)置文件、隨機(jī)文件、安裝文件、使用維護(hù)文件等順序排列，數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

3.卷內(nèi)文件排列

科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

（1）圖樣文件排列：

形成時(shí)編制了圖樣目錄，只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

形成時(shí)沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序?yàn)椋嚎傮w布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖（立面圖、剖面圖）、大樣圖等。

總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細(xì)部的、大樣性的圖樣在后。

（2）文字文件排列：

按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按時(shí)間排列，按照科技文件的形成時(shí)間或者內(nèi)容所反映的時(shí)間排列；按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列，對(duì)反映同意問題的來(lái)問和復(fù)文，正文和附件，復(fù)文在前，來(lái)文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

（3）圖文混合文件的排列：

案卷內(nèi)的文字文件對(duì)整個(gè)對(duì)象（產(chǎn)品、工程、課題等）或整個(gè)案卷（部件、專業(yè)等）或多份圖樣進(jìn)行的總體說(shuō)明，則文字文件在前，圖樣在后；案卷內(nèi)的文字文件只是對(duì)案卷內(nèi)的某份圖樣文件進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的說(shuō)明的，則圖樣在前，文字在后。

4.裝訂

（1）去除易氧化的金屬裝訂用品。

（2）卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的，應(yīng)折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風(fēng)琴式。

（3）對(duì)于破損的、小于A4幅面的文件要修復(fù)和托裱

（4）成冊(cè)的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

（5）以件為單位裝訂的，在每件文件的首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章。

（6）一般采用三孔一線的方式裝訂。

5、編寫卷內(nèi)文件頁(yè)碼

（1）卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁(yè)碼，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。

（2）統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“001”開始依次標(biāo)注。

（3）印刷成冊(cè)的已有也好的文件可以不再重新編寫頁(yè)碼。如成套圖樣、說(shuō)明書、論文等，在編制時(shí)已經(jīng)編有頁(yè)碼，就不必另行重復(fù)編碼。

（4）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。

6.編制卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。

（1）序號(hào)：使用阿拉伯?dāng)?shù)字從01起一次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。

（2）文件編號(hào)：填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、醒目代號(hào)。

（3）責(zé)任者：填寫文件形成者或第一責(zé)任者。

（4）文件題名：填寫文件或圖紙的全稱，文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

（5）日期：填寫文件或圖紙的形成時(shí)間，要求以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

（6）頁(yè)號(hào)（以卷為單位裝訂）：填寫每件文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一件文件寫起止頁(yè)號(hào)。

（7）頁(yè)數(shù)（以件為單位裝訂）：卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，填寫每件文件總頁(yè)數(shù)。

7.填寫案卷封面和脊背

（1）檔號(hào)：由全宗號(hào)、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或者目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成：

全宗號(hào)：需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定，不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號(hào)。

分類號(hào)：根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。

項(xiàng)目代號(hào)：由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或者代號(hào)確定。

目錄號(hào)：目錄編號(hào)。

案卷號(hào)：填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

（2）案卷題名：

簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或者代號(hào)，結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

（3）立卷單位：

填寫負(fù)責(zé)組卷部門或者單位。

（4）起止日期：

填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

（5）密級(jí)：

填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。

（6）保管期限：

填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

8.填寫卷內(nèi)備考表

（1）互見號(hào)：

填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號(hào)，并在括號(hào)內(nèi)注明其載體類型。

（2）說(shuō)明：

標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，卷內(nèi)文件殘缺破損的情況，在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問題。

（3）立卷人：

由立卷責(zé)任者簽名，一般是檔案整理者。

（4）立卷日期：

填寫完成立卷的時(shí)間。

（5）檢查人：

由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，或者檔案室主任、鑒定小組組長(zhǎng)。

（6）檢查日期：

填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。

9.編制案卷目錄

案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表，是檔案檢索、統(tǒng)計(jì)和管理的必要工具?？萍紮n案案卷目錄一般按照一級(jí)類目分別編制，即科研、項(xiàng)目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。

案卷目錄上的檔號(hào)、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面上的內(nèi)容一致。

10.入庫(kù)上架

按照檔案密集架從上到下，從左到右的順序進(jìn)行排列?？萍紮n案一般歸檔周期長(zhǎng)，一個(gè)項(xiàng)目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以，科技檔案排架按最小類目進(jìn)行排列，并在后面都要留有相應(yīng)空間，以便存放新增檔案。