——把握流程節(jié)點，提高組織工作效率
【客戶行業(yè)】生產(chǎn)制造業(yè)
【問題類型】流程管理
【客戶背景】
某大型生產(chǎn)企業(yè)，是2000年成立的民營鋼鐵生產(chǎn)制造型企業(yè)，是目前國內(nèi)最具規(guī)模的、具有完全自主知識產(chǎn)權(quán)及先進研發(fā)能力的生產(chǎn)企業(yè)?，F(xiàn)有職工近萬人，崗位類別分別為生產(chǎn)類、技術(shù)類、銷售類、職能管理類等。
近幾年隨著企業(yè)的不斷發(fā)展、人數(shù)增加，以往“重經(jīng)營輕管理”的管理方式逐漸暴露出一些問題，大家都感覺到企業(yè)出現(xiàn)了“大企業(yè)病”，雖然是民營企業(yè)，卻感覺到效率低下、流程繁瑣。比如，在企業(yè)中雖然有具體工作流程，但是往往是老板一句話，就脫離了流程規(guī)定，與制度性的規(guī)范脫節(jié)；部門之間協(xié)作程度不高，需要多個部門一起協(xié)作時，往往需要多次催促或者領(lǐng)導施壓，才能完成；在公司想辦一件簡單的事情都需要層層審批上報，效率很低……這些問題對企業(yè)整體工作效率的提高有著很大的阻礙影響，也令企業(yè)領(lǐng)導很頭疼。經(jīng)過企業(yè)高層領(lǐng)導商討，決定與人力資源管理咨詢專家——華恒智信展開合作，幫助企業(yè)改變現(xiàn)狀，脫離因為流程問題給企業(yè)帶來效率降低的桎梏。
【華恒智信分析解讀】
經(jīng)過與該企業(yè)各層級管理人員的認真溝通交流，華恒智信咨詢師團隊認為企業(yè)內(nèi)部工作流程存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
一、人治大于法治，規(guī)范性不足
通過調(diào)研了解到，雖然公司目前有具體的工作流程，但是與實際開展的工作脫節(jié)。比如，公司內(nèi)部的評獎評優(yōu)原本有一套規(guī)范流程，包括參選資格、評選標準、評選方法、公示結(jié)果等，但在實際開展中，往往由老板一人決定，老板認為某個人表現(xiàn)優(yōu)秀、工作努力，就直接把獎勵和榮譽給到某個人，比較主觀，導致下次也不再按照評選流程來，對其他員工缺少一定的公平性。久而久之，大家對公司的規(guī)章制度不重視，認為由老板一人決定，導致制定的流程形式化、缺乏應用的規(guī)范性。
二、部門合作困難，橫向協(xié)作程度低
在一個團隊中，橫向協(xié)作是高效實現(xiàn)組織目標和績效提升的關(guān)鍵。在該企業(yè)中，各部門之間的協(xié)作依賴于人與人之間的關(guān)系，只要涉及多部門協(xié)作，就需要不斷催促甚至領(lǐng)導施壓才能勉強完成。此外，該企業(yè)分工過細，一個事情的處理過程需要由多個部門合力完成，運作的時間長、成本高，信息在各部門流通時有需要花費大量的時間和精力進行溝通、交流。每個部門都認為自己很忙，對需要合力完成的事務，可能不能優(yōu)先處理。因此，該企業(yè)內(nèi)部部門之間橫向合作十分困難，協(xié)作程度低。
三、工作往往需要層層匯報，效率低下
通過調(diào)研了解到，該企業(yè)的縱向?qū)哟芜^多，導致機構(gòu)臃腫，辦事效率低下，一件很簡單的業(yè)務，需要層層上報。比如，簡單的臨時采購事務，需要部門先提交采購需求申請，上報到行政部門，行政部門需要上報給相關(guān)管理層，管理層需要開會討論，將結(jié)果反饋給采購部門，采購部門和行政部門溝通細節(jié)，再進行采購，在此過程中，還需要和財務部門做好協(xié)調(diào)工作。過程中，領(lǐng)導的時間被大量占用，動不動就要找領(lǐng)導簽字。簡單的事情，處理流程尚且如此繁瑣，何況較為復雜的事情。因此，該企業(yè)的員工反映，想要在公司做事很難，需要層層上報審批，比較麻煩，工作效率很低。
【華恒智信解決對策】
一、在開展工作中逐步變?nèi)酥螢榉ㄖ?/strong>
由于民營企業(yè)的現(xiàn)實問題，突然變?nèi)酥螢榉ㄖ伪容^困難，在實施過程中也無法立竿見影。因此，華恒智信建議該企業(yè)逐步開展規(guī)范化的法治工作。在日常的開展中，提高溝通意識，重要決策多進行開會決議；對于公司制度已有的規(guī)范制度，確保按照規(guī)定公正執(zhí)行。華恒智信通過與領(lǐng)導溝通，反饋大家的意見，在領(lǐng)導的牽頭作用下，逐步建立規(guī)范化的流程體系，保障公司穩(wěn)定運行。
二、固化工作協(xié)作的時間要求，建立橫向協(xié)作表
針對該公司橫向協(xié)作困難的問題，華恒智信建議：固化工作流程節(jié)點，建立橫向協(xié)作表。
在開展工作時，對需要多部門協(xié)作完成的事務進行梳理，并規(guī)范完成時間，比如報銷業(yè)務，各部門需要在采購后一周內(nèi)把花費發(fā)票、收據(jù)等憑證上交給財務部門，財務部門一周內(nèi)完成報銷業(yè)務。通過明確工作完成時間，能夠?qū)Ω鞑块T起到規(guī)范和約束作用，提高協(xié)作效率。
為了快速建立規(guī)范，項目組建議各部門梳理建立橫向協(xié)作表，能夠幫助各崗位清晰地了解每項工作的主要負責部門、協(xié)作部門、工作進度、完成情況、截止日期等。通過建立橫向協(xié)作表，約定協(xié)作事項的時間、標準、對接人，能夠提高協(xié)作效率。同時，能夠促進信息和資源的共享，使工作能夠高效完成。
三、針對工作的緊要程度，適當授權(quán)，建立分級報備審批機制
針對該公司縱向流程節(jié)點過多，造成效率低下的問題，華恒智信建議根據(jù)事務的重要程度不同，適當授權(quán)。針對關(guān)鍵問題、緊要問題、關(guān)乎企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重大問題，要走正常的流程，層層審批、管理者討論決定；針對一般事務，變審批為告知。比如，公司的正常工作安排、招聘計劃的落實情況等，可以由部門負責人直接信息告知老板即可，不必等待簽字決策；對于一些簡單問題的處理，比如一定金額以內(nèi)的辦公用品的采購等可以直接授權(quán)給相關(guān)部門負責人，由部門負責人全權(quán)決定。
【華恒智信總結(jié)】
流程管理，是保證工作效率提高的關(guān)鍵；只有將流程中的各個節(jié)點把握好，才可以將工作做的更順暢，讓人員的效率迅速提高。在本案例中，該企業(yè)由于管理流程不合理，引發(fā)一些問題，比如，實際工作與制定的規(guī)范脫節(jié)，導致人治大于法治；橫向協(xié)作困難，大部分依靠人和人之間的關(guān)系，關(guān)系熟悉就樂于幫忙，不熟悉就不斷推遲進展；縱向節(jié)點過多，導致處理一件簡單的事情需要層層審批上報，效率極低。針對這些問題，華恒智信建議：加強溝通意識，確保按照公司已有制度執(zhí)行工作;建立橫向協(xié)作表，把握工作完成時間；根據(jù)事務的輕重緩急，進行分類處理。
完善工作流程，從民主決議、節(jié)點把控、分權(quán)授權(quán)角度提高組織績效。在二八原則的指導下，對每一步關(guān)鍵點加以控制，對非關(guān)鍵點靈活處理，能夠提高組織團隊協(xié)作程度、工作效率，并實現(xiàn)組織整體績效提升的良好效果。
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