1. 文檔管理系統(tǒng)
1.1. 系統(tǒng)概述
文檔管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是公司在創(chuàng)建具有經(jīng)營模式市場化、項(xiàng)目管理科學(xué)化、業(yè)務(wù)范用多元化、技術(shù)裝備現(xiàn)代化的戰(zhàn)略目標(biāo)的大背景下提出的。通過信息化的手段和現(xiàn)代管理的結(jié)合實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置、提高工作效率、降低管理成本、企業(yè)效益最大化，確保公司企業(yè)信息化建設(shè)走向成功。
文檔管理系統(tǒng)作為公司信息化建設(shè)過程“綜合信息管理信息系統(tǒng)”的一個(gè)重要組成部分，是與設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)正常運(yùn)行的重要組成部分，還與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)有著一定的聯(lián)系，所以文檔管理系統(tǒng)是在這樣的背景下提出的。本系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)公司檔案相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容的信息化管理，實(shí)施過程中，將以檔案管理的實(shí)際需求和個(gè)性化需求為核心，建立套與其它業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)高度集成的、共享程度高的、與現(xiàn)有系統(tǒng)相互補(bǔ)充的圖檔管理系統(tǒng)。主要針對設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的設(shè)計(jì)成品、相關(guān)設(shè)計(jì)圖文的檔案信息維護(hù)、查詢、借閱利用、作廢、銷毀的功能，并與設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理模塊集成，實(shí)現(xiàn)電子文件的快速、自動(dòng)歸檔。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的及時(shí)溝通、實(shí)現(xiàn)交換和共享，以及異地協(xié)同工作。
文檔系統(tǒng)管理員根據(jù)面向紙質(zhì)文件或電子文件的不同情況，選擇系統(tǒng)中紙質(zhì)文件管理或電子文件管理來進(jìn)行信息維護(hù)和業(yè)務(wù)展開。
1.1.1. 需求描述
統(tǒng)一的文檔共享；大數(shù)據(jù)時(shí)代的集中存儲(chǔ)公司各部門人員上傳的文檔資料信息，如：重要圖紙、施工資料、項(xiàng)目文檔、政策文件等?？梢赃M(jìn)行文檔分類、版本控制、全文索引、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、權(quán)限控制等。
1.1.2. 需求分析
紙質(zhì)文件對應(yīng)現(xiàn)實(shí)中實(shí)際存在的檔案室（或檔案館）中相關(guān)管理活動(dòng)，文檔系統(tǒng)管理員根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況做從線下到線上的基本映射，包括檔案室，存放位置，文件，檔案，卷宗等實(shí)物相關(guān)信息的錄入。完成系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)后，可開展如檔案的借閱管理，館存檔案定期檢查記錄，檔案移交記錄，銷毀管理等日常業(yè)務(wù)。上述業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)審批的工作統(tǒng)一從線上進(jìn)行，以便形成留痕記錄。
電子文件的業(yè)務(wù)場景與紙質(zhì)文件基本類似，但因載體不同，在基礎(chǔ)信息維護(hù)上存在差異，更多的聚焦于電子文件自身屬性，例如文件格式，文件大小，訪問路徑和方式等。其中電子檔案移交，不同于紙質(zhì)檔案經(jīng)由人手轉(zhuǎn)交，需要生成相應(yīng)電子文件壓縮包存入硬盤，或其他移交形式。
以現(xiàn)實(shí)檔案館（室）錄入的信息，及業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，可生成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，以統(tǒng)計(jì)圖表等形式，在頁面或大屏進(jìn)行展示。
1.1.3. 重難點(diǎn)分析
文檔管理分為紙質(zhì)文檔管理和電子文檔管理。紙質(zhì)文檔管理和電子文檔管理基本概念類型，不同之處在于文檔儲(chǔ)存載體的區(qū)分，以及因載體不同，系統(tǒng)中部分基礎(chǔ)屬性和操作方式的差異。
1.1.4. 重難點(diǎn)解決措施
為減少開發(fā)和使用過程中的系統(tǒng)耦合，紙質(zhì)文檔管理和電子文檔管理將作為并行的兩套系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，從數(shù)據(jù)庫，后端邏輯，前端邏輯，前端頁面等各個(gè)層次實(shí)現(xiàn)分離。
1.2. 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)
1.2.1. 系統(tǒng)架構(gòu)圖
紙質(zhì)文件對應(yīng)現(xiàn)實(shí)中實(shí)際存在的檔案室（或檔案館）中相關(guān)管理活動(dòng)，文檔系統(tǒng)管理員根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況做從線下到線上的基本映射，包括檔案室，存放位置，文件，檔案，卷宗等實(shí)物相關(guān)信息的錄入。完成系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)后，可開展如檔案的借閱管理，館存檔案定期檢查記錄，檔案移交記錄，銷毀管理等日常業(yè)務(wù)。上述業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)審批的工作統(tǒng)一從線上進(jìn)行，以便形成留痕記錄。
電子文件的業(yè)務(wù)場景與紙質(zhì)文件基本類似，但因載體不同，在基礎(chǔ)信息維護(hù)上存在差異，更多的聚焦于電子文件自身屬性，例如文件格式，文件大小，訪問路徑和方式等。其中電子檔案移交，不同于紙質(zhì)檔案經(jīng)由人手轉(zhuǎn)交，需要生成相應(yīng)電子文件壓縮包存入硬盤，或其他移交形式。
1.2.2. 關(guān)鍵技術(shù)
電子文檔的云存儲(chǔ)技術(shù)：
電子文檔的云存儲(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)在線存儲(chǔ)的形式，把數(shù)據(jù)存放在虛擬服務(wù)器，作為云計(jì)算的一個(gè)核心組成部分，承擔(dān)著數(shù)據(jù)最底層數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與信息收集的任務(wù)是整個(gè)云平臺(tái)、云服務(wù)的基礎(chǔ)。
數(shù)據(jù)備份技術(shù)：
主要是將云存儲(chǔ)網(wǎng)盤上的數(shù)據(jù)本身或者其中的部分以特定的格式保存下來，以備原數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤、被誤刪除、惡意加密等各種原因不可用時(shí)可以隨時(shí)恢復(fù)。
存儲(chǔ)加密技術(shù)：
當(dāng)數(shù)據(jù)從前端服務(wù)器輸出，或在寫進(jìn)存儲(chǔ)設(shè)備之前通過系統(tǒng)為數(shù)據(jù)加密，以保證存放在存儲(chǔ)設(shè)備上的數(shù)據(jù)只有授權(quán)用戶才能讀取。
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