對(duì)于參與項(xiàng)目管理或基于項(xiàng)目的工作的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，溝通管理是一個(gè)經(jīng)常被忽視但卻是成功的關(guān)鍵部分；如果管理不當(dāng)，可能會(huì)徹底破壞項(xiàng)目。許多項(xiàng)目涉及相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)，這意味著團(tuán)隊(duì)成員必須共同努力和溝通才能完成工作。
有效的項(xiàng)目溝通管理的重要性
沒(méi)有有效的溝通計(jì)劃，項(xiàng)目肯定會(huì)面臨復(fù)雜化。事實(shí)上，近 30% 的員工認(rèn)為溝通不暢是他們無(wú)法按時(shí)完成工作的原因。
糟糕的項(xiàng)目溝通管理通常會(huì)導(dǎo)致人們對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)以及誰(shuí)在做什么感到困惑，影響客戶對(duì)團(tuán)隊(duì)完成項(xiàng)目能力的信心。 當(dāng)項(xiàng)目雜亂無(wú)章時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員很難感覺(jué)到其重要性和富有成效。
如何實(shí)施項(xiàng)目溝通流程
項(xiàng)目溝通管理是一系列流程，有助于確保消息在項(xiàng)目的每個(gè)階段被正確的各方正確分發(fā)、接收和理解。
創(chuàng)建了可靠的項(xiàng)目溝通計(jì)劃后，就該將計(jì)劃轉(zhuǎn)化為行動(dòng)。以下五個(gè)步驟，可幫助實(shí)施新的項(xiàng)目溝通管理流程。
1. 定義你的受眾
溝通是一種平衡行為，過(guò)多的溝通與溝通不足同樣有害。在發(fā)送消息之前，請(qǐng)考慮誰(shuí)實(shí)際上需要接收該消息，避免收件人負(fù)擔(dān)過(guò)重。
作為溝通計(jì)劃的一部分， 創(chuàng)建列表在此步驟中證明是有用的，它將防止遺忘或遺漏任何人，并幫助回憶收件人的溝通偏好。
2. 概述溝通目標(biāo)并選擇合適的渠道
在發(fā)送消息、電子郵件或電話之前，考慮溝通的目標(biāo)至關(guān)重要。有些渠道不太適合某些目標(biāo)。
例如，如果目標(biāo)是獲得客戶對(duì)某項(xiàng)費(fèi)用的批準(zhǔn)，你需要考慮哪些渠道最能促使客戶做出回應(yīng)（例如微信消息或電話溝通），并相應(yīng)地調(diào)整策略。
3. 確定信息
消息內(nèi)容顯然會(huì)根據(jù)具體情況而有所不同，具體取決于接收人以及發(fā)送消息的時(shí)間。但總的來(lái)說(shuō)，要定期項(xiàng)目更新中包含有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)度、財(cái)務(wù)、范圍、風(fēng)險(xiǎn)和障礙的詳細(xì)信息。
4.設(shè)定時(shí)間表
作為項(xiàng)目經(jīng)理，一致性是溝通的一個(gè)重要部分。嘗試在初始計(jì)劃中創(chuàng)建溝通時(shí)間表，確保滿足團(tuán)隊(duì)的期望，并讓每個(gè)人隨時(shí)了解時(shí)間表的變化。
監(jiān)控項(xiàng)目溝通
當(dāng)溝通管理計(jì)劃開(kāi)始實(shí)施，評(píng)估流程以確保其有效非常重要。適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控使你能夠根據(jù)需要迭代流程。
監(jiān)控應(yīng)包括檢查通信是否按計(jì)劃發(fā)送、是否被適當(dāng)?shù)氖鼙娊邮找约敖邮照呤欠袂宄乩斫饬讼?。在?jì)劃中添加有關(guān)預(yù)期監(jiān)控方法和頻率的詳細(xì)信息對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理很有幫助。
此外，尋求利益相關(guān)者和團(tuán)隊(duì)成員對(duì)整個(gè)流程的反饋，是確保溝通計(jì)劃對(duì)每個(gè)參與者都有效的最佳方法之一。
8Manage PM這樣的項(xiàng)目管理軟件解決方案在監(jiān)控過(guò)程中也是一個(gè)非常有用的工具。該軟件涵蓋計(jì)劃溝通、管理溝通、監(jiān)控溝通的流程以及項(xiàng)目的上報(bào)流程，并提供了一種集中的方式來(lái)管理關(guān)鍵信息，例如預(yù)算、發(fā)票、跟蹤時(shí)間和任務(wù)等希望在項(xiàng)目中包含更新的所有內(nèi)容。
使用8Manage PM進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理
項(xiàng)目經(jīng)理每天要做的工作很多，一款能夠幫助減輕負(fù)擔(dān)的一體化項(xiàng)目管理工具將非常有價(jià)值。8Manage PM是直觀的端到端管理工具，可幫助你和團(tuán)隊(duì)跟蹤項(xiàng)目生命周期的每個(gè)階段，以確保項(xiàng)目成功。
想了解團(tuán)隊(duì)的進(jìn)展情況，又不想打擾隊(duì)友詢問(wèn)？8Manage PM的計(jì)劃功能可以準(zhǔn)確地顯示每位員工當(dāng)天要完成的任務(wù)，還能看到他們?yōu)橥瓿擅宽?xiàng)任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。
想輕松回答客戶關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)度的問(wèn)題嗎？8Manage PM的報(bào)告功能可提供詳細(xì)報(bào)告，讓你深入了解員工的工作效率、工時(shí)使用和利潤(rùn)率。
在管理溝通方面，8Manage PM項(xiàng)目管理軟件提供了以下自動(dòng)化的工作流程：
● 收集和分析計(jì)劃和交付的活動(dòng)/可交付成果/里程碑
● 為臨近和錯(cuò)過(guò)的最后期限創(chuàng)建消息提醒
● 向合適的干系人傳輸或分發(fā)溝通消息
● 根據(jù) WBS 結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)與活動(dòng)相關(guān)的溝通報(bào)告、文件或文檔
● 允許檢索任何經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)的溝通
總結(jié)
對(duì)于從事復(fù)雜項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，有效溝通是出了名的困難。保持項(xiàng)目溝通有序的最佳方法是制定詳細(xì)的計(jì)劃，并利用項(xiàng)目管理軟件將所有項(xiàng)目信息集中到一個(gè)地方。
有了適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目溝通，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就能更輕松地在截止日期前完成任務(wù)，及時(shí)向客戶通報(bào)最新情況，并交付高質(zhì)量的成果
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