如何進行多項目管理？

很多項目經(jīng)理只負責一個項目往往是一種奢侈，經(jīng)常是管理多個項目，甚至是毫不相干的項目，多項目管理并不是增加了一個項目那種工作量的增加，更多的事是1 1>2的成倍的工作量和需要操心的事情增加。

如何做好多項目管理，不是一件簡單的事情，需要考慮的維度很多，經(jīng)常會出現(xiàn)各種問題：

1. 資源競爭問題：資源的短缺或沖突可能會導致項目延期；

2. 綜合規(guī)劃難度大：項目之間的復雜度和聯(lián)系可能會使規(guī)劃更加困難；

3. 風險管理問題：一個項目發(fā)生問題可能會對其他相關(guān)項目帶來影響；

4. 組織結(jié)構(gòu)不協(xié)調(diào)：團隊可能會錯失合作機會，降低整體效率，造成合作難度；

5. 管理團隊分散：團隊可能會無法相互支持和協(xié)作，影響多項目整體進程；

6. 輸出成果復雜：由于多個項目的相關(guān)性，項目成果的交付更加復雜；

7. 進度控制困難：工期控制可能會被多個項目的相互關(guān)系所復雜化，導致難度大；

8. 知識管理難度高：在多項目管理中，各個項目之間的知識無法共享或流通，可能會增加難度；

9. 計劃沖突問題：不同項目的計劃可能會相互沖突，導致工期無法統(tǒng)一安排，違背整個多項目的計劃；

10. 質(zhì)量管理多元化難度大：不同項目可能會有很大的差異，使得團隊需要管理唯一的質(zhì)量標準更加困難。

今天分享給大家多項目管理的一些思路。供大家參考

1. 明確項目優(yōu)先級：

首先需要對所有的項目進行評估，確定它們的重要性和緊迫程度，并確定項目之間的相對優(yōu)先級。高優(yōu)先級項目獲得更多的關(guān)注和資源，這將有助于避免將時間和精力浪費在不太重要的項目上，從而使時間分配更有效，避免項目間資源沖突。

一個公司可能有多個項目需要同時處理，比如新產(chǎn)品開發(fā)、市場推廣、客戶服務(wù)、內(nèi)部系統(tǒng)升級等。首先需要對每個項目進行評估，確定它們的重要性和緊迫程度。

例如，新產(chǎn)品開發(fā)可能是公司未來的核心業(yè)務(wù)，因此是高重要性和緊迫性的項目，需要獲得最高的優(yōu)先級；市場推廣可能是增加收入和品牌知名度的關(guān)鍵，因此也是高優(yōu)先級項目；而內(nèi)部系統(tǒng)升級可能是為了提高效率和降低成本，對業(yè)務(wù)影響相對較小，因此是較低優(yōu)先級項目。確定了每個項目的相對優(yōu)先級后，就可以按照優(yōu)先級順序安排工作，避免項目之間資源沖突，提高工作效率和成果。

2. 制定個人工作計劃：

根據(jù)項目優(yōu)先級和進度安排，制定自己的工作計劃和時間表，明確工作重點和要完成的里程碑，合理安排工作時間，避免時間上的沖突和錯位。制定工作計劃可以幫助你掌握所有項目的整體情況，確定工作重點和進度，防止進度延誤。

假設(shè)你有3個項目需要負責:

項目A:CODING階段,需在本月底完成,里程碑是15日完成MODULE 1,25日完成MODULE 2。
項目B:測試階段,需在下月初完成,你需要在本月參與用例設(shè)計與評審,預計需5天。
項目C:需求評審階段,需在本月中旬進行評審會議,你需要提前3天準備相關(guān)資料。

根據(jù)以上項目進度,你的個人工作計劃可以制定如下:

本月工作重點:項目A的MODULE 1與2開發(fā)
第一周:

1-5日: 項目A開發(fā)MODULE 1,項目C需求評審資料準備
6-7日:項目A開發(fā)MODULE 1
8日:項目C需求評審會議

第二周:
9-12日:項目A開發(fā)MODULE 2
13-15日:項目B用例設(shè)計評審
16-20日:項目A開發(fā)MODULE 2

第三周:
21-25日:項目A開發(fā)MODULE 2
26-31日:項目B用例修訂

可以看到,根據(jù)項目進程與優(yōu)先級,你制定了三周的詳細工作計劃,明確了工作重點與各項目的具體工作日,同時兼顧了所有項目的工作demand與里程碑,合理安排了時間,避免了工作的沖突與錯位。

如果某一天無法完成工作,還可以及時調(diào)整計劃,重新平衡工作量。

個人工作計劃的制定可以最大限度發(fā)揮工作時間的效率與效果,特別適用于負責多個項目的工作模式。但是計劃的實施還是需要一定靈活性,需要結(jié)合實際工作進展與項目變化進行動態(tài)調(diào)整與優(yōu)化。

個人工作計劃的制定考慮項目特點與需求—>確定工作重點—>進行時間分配與安排—>制定詳細日程并控制進度,這是一個反復運作的過程,需要不斷改進與優(yōu)化。個人工作計劃是多項目管理的基礎(chǔ)。

3. 約束任務(wù)數(shù)量：

適當約束接手項目的數(shù)量，避免工作負荷過重而難以高效執(zhí)行，合適地分配工作任務(wù)可以提高工作效率和質(zhì)量。同時可以考慮協(xié)調(diào)其他人與你共同分擔部分項目工作，共同完成項目的工作。

假設(shè)你作為項目經(jīng)理,下屬有3個項目團隊,現(xiàn)有2個新項目(項目D和項目E)需要啟動。

根據(jù)以往項目經(jīng)驗,每個項目團隊可以高效完成的項目上限是:

項目團隊1:2個項目
項目團隊2:3個項目
項目團隊3:1個項目而你作為項目經(jīng)理,要兼顧各項目的溝通、協(xié)調(diào)和管理工作,一次可以有效管理的項目數(shù)量上限是4個。

那么面對2個新項目的啟動,你的處理思路可以是:

1)首先檢查現(xiàn)有項目組合情況:

項目團隊1負責項目A和項目B,處于正常進展中;
項目團隊2負責項目C、項目D和項目E,項目C & D正處于測試階段;
項目團隊3僅負責項目F, coding階段;
項目經(jīng)理直接管理項目A、B、C、D共4個項目。

2)根據(jù)項目團隊和個人的任務(wù)量上限,你不能再直接管理新的項目,所以需要進行重新調(diào)整:
項目D交由項目團隊3負責,項目團隊3的任務(wù)量符合上限;
項目E可以跟項目A進行工作或里程碑的一部分整合,項目團隊1具有余力,項目經(jīng)理的直接管理項目數(shù)維持不變。

3)如果以上安排還是超過限制,可以考慮引入新的項目團隊或人員與你分擔部分項目管理工作,以確保項目可以高質(zhì)量地執(zhí)行。

總之,在多項目管理中,合理約束與分配任務(wù)數(shù)量是關(guān)鍵。需要根據(jù)項目特點與需要,結(jié)合團隊和個人的管理能力,使項目與資源達到最優(yōu)匹配。

如果出現(xiàn)超限的情況,則需要調(diào)整任務(wù)安排或引入新的資源與你共同協(xié)作。適當授權(quán)也可以減輕你的工作壓力。

4. 進行任務(wù)歸類：

對各項目的任務(wù)進行功能歸類，相關(guān)的任務(wù)集中處理，可以減少思維切換的次數(shù)和強度，提高工作效率，流程規(guī)范，有助于讓你快速地適應每個項目。

假設(shè)你負責3個項目:

項目A:CRM系統(tǒng)開發(fā),包含需求分析、程序設(shè)計、測試用例設(shè)計等任務(wù)。
項目B:產(chǎn)品研發(fā),包含市場調(diào)研、特征設(shè)計、結(jié)構(gòu)設(shè)計、原型設(shè)計等任務(wù)。
項目C:團隊建設(shè),包含招聘員工、制定規(guī)章制度、組織團建活動等任務(wù)。

這3個項目的任務(wù)類型比較混雜,會導致你反復切換思維模式,難以投入,效率較低。

那么你可以將這些任務(wù)進行如下歸類:

1)需求類:項目A的需求分析,項目B的市場調(diào)研
2)設(shè)計類:項目A的程序設(shè)計,項目B的特征設(shè)計、結(jié)構(gòu)設(shè)計、原型設(shè)計
3)管理類:項目C的招聘員工、制定規(guī)章制度、組織團建活動然后你可以按分類 集中地處理這些任務(wù):

第一天:處理需求類任務(wù),完成項目A需求分析和項目B市場調(diào)研。
第二天:處理設(shè)計類任務(wù),完成項目A程序設(shè)計和項目B結(jié)構(gòu)設(shè)計。
第三天:處理管理類任務(wù),完成項目C的員工招聘與規(guī)章制定。

通過這種分類思維與工作模式,可以減少不同任務(wù)之間的切換,提高工作集中度,大幅度提升工作效率與效果。而當你再遇到新的項目或任務(wù)時,也可以快速找到對應的分類,采取分類駕馭的方法,實現(xiàn)多項目管理。

任務(wù)歸類有助于發(fā)展專業(yè)能力,培養(yǎng)專注的工作習慣。通過分類管理不同項目的任務(wù),可以減少邁出思維的調(diào)整成本,提高工作效率。

5. 建立信息中心：

需要創(chuàng)建信息中心，匯總所有項目的進度、問題、資源和經(jīng)驗信息，建立管理檔案。通過此系統(tǒng)可以掌握每個項目的整體情況和自己的工作重點，進行比較和選擇，提高溝通協(xié)調(diào)效率。

假設(shè)你負責3個項目:項目A,項目B和項目C。

為有效管理多個項目,你決定建立項目信息中心,其內(nèi)容可以包含:

1)項目進度:

項目時間表、關(guān)鍵里程碑進展等,用于掌握每個項目的整體進度。

項目A:需求階段,將在下周完成 ；
項目B:開發(fā)階段,本周完成核心模塊開發(fā) ；
項目C:測試階段,上周完成系統(tǒng)測試,本周進行性能測試；

2)項目問題:

項目過程中遇到的各種問題,用于參考和協(xié)調(diào)解決。

項目A:需求不清晰,重新梳理中
項目B:核心算法未達要求,團隊正在重新設(shè)計
項目C:測試環(huán)境網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定,正在排查中

3)項目資源:

每個項目所需要的資金、人員、設(shè)備等資源狀況。

項目A:還需增加2名開發(fā)人員
項目B:開發(fā)資金使用60%,還有40%未用
項目C:測試環(huán)境服務(wù)器性能不足,已申請更換

4)項目經(jīng)驗:

每個項目執(zhí)行過程中的成功經(jīng)驗和教訓,用于知識分享和管理水平提高。

通過建立此信息中心, 可以清晰全面地掌握每個項目的進展、問題、資源與經(jīng)驗,有助于項目之間的溝通協(xié)作和決策的制定。同時也便于發(fā)現(xiàn)多個項目之間的依存關(guān)系,采取積極主動的措施予以協(xié)調(diào)。這個信息中心也使你能夠快速定位到任何一個項目的動態(tài)或細節(jié),進行比較和分析。

信息匯總與共享是多項目管理的基石。建立信息中心有助于項目協(xié)同和管理決策,是進行有效監(jiān)控與協(xié)調(diào)的關(guān)鍵。帶著"掌握全局、關(guān)注細節(jié)"的思維,不斷完善和利用信息中心,可以大幅度增強多項目管理的效率與效果。

6. 跨項目管理經(jīng)驗總結(jié)：

不斷總結(jié)自己在跨項目管理過程中的成功與失敗經(jīng)驗，精進多項目管理的技能，特別是時間管理、溝通管理和風險管理的能力，并將其用于后期的項目管理工作，從而不斷提高自己的跨項目管理能力。

1）. 時間管理

在跨項目管時，如果沒有優(yōu)秀的時間管理技能，可能會導致時間的嚴重浪費，因此建議在項目中收集數(shù)據(jù)以了解與進度相關(guān)的變量。同時，可以使用Gantt圖或其他項目進度表來清晰地規(guī)劃每個項目的時間線，為團隊成員制定清晰的時間表。如果有團隊成員出現(xiàn)時間管理問題，及時與其交流并協(xié)助解決，以保證項目的按時完成。

2）. 溝通管理

在跨項目管理中，好的溝通管理能力是至關(guān)重要的，需要建立一個透明的溝通渠道，保持不間斷的溝通，了解每個項目的進度和問題。及時開展小組會議、展示團隊成績以及進行項目評估，以保證在整個項目期間能夠確保溝通，幫助團隊保持團結(jié)。

3）. 風險管理

跨項目管理中存在的風險要比單個項目管理更多。因此，要評估每個項目的風險，制定適當?shù)娘L險管理計劃并實施。對于跨項目共享的資源，應當建立相關(guān)文檔以確保他們能在整個項目中管理。此外，要確保在整個跨項目管理周期中，采取正確的保險措施，以最大程度地減少風險。

4）. 經(jīng)驗總結(jié)

要不斷總結(jié)自己在跨項目管理過程中的成功和失敗經(jīng)驗，形成經(jīng)驗教訓，以便在隨后的項目中應用。應當開展一些項目報告和相關(guān)文檔，記錄分享實際經(jīng)驗，考慮一些成功的案例，以及了解失敗的原因，并確保將這些經(jīng)驗用于下一輪管理工作。

7. 求助與協(xié)作：

在工作量較大或遇到問題難以解決的情況下，應及時求助相關(guān)人員，通過溝通和協(xié)作完成項目工作，并借鑒他人的管理經(jīng)驗，通過相互協(xié)作提高工作效率和質(zhì)量。

分享給大家一些常用的求助方法：

1. 尋求超過自己專業(yè)水平的同事或外部專業(yè)服務(wù)的幫助。這有助于提供特殊技能或知識，并縮短完成特定任務(wù)的時間。

2. 詢問前任或已具備相關(guān)經(jīng)驗的同事。這可以獲得過去類似問題的獨立意見和知識，并避免自己犯了同樣的錯誤。

3. 向上級領(lǐng)導尋求指導。當任務(wù)過于復雜時，應將任務(wù)重點和工作時間提供給上級領(lǐng)導，并要求建議，讓上級領(lǐng)導為提供指導和建議。

4. 參加團隊會議或討論。集體的智慧往往比個人更強，所以在團隊中分享想法，邀請同事提供反饋和建議會很有幫助。它還可以提供獲取額外支持或資源的機會。

5. 在公司或?qū)W校內(nèi)尋覓志愿者幫助，例如，可以尋求幫助執(zhí)行普通工作以節(jié)省時間，或是將某些任務(wù)委托給合適的人員。

6. 通過郵件、電話或在線通信，例如Skype或微信等即時通訊工具尋求客戶、合作伙伴、供應商的協(xié)作和幫助。這些工具方便我們隨時與他們交流溝通，以節(jié)省時間并保持信息更新。

8. 定期自我復盤和反思：

定期檢查個人的工作計劃與進度，評估工作總體情況，發(fā)現(xiàn)問題并進行調(diào)整，特別關(guān)注項目間工作狀態(tài)的均衡與協(xié)調(diào)，不斷提高自己的多項目管理水平。自我審核不僅對跨項目管理的個人發(fā)現(xiàn)問題及時處理，同時對下一步管理工作的管控也有很大的幫助。

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