今日目標(biāo)：
10個(gè)技巧，展現(xiàn)項(xiàng)目管理能力
要在Excel中，展現(xiàn)自己的項(xiàng)目管理能力？應(yīng)該學(xué)好哪個(gè)技能？
1- 函數(shù)公式
2- 透視表
3- Power Query
4- VBA
請(qǐng)選擇！
倒計(jì)時(shí)
3
2
1
答案是，都不對(duì)！
項(xiàng)目管理的關(guān)鍵是協(xié)作，項(xiàng)目管理的能力，重點(diǎn)要看協(xié)作同事的反饋和評(píng)價(jià)，讓他們感受到你的管理。
你寫的那些公式他們都看不懂，不僅無(wú)法展現(xiàn)項(xiàng)目管理能力，而且還有可能給協(xié)作帶來(lái)了阻礙。
你肯定經(jīng)常遇到這樣的麻煩：
1- 公式怎么出錯(cuò)了？我只是插入了一行而已。
2- 這么多工作表，我要看哪一個(gè)？每個(gè)的作用是什么？
3- 這一列數(shù)據(jù)應(yīng)該填什么？
4- 這么多數(shù)據(jù)，哪個(gè)是最新的？
今天這篇文章，跟大家分享10個(gè)實(shí)用的表格設(shè)計(jì)技巧。讓你的項(xiàng)目管理表格，在協(xié)作過(guò)程中，使用起來(lái)更加流暢。讓領(lǐng)導(dǎo)看到你的表格，就感受到專業(yè)！
本文內(nèi)容，源自油管視頻總結(jié)，感謝原文作者Jeff的分享。
有條件的同學(xué)，可以點(diǎn)擊下面的鏈接，觀看原視頻，獲得更多干貨！
原文鏈接：https://www.youtube.com/watch?v=fTIupIVKbEM
原文作者：Jeff
1- 多用在線文檔
現(xiàn)在的表格使用場(chǎng)景，已經(jīng)不是找一個(gè)辦公桌，正襟危坐的打開(kāi)電腦，查看Excel表格了。更多的使用場(chǎng)景，是在手機(jī)上進(jìn)行移動(dòng)辦公。
把表格放在【在線協(xié)作平臺(tái)】，手機(jī)和電腦可以同步瀏覽，適應(yīng)更多的使用場(chǎng)景。
同時(shí)，在線協(xié)作平臺(tái)，可以多人同時(shí)編輯文檔，你可以清楚的看到文檔的更新記錄。協(xié)同效率大幅度的提升。
目前國(guó)內(nèi)，常用的在線文檔有：石墨文檔、騰訊文檔、語(yǔ)雀、飛書、金山文檔等等。
大家如果感興趣，后面我們?cè)賹懸黄恼?，?duì)比一下這幾個(gè)文檔。
2- 添加表格說(shuō)明
在每個(gè)工作表的頂部，添加說(shuō)明，描述當(dāng)前工作表的作用。讓任何人都能看懂這一頁(yè)要干什么。
這些說(shuō)明就像是高速公路上的指示牌一樣，讓讀者可以清楚的在各個(gè)工作表之間切換、瀏覽。
比如下面的表格，Note的大致意思是：
注意：項(xiàng)目相關(guān)人員信息概覽（實(shí)時(shí)更新）。
3- 添加截止日期
同事沒(méi)有及時(shí)給你更新數(shù)據(jù)，而且你恰好忘記告訴他截止日期，這個(gè)時(shí)候的工作會(huì)變的非常被動(dòng)，比如：
你當(dāng)時(shí)又沒(méi)說(shuō)截止時(shí)間，現(xiàn)在有著急催，我手上一大堆工作呢！最早也得到下周一更新給你了！
提前在工作表里，備注上項(xiàng)目的截止日期，并通過(guò)口頭或者郵件的形式，重點(diǎn)提醒截止時(shí)間，后續(xù)推進(jìn)工作時(shí)，會(huì)變的非常順暢。
比如下表中的提示是：
提報(bào)截止日期：4/1
4- 定位具體表格
我非常討厭的一種表格，工作表特別多，打開(kāi)之后找不到自己需要的數(shù)據(jù)，要每個(gè)工作表都仔細(xì)的瀏覽一遍，非常耗費(fèi)時(shí)間。
發(fā)送給別人，在需要?jiǎng)e人看的那一個(gè)sheet中，按下Ctrl S保存文件。
這樣，別人再打開(kāi)的時(shí)候，默認(rèn)就是他需要看的sheet，不用自己去翻閱，節(jié)省時(shí)間、提升效率。
如果你用的是在線寫作文檔，很多在線協(xié)作文檔，在分享時(shí)，是可以分享具體工作表的鏈接的，這樣領(lǐng)導(dǎo)可以直接點(diǎn)到工作表中去，而不是工作簿的第1個(gè)sheet。
5- 添加字段說(shuō)明
表格中數(shù)據(jù)列非常多的時(shí)候，要弄明白每一列的含義，應(yīng)該如何填寫數(shù)據(jù)，也是讓人很苦惱的事情。
在標(biāo)題下面，備注上字段的含義，或者在第2行中添加填寫示例，既可以讓讀者感受到更好的填寫體驗(yàn)，同時(shí)也可以規(guī)范好原始數(shù)據(jù)，避免錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。
6- 使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證
別指望同事能按照示例數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的填寫，總會(huì)存在誤差的。
學(xué)會(huì)使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能，給表格添加上下拉列表。直接鼠標(biāo)點(diǎn)選就可以錄入數(shù)據(jù)；如果填寫的數(shù)據(jù)不在列表中，則會(huì)提示輸入錯(cuò)誤。
– 既提高了數(shù)據(jù)錄入的效率。
– 同時(shí)可以避免錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的錄入。
7- 公式匯總少用數(shù)字
在做權(quán)重計(jì)算、比例計(jì)算時(shí)，把權(quán)重、比例數(shù)據(jù)寫在公式里，是非常不明智的做法。當(dāng)權(quán)重發(fā)生變化時(shí)，想要找出哪些單元格使用了權(quán)重計(jì)算，就會(huì)讓你發(fā)瘋的。
盡量不要把比例、權(quán)重，這些【參數(shù)數(shù)據(jù)】寫在公式里，而是寫在單元格里，然后在公式中去引用這些數(shù)據(jù)。后續(xù)修改權(quán)重?cái)?shù)據(jù)，只要修改單元格內(nèi)容，就可以一步到位，更新所有的數(shù)據(jù)。
8- 不要在原始數(shù)據(jù)里寫公式
不要在原始數(shù)據(jù)里更新數(shù)據(jù)，或者寫公式做其他的計(jì)算，這樣很容易弄壞原始數(shù)據(jù)。
原始數(shù)據(jù)一旦出錯(cuò)，后面的統(tǒng)計(jì)分析全部都是錯(cuò)的；同時(shí)排查數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，是一個(gè)時(shí)間黑洞，輕易不要嘗試。
如果你在使用Google sheet，可以把原始數(shù)據(jù)保存到單獨(dú)的工作表，然后使用importrange函數(shù)，輕松的導(dǎo)入過(guò)來(lái)。
9- 添加說(shuō)明頁(yè)
給整個(gè)表格文件，添加一個(gè)【說(shuō)明頁(yè)】，或者叫做【目錄】，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠快速了解每個(gè)工作表的作用，掌握文檔的信息結(jié)構(gòu)。
比如下面的工作表【說(shuō)明頁(yè)】包含了幾個(gè)信息：
– instructions，文檔說(shuō)明。
– glossary，術(shù)語(yǔ)解釋。
– relevant files，相關(guān)文件鏈接。
10- 添加原始數(shù)據(jù)表
添加一個(gè)原始數(shù)據(jù)頁(yè)，不要在這個(gè)sheet里做任何計(jì)算，只是用來(lái)記錄數(shù)據(jù)。
后續(xù)需要統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，使用公式從這個(gè)sheet里獲取數(shù)據(jù)即可。
然后添加上保護(hù)和密碼，確保原始數(shù)據(jù)是不可以隨意修改的。
總結(jié)
怎么樣，這些技巧沒(méi)有講任何的函數(shù)公式，但是每一條都能勾起我們工作中的痛。
再來(lái)給大家總結(jié)一下，撒一把鹽！
1- 多用在線文檔
2- 添加表格說(shuō)明
3- 添加截止日期
4- 定位具體表格
5- 添加字段說(shuō)明
6- 使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證
7- 公式少用數(shù)字
8- 不要?jiǎng)釉紨?shù)據(jù)
9- 添加說(shuō)明頁(yè)
- 添加原始數(shù)據(jù)表
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